“互联网+”背景下的档案馆馆际一体化建设研究

2016-02-03上海大学图书情报档案系

浙江档案 2016年9期

李敏/上海大学图书情报档案系

1 档案馆馆际一体化建设的新背景——“互联网+”

2015年，国务院印发《关于积极推进“互联网+”行动的指导意见》。各行业对“互联网+”表现出了高度热情，并积极探索与“互联网+”高度融合的方式方法。当前，“互联网+”的时代背景对档案馆的进一步发展也提出了新要求：第一，伴随“互联网+”时代的到来，档案馆用户范围不断扩大，直至实现用户的全球化，用户信息需求在很大程度上发生了变革，需求类型更加多样化，内容更加系统化与广泛化，服务时间与方式更加个性化，跨区域性服务更加常态化，主体更加多元化，等等。第二，“互联网+”对跨界融合提出了新要求，一方面指档案馆与图书馆、博物馆、历史学研究机构以及其他科研机构实现跨界融合，另一方面指档案馆实现跨地域融合，或在全国范围内跨界联合、互联互通与资源共享。第三，“互联网+”重塑结构的特征，与现有档案馆条块分割和分级管理造成的馆藏档案资源“支离破碎”、信息隔离，以及《档案法》缺乏对国家综合档案馆主体地位的明确规定而带来各级国家综合档案馆在所属行政区域内实际“话语权”的缺失、档案馆间没有形成实质性联系和网络体系的现状[1]，发生了很大冲突，档案工作现状与“互联网+”的时代背景显得格格不入。第四，“互联网+”尊重人性的特征，要求档案馆把提供便捷的跨区域性服务、富有特色与成效的个性化服务提上工作日程，继而对档案馆馆际一体化建设提出了新要求。第五，“互联网+”连接一切的目标，要求改变当前档案馆之间不能信息互通、无法进行良好的信息交流、档案信息资源开发利用较为不便的现状。将“互联网+”融入档案领域，既给档案馆馆际一体化建设提出了新要求，也为馆际一体化建设提供了新思路和新形式。

2 “互联网+”时代下档案馆馆际一体化案例分析

2.1 国外：欧盟档案共享网络

数字档案馆（Digital Archives）一词以及数字档案馆的建设始于信息化水平领先的欧美国家。从1992年由美国弗吉尼亚大学图书馆电子文件中心组织建设杰斐逊数字档案馆（Jefferson Digital Archives），到1994年12月美国数字档案的特别工作组——Task Force成立[2]，再到1995年英国公共档案馆与伦敦大学共同签订的英国国有数字档案馆（UKNDA）计划的实施，西方国家的数字档案馆建设已由初步发展、快速发展阶段向网络化、信息化时代下的一体化方向迈进。其中，欧盟档案共享网络的建设便是档案馆馆际一体化的成功案例。

在网络化、信息化快速发展和计算机应用逐步普及的背景下，欧盟档案界以“公民应该能够借助互联网获得联盟其他国家的档案信息”为理念，开展了跨国界协作，共同为欧盟档案一体化网络（European Union Archive Network，简称EUAN）的建设而努力。该计划以瑞典国家档案馆网站为总网管，由欧洲档案委员会提出并资助，其本身也是欧洲“信息2000年计划”的一个组成部分。目前已有多名成员加入该网络，包括瑞典国家档案馆网络、苏格兰国家档案馆网络、意大利国家档案馆网络、世界社会历史学会网络（阿姆斯特丹）以及苏格兰档案网络有限公司等。同时，EUAN还积极参与同欧洲甚至国际其他项目与机构的合作，如与欧洲视觉档案计划（EVA）、国际档案机构及包括ICA委员会在信息技术方面和描述性标准方面开展密切合作[3]。欧盟档案共享网络的建设既为参与国的档案网络建设、档案信息资源开发提供资金、技术、人才、资源等方面的支持，又为欧盟成员国公民甚至世界公民利用欧盟档案创造了便利条件。

