创新县级文化艺术档案管理模式的若干思考

宋夏南/浙江省余姚市文化广电新闻出版局

文化艺术档案是指文化艺术单位和文化艺术工作者在文化交流、文化研究、社会文化、艺术创作、艺术演出、艺术教育、艺术研究等工作和活动中形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的记录。创新县级文化艺术档案管理模式，通过一定方式将文化艺术档案整合成为一个整体，确保文化艺术档案的完整和安全，使其能够全面、完整地反映各类文化艺术活动，并给相关单位与社会公众查考与利用档案带来极大便利，从而为繁荣我国文化事业做出应有贡献，这是在当前建设文化强省的时代背景下，县级党委、政府面临的重要而紧迫的任务。

1 县级文化艺术档案管理模式的问题分析

1983年，文化部和国家档案局联合发布《艺术档案工作暂行办法》，明确规定将艺术档案管理工作纳入文化部门的职能范围之中，但同时规定文化部门的艺术档案管理范围仅限于文化系统所产生的艺术档案；2002年，文化部和国家档案局又联合发布《艺术档案管理办法》，对《艺术档案工作暂行办法》中的相关条目进行了补充与完善，然而其中第三条明确规定“文化部负责对全国文化系统艺术档案工作的指导和管理”，由此可见，“升级”之后的《办法》仍将文化部门艺术档案管理范围局限在文化系统所产生的艺术档案之中，这就使得文化部门履行管理艺术档案的职能受到极大限制。

1.1 管理范围有很大局限

随着我国经济社会快速发展，文化艺术创作和活动进入了前所未有的发展繁荣时期，各种文艺协会、民间文化组织、文化社团如雨后春笋般出现并快速发展，越来越多的民间文化人士活跃在文艺舞台上，这些机构和个人在开展丰富多彩的文化艺术活动中形成了大量档案。然而由于这些机构和个人不属于政府文化系统，因此其在各种文化活动过程中形成的文化艺术档案也不属于文化部门的管辖范畴。实际上，大量档案分散保管在有关机构和个人手中，其完整性、安全性都得不到有效保障，其作用发挥更是难以得到保证。以余姚市为例可知，全市只有8个国有文化事业单位和21个乡镇街道文化站形成的文化艺术档案被纳入市文化部门档案管理体系中，此外，文联、25个文化社团、45家民办文化组织、29家民间职业剧团、70余位民间文化研究者形成的文化艺术档案均不在市文化部门的管理范围内。

1.2 档案全宗号分配复杂

其一，有档案部门分配全宗号、且属于文化系统的单位。如，文化部门下属的文化馆、专业剧团以及图书馆、博物馆等单位，这些单位往往具有较高的档案意识，档案管理人员的业务能力较强，能够按照档案整理的一般规范要求、结合文化艺术档案整理的具体规则，有序开展档案整理并确保档案安全和提供利用。以余姚市为例，市文化系统单位的文化艺术档案管理工作，在建立规章制度、安排专人负责方面做得比较好，开展工作的规范化程度比较高，这些单位每年都会形成大量内容丰富、种类多样的文化艺术档案。

其二，有档案全宗号、但不属于文化系统的单位。这些单位对做好本单位文化艺术档案工作的重要性有一定认识，但囿于较少得到本地区文化部门的档案业务指导和培训，往往在开展档案工作时不知从何下手，有些单位按照文书档案工作要求整理文化艺术档案，使得很多有价值的文化艺术档案材料没有得到及时收集和整理，单位文化艺术档案的完整性、系统性都体现不出来。比如，公开出版期刊上刊登的文艺作品底稿、总工会举办的全市职工书画比赛获奖作品原件等都没有被收集归档，这显然是十分可惜的。

其三，没有全宗号、也不属于文化系统的单位。如，文联下属的协会、民间文化社团等单位，这些单位往往认识不到做好档案工作的重要意义，更缺乏开展档案工作的人员。这些单位在开展文化艺术活动过程中形成的有价值的材料，不在县级文化部门的管理范围之中，平时只是作为一般资料无序堆积在橱柜或抽屉里，既没有进行系统整理，也没有予以安全保管，安全状况堪忧。

