构建校友档案信息化管理新模式

文/吴晓茹 张 欢 Wu Xiao-ru Zhang Huan

构建校友档案信息化管理新模式

文/吴晓茹 张 欢 Wu Xiao-ru Zhang Huan

A New Information Management Mode of the Alumni Archives

高校校友是学校的宝贵财富，高校档案馆保管校友的原始档案，建立高校校友档案，为校友服务的同时，调动广大校友积极性，使其更好地为高校发展贡献力量。本文从高校校友档案的内容出发，分析了目前校友档案管理工作存在的问题，并探索了网络环境下校友档案管理新模式，使校友档案管理工作迈上新台阶，为校友查询利用个人档案，享受学校福利设施，与同学、母校间的交流及参与学校活动等方面提供更好的服务。

校友；档案管理；信息化

高校档案馆拥有校友在校时的各种活动记录，为建立校友档案、开发校友资源提供保证。因此，研究高校校友档案的网络化管理新模式，在服务校友以扶持校友更好地立足于社会，增进校友对母校的情怀，促使校友回报母校，展现高校档案馆的更大价值等方面具有重大现实意义。

一、高校校友档案管理工作中存在的问题

（一）领导到师生普遍认识不足，校友档案材料参差不齐

1. 高校校友档案的建设工作起步晚，基础弱。高校接受的校友中学档案没有统一格式，有的省份保管的只是简单的一张中学学籍卡片或光盘。高校档案部门仅保留校友的“老四样”档案，即学生的高考录取表、学习成绩表、毕业名册和党团组织方面的材料，内容过于简单，缺少反映校友精神面貌的材料。此外，由于文化大革命等历史原因，部分院校1977-1980年校友的学籍档案归档不全，给校友档案的建立带来不便。

2. 高校缺乏对在校生档案意识的培养，导致在校生对自身档案的内容、功能、管理、投递认识不清［1］，学生毕业后忽视了对档案的管理，有的弃置学校，有的交由人才交流服务中心代管，出现了大量的“弃档”或“死档”，制约了校友档案材料的更新，甚至导致校友档案丢失，对校友日后的档案审查、组织提拔、职称评定、考核奖惩等带来难以弥补的损失。

（二）校友档案的管理和运用不够全面、科学

一方面，高校缺乏完善的校友档案管理制度。现有的国家档案法律法规中缺少校友档案的相关内容，各高校档案部门在校友档案收集范围、收集方法、校友档案更新途径等方面人云亦云，制度落实起来比较困难。另一方面，很多高校校友资料仅限于简单的记录，校友档案数据库尚未建立或者不够完善，网络平台和新媒体手段没有得到充分利用，校友档案信息管理方式越来越不适应校友流动速率不断提升的新形势。

二、网络环境下高校校友档案管理新模式

（一）以高校学生档案为来源，形成校友档案基础数据库

通过需求分析得知，高校校友档案管理系统的核心内容是高校校友档案数据库的建设，其数据主要来源于校友在校时的学籍信息、毕业信息和毕业生档案投递信息，其中，学籍信息管理包括高考录取表、入学登记表、大学成绩表、英语四、六级考试证书、奖惩记录、学籍变动等信息；毕业信息管理包括毕业名册、就业信息、毕业班合影等；毕业生档案投递管理可让校友实时查看自己的人事档案去向。

（二）以校友交流合作为导向，丰富校友档案管理系统

为方便校友交流、合作，在校友档案数据库的基础上，加入多元化指导思想，进一步拓展校友档案管理系统的功能，主要包括班级管理、通知公告、校友风采、校友捐赠、校友论坛等模块。校友注册成为会员，并申请加入自己班级后，可以浏览班级动态、班级相册、发表留言、查找班级同学、上传/下载班级共享信息；还可以更新个人资料、浏览其他校友的风采、学校校友活动的通知公告、校友捐赠、在线交流等。

（三）校友档案网络化管理系统的建设平台

高校校友档案网络化管理系统主要采用B/S结构和三层架构SSH技术实现，该系统的整体架构技术包括：后台数据库层、Web容器层、核心数据层、应用模型层、页面展现层等层次模型。［2］

三、高校校友档案网络化管理模式实现的保障条件

（一）成立专门的组织机构，制定校友档案管理制度。一方面，高校档案部门应设置专门科室，由专业档案人员负责收集校友档案。另一方面，学校成立的校友办公室主要负责筹建各地区校友分会、接待校友来访、来电等工作，是与校友联系最紧密、最易掌握校友新情况的机构，因此，高校可成立校友档案分室，由校友办兼管。机构成立后，高校应根据现有的档案管理模式和体制，制定校友档案归档整理实施细则，明确校友档案的收集范围、整理方法、移交时间等内容，从源头上严把质量关。［3］

（二）做好校友档案的收集工作及跟踪服务工作。首先，高校应重视学生类档案管理工作，形成以院系为主要归档单位，学生处、教务处等单位相结合的工作网络，切实做好学生档案的归档移交工作。其次，高校可通过开设“毕业生档案管理”选修课，召开毕业生档案专题培训会等途径［1］，加强校友在校期间自身档案观念与意识的培养，做好校友毕业时档案的托管工作。最后，学校可通过建立校友志愿者服务、校友奖励等制度激励校友做好校友档案跟踪联系工作。

（三）高校档案馆应联合校友办，通过举办形式多样的活动，灵活收集校友档案。如开展校友口述档案征集活动，邀请校友回校参观座谈，组织校友聚会等等。还可在校庆、院庆之际，加强校友档案归档的宣传力度，让广大校友认识校友档案的重要性，增强校友主动归档的积极性。

高校应利用当前国家推进世界一流大学建设以及高等教育治理体系和治理能力现代化的时机，彻底改变传统校友档案管理模式，建立校友档案网络化管理系统，为校友提供毕业生档案在线答疑、校友进修深造、学历认证等档案服务的同时，还为校友提供校友福利、沟通交流、校友创业合作的平台，增进校友与母校的情感，推动高校吸引校友捐赠等方面具有重要的现实意义。

（本文系西安建筑科技大学青年科技基金项目“网络环境下高校校友档案管理模式的探索”的研究成果，项目编号：QN1449）

（责任编辑：无尽藏）

［1］ 姜献群.高校毕业生档案代理问题初探［J］.档案学通讯，2015，（1）.

［2］ 倪维志.基于轻量级构架技术的校友网设计与实现［D］.上海：华东师范大学硕士论文，2010.

［3］ 刘琳玲.高校校友档案刍议［J］.档案时空，2011，（6）.

G275.9

A

1005-9652（2016）04-0073-02

吴晓茹（1986—），女，山西运城人，西安建筑科技大学档案馆馆员，硕士。

张 欢（1973—），女，吉林市人，西安航空职业技术学院档案室副研究馆员，学士。