补齐乡镇档案工作“短板”的实践分析

张 弘/浙江省档案局

如何补齐乡镇档案工作薄弱的“短板”，一直以来都是各级档案行政管理部门关注的重点问题。近年来，德清县档案局在加强乡镇档案建设上做了许多有益的探索和实践，摸索出一套行之有效的工作方法。

1 落实乡镇档案工作的基础保障

县档案局积极争取各级党委政府的重视和支持，明确组织构架，统一乡镇档案管理体制，加强乡镇档案员队伍建设和档案专用设施建设，落实乡镇档案工作的基础保障。一是抓住乡镇机构改革这一时机，对乡镇档案机构归属问题予以明确，明确乡镇档案馆是乡镇机关内部机构，归口党政办，乡镇档案员隶属党政办公室；乡镇档案馆馆长由乡镇分管档案工作的领导担任，党政办公室主任具体负责乡镇档案馆（室）相关工作。二是每个乡镇在档案干部名额缺编的情况下，通过协调沟通配备专职档案员，所有行政村配备专（兼）职档案员，形成档案队伍组织网络化格局，做到“镇镇有人管档案，村村有人理档案”。三是每个乡镇档案室全部安装档案密集架，全面提升档案库房硬件设施，大力提升档案库房容积量，实现档案的安全保管；每个乡镇配置档案核心数据专用计算机，实行档案数据分级管理和基层民生档案数据安全备份。四是明确保障措施，统一乡镇档案馆监督机制。各乡镇档案馆库房建设、馆藏档案数字化所需资金由县档案局分别补助50%和40%，在各乡镇按要求完成建设后补助到位。同时，县档案局完善局机关干部联系乡镇制度，要求每个机关干部都掌握乡镇档案工作的相关技术标准，有能力到乡镇指导处理一般业务问题。

2 加强行政村档案规范化管理

县档案局制定《行政村年度档案归档立卷类目表》并统一下发到各村，要求村档案员以类目表为基准进行日常档案收集与整理。此表条目细化清晰、操作简便，有较强的工作针对性和指导性。如，“年度各类创建活动的文件材料”包括“无违建村”创建、生态村创建、信息化示范村创建、文明村创建、和美家园创建、党风廉政建设、五星级行政村、村级财务管理规范化村创建等，同时要求此类创建活动申报材料及相关台账归入文书档案。根据乡镇工作需要制定《行政村年度档案归档立卷类目表》，确保村档案资源的有效收集、规范整理和及时归档，提高村级档案员业务能力和专业素质，实现行政村档案的规范化管理。

3 组织年度行政村档案工作巡查

根据工作需要，县档案局出台《年度行政村档案工作巡查细则》，并成立巡查工作组开展档案工作巡查。巡查工作采用申报制，首先由各乡镇完成对本辖区内各村年度归档工作的督导，再向县档案局提出巡查申请，由县档案局组织巡查工作组对行政村进行逐个巡查，巡查内容依据《行政村年度档案归档立卷类目表》，主要对档案收集、整理、信息化建设、保管、利用等方面进行检查。如，针对“信息化建设”要求电子目录著录完整、规范，并与档案实体相符，准确率达98%以上；行政村年度文书文件级电子目录不少于500条；档案管理系统维护良好；档案数据库上交镇档案室并完成登记备份工作。按照要求，整体巡查工作须在当年8月底之前完成。

4 做好年度乡镇档案工作监督检查

县档案局每年都出台并下发《德清县年度乡镇档案工作督查标准》，标准分为九个，分别为档案管理体制、收集、整理、信息化建设、保管、统计、开发利用、监督指导及推动发展项目，细化了监督内容、检查标准、分值和测评方式，具有较强的操作性。如，“推动发展项目”（50分）又细分为完成乡镇档案馆建设工作（6分）、积极提高档案理论素养（5分）、先进工作经验交流推广（4分）、档案工作信息报道（5分）、指导企业建档工作有力（10分）、开展家庭档案建设工作（10分）、档案征集开展有力（10分）。具体督查工作分为单位自评、实地检查、综合评议，督查结果纳入县委、县政府新农村建设工作考核中，同时将督查结果折算成分值计入乡镇年度考核。

截至2015年底，全县12个乡镇档案工作全部通过省一级档案工作目标管理认定，12个乡镇档案室荣获“浙江省示范数字档案室”称号，180个行政村档案室管理工作达到市级以上标准，其中30个村档案室被评为“浙江省行政村示范档案室”。实践表明，德清县档案局围绕加强乡镇档案工作所进行的一系列探索实践，业已取得明显成效， 发展“短板”逐渐被补齐，被动工作局面得以有效扭转。