2 创新文化艺术档案管理模式的若干建议

2.1 建立县级文化艺术档案馆

现有的文化艺术档案资源管理模式，已经难以满足事业发展的客观需求，必须创新管理理念与手段，树立“大文化艺术档案”理念，打破现有管理模式的局限，建立县级文化艺术档案馆。可根据《档案法》和文化部《艺术档案管理办法》的相关规定，由县级文化艺术档案馆负责全县文化艺术档案资料的接收、征集和保管工作。县级文化艺术档案馆不仅是县域文化艺术档案的聚集地，也是当地特色文化的展示场所，更是地域文化研究机构和开展乡土教育的重要课堂。县级文化艺术档案馆属于专门档案馆，可作为县级国家综合档案馆的分馆存在，接受本地区档案行政管理部门和文化部门的监督指导。

2.2 开展多部门的相互协作

要在建立县级文化艺术档案馆的基础上，实现多部门的相互协作。就余姚市而言，笔者建议由市分管领导牵头，组建余姚市文化艺术档案工作协调委员会，委员会由市档案部门、文化部门、文联、民政部门、工会等组成，各部门分别开展工作。其中，档案部门负责开展业务工作监管指导，如确定档案收集范围，并为所涉单位分配档案全宗号；文化部门负责管理下属文化单位和乡镇街道文化站的档案工作，这些单位的档案工作意识较高、档案工作基础较好，应继续确保其良好工作态势，并定期对相关工作成效进行总结和宣传，提供可复制、可推广的经验，帮助其他单位提升档案管理水平；文联负责管理作家协会、戏剧家协会、音乐家协会、舞蹈家协会、美术家协会、书法家协会、民间文艺家协会、收藏家协会、乡贤研究会等所辖协会的档案工作；民政部门负责管理全市登记在册的民办文化组织和社团的档案管理工作，这些组织和社团包括蓝溪文艺研究院、东海城市文化研究院、龙山文化艺术馆、历史名城文化研究会、姚剧研究会、姚江文化研究会等等。委员会定期将上述单位、部门、协会、民间文化团体形成的档案进行汇总后移送文化艺术档案馆进行保管，还可利用文化艺术档案馆这一平台，积极举办文化艺术档案主题展览以及组织专家学者开展学术研讨等各类活动。

2.3 做好民间文化人士、民间文化工作者形成档案的管理工作

民间文化人士、民间文化工作者包括非物质文化遗产传承人、自由作家、独立文化研究者、文化名人等，他们或来自民间的文化团体，或自行开展文化工作，具有较强的独立性。他们在多年的工作实践中，形成了大量的具有重要价值的档案，但长期以来，这些档案缺乏有效管理，档案作用无法发挥，档案保管现状堪忧。为此，县文化部门须鼓励民间文化人士、民间文化工作者按时移交形成的档案材料，由县文化部门对这些档案材料进行妥善保管并及时数字化。当然，应尊重档案形成者自行保管档案的权利，不能强求统一管理。对那些愿意自行保管档案的民间文化人士，县文化部门应积极有效地提升他们的档案意识，使他们懂得如何保管好档案。

2.4 建立并完善工作保障机制

把相关工作经费列入地方年度财政预算中，确保工作经费落到实处；建立培训交流制度，针对相关单位、部门和民间文化人士，由县档案部门举办档案业务培训与再教育活动。新入职的档案工作人员或从未接触过档案工作的民间文化人士，要着重提升其档案工作意识、培训基本的业务知识和技能；对于具备一定工作经验的档案工作人员和已接受过档案业务培训的民间文化人士，应着重讲授前瞻工作理论和业务知识与技能，使他们尽快适应新形势下的档案工作需要；加强考核奖励制度，制定详细的考核规程、设定细致的量化指标，针对相关单位、部门开展档案工作年度考核，对取得出色工作成绩、做出突出贡献的单位或个人予以表彰并进行物质和精神奖励，并及时总结推广工作经验和成效。