高校学籍档案全文信息推送服务探析

陈建平/浙江工商大学档案馆

近年来，随着网络与信息技术的普遍应用，越来越多的高校毕业生通过网络或申请就业岗位，或办理考研、留学、移民等事务。在此过程中，高校毕业生需要在线上传数字化学籍档案证明材料，这使得高校学籍档案的利用需求快速增长。基于此，高校档案馆探索学籍档案全文信息推送服务具有积极意义，本文就此作一探析。

1 梳理工作流程

首先，高校学籍档案利用者通过拨打电话或者登录高校档案馆网站信息栏的方式，了解学籍档案远程查询流程，确定查询方式。利用者可选择加高校档案馆工作人员的QQ或微信，由工作人员通过QQ或微信发送学籍档案电子副本全文信息；可选择关注高校档案馆公众号，接收公众号推送的全文信息；也可选择留下电子邮箱，由工作人员将全文信息发送至邮箱。

其次，利用者需下载电子申请表格，填写完整后提交工作人员，或登录档案查询登记系统在线填写申请内容并提交。在线提出查档申请过程中，利用者要明确个人信息及查档用途，并附上有效证件原件的扫描件。工作人员审核查档申请，明确查档者身份信息，并要求利用者选择学籍档案全文信息推送服务方式；接着调取、审查学籍档案电子副本全文信息内容，在核对无误后将其打包加密，并推送安全提醒，如“学籍档案全文信息网络在线推送服务，是以方便利用者为全部目的，利用者必须保证学籍档案信息的安全，做到指定用途使用，不能进行网络扩散，否则一切责任将由查档者本人承担”，并要求利用者在线签署安全承诺，获得在线承诺后，工作人员按照利用者的要求，将学籍档案电子副本全文信息提供给利用者。

再次，利用者接收并下载学籍档案电子副本全文信息，自行解密、解压并利用，按要求反馈利用效果。工作人员需要记录查档信息，及时保存在线服务过程的全部沟通记录，并以电子文件形式定期归档，同时做好档案利用效果反馈信息的接收与保管工作。

2 明晰安全事项

2.1 需要核实学籍档案利用者个人身份

高校学籍档案全文信息推送服务是全远程服务，档案利用者与高校档案馆工作人员没有现场接触，只通过电话或网络平台沟通、传递资料和进行信息确认。这就使得工作人员核实利用者身份的难度较大，且存在一定的服务风险。为此，工作人员要核对利用者提交的有效身份证件扫描件、毕业证书或学位证书扫描件，可借助学籍档案全文信息内容对身份证号、出生年月、籍贯等信息进行仔细核对。还要设置简单但较为隐秘的安全问答题，要求利用者即时回答。需要注意的是，要确保问题的答案在学籍档案中都有体现，且具有一定的隐私性，尽量保证答案只有利用者本人知道。问题可以是利用者入学前就读的高中名称、大学所在班级班主任姓名、同班同学姓名，等等。

2.2 需要审查学籍档案全文信息内容

高校学籍档案全文信息内容可能仅含有利用者的个人信息，如学生登记表、学籍卡、成绩表、学历学位证明书等；也可能涵盖多人学籍信息，如同届录取的新生名册、毕业学生名册等。工作人员要对学籍档案全文信息内容进行仔细审查，如果发现涉及第三方个人隐私的信息，可以采用图形图像软件工具对这一部分内容进行适当处理。需要注意的是，要确保经过处理的档案材料既不影响利用者的有效利用，也能保护非利用者的隐私或权益。举例来说，利用者的学籍档案中可能包含普通高校录取的同批次新生名册，名册中往往包括新生的姓名、高考分数、录取院校、录取专业、录取批次等信息，档案人员应利用软件工具将这部分信息涂去或者剪切掉，防止泄密事件发生；同时要注意涂抹或剪切的方式方法，确保利用者能够正常利用。

2.3 需要检查推送服务手段的安全性

高校学籍档案全文信息推送服务是全过程的网络交互行为，其所赖以进行的网络环境的安全，是确保服务正常运行的关键因素，因此工作人员必须做好推送服务手段安全性的检查工作。要定期对计算机终端及QQ、微信、APP、电子邮箱等推送软件进行安全性检测，避免计算机终端及推送软件感染病毒。还要对本地计算机网络终端进行较高级别的安全设置，防止遭受外来的恶意攻击。

高校学籍档案全文信息推送服务是高校档案馆以学籍档案利用者的需求为导向，拓展和完善高校学籍档案远程服务而采取的一种服务举措，在当前不失为一种高效、实用的服务手段。需要认识到，这种服务方式仍然存在不完善的地方，如在互联互通、电子签章、凭证有效性、法律效力等技术与法律层面上存在问题，有待在工作实践中进一步改进。