2.2 国内：天津市民生档案信息馆际“一站式”服务

在移动互联时代，以信息为渠道的惠民方式逐步融入公共服务和社会治理中。档案业界积极响应，提出了“三个体系”的建设目标并规划民生档案建设[4]。各地档案馆在积极开发民生档案资源的基础上，充分利用网络平台，使民生档案工作“馆际合作、馆社联动、就地用档、异地出证”的目标得以实现。天津市20家档案馆的民生档案信息馆际“一站式”服务便是一个成功例证。

为进一步改善并推进民生档案服务工作，实现“就近查档、跨馆取证”的工作目标，2011年11月8日，天津市举行区县国家综合档案馆民生档案信息馆际“一站式”服务开通仪式。为确保“一站式”服务的顺利开展，在市档案局组织召开的工作会议上，全市20家国家综合档案馆共同签订了《民生档案信息馆际“一站式”服务公约》和《民生档案信息馆际“一站式”服务责任书》，进一步明确服务形式和内容，确保档案利用依法有序。公约规定，利用者只需持身份证等有效证件，按照规定办理有关手续后，在全市任何一家国家综合档案馆即可享受“一站式”服务。为统一工作、提高档案查阅效率，实行首查责任制，即无论任何一家档案馆审查身份的结论，其他档案馆都予以认可；无论档案原件保存在哪一家档案馆，都须无条件提供；所有查档手续均由首查档案馆负责与其他档案馆联系并办理。同时，公约规定馆际之间档案信息查询传递时间原则上不超过1小时[5]。天津市民生档案“一站式”服务以及上海、济南、长春等地民生档案的“馆际联动”建设，为档案馆馆际一体化建设在全国范围的开展奠定了坚实基础。

3 “互联网+”时代下档案馆馆际一体化的新形式——档案云

3.1 档案云的概念与中国档案云的提出

档案云建设在我国引起重视始于2012年5月，其标志是当年中国档案学会、OA大会组委会以及北京档案学会共同举办了“中国档案云服务高峰论坛”。档案云是基于云计算的数字档案管理系统，它是以云计算技术为支撑，利用信息化手段，对数字档案信息进行收集管理，实现档案信息资源共享的超大规模、分布式的数字网络档案信息系统，该系统主要由云计算档案管理应用程序、档案管理节点、计算机专用网络、安全防火墙、公用和私有的硬件设施等构成[6]。档案云尤其是中国档案云的提出与建设，是“互联网+”时代下更大范围内档案馆际一体化建设的新形态，二者的核心都是馆际交流、档案信息资源更大范围内的整合共享。有学者针对档案云的存在形态与特殊工作形式，将其形象而凝练地概括为：由于在网络世界里，千里之遥也不过是零点几微秒的间隔，未来的档案可能存储于A地，管理员在B地进行整理并编目，而用户可在C地查阅和分析[7]。

与以往自下而上的档案工作方式不同，国家层面对档案云的建设予以高度重视，并提出了中国档案云的建设目标与规划。2011年9月，中央和国家机关档案馆工作座谈会召开，会议研究了新形势下中央及国家机关档案馆工作的特点与规律，并成立了中央和国家机关档案馆馆际合作协作组。2013年，国家档案局向包括中央档案馆、第一历史档案馆和第二历史档案馆在内的50家副省级市以上（含）档案馆发文提出，在全国范围内建设“国家开放档案信息资源共享利用系统”，打造一个覆盖面广、数据量大、服务效能高的开放档案信息资源门户平台。同年，国家档案局科学技术研究所做出了《基于云计算的国家公共档案信息资源共享服务平台研究及实践》的设计规划，力求以国家及档案馆为龙头，以各省、市、县档案馆的档案信息资源为主干和基础，以整合全国档案资源、促进档案信息资源社会化服务为目标，运用云计算技术平台，建立“中央级”和“省级”两级中心，打破地域限制，构建覆盖全国公共档案信息资源、互联互通、统一运营的中国档案云，从而为广大利用者建设一个统一的、“一站式”的档案信息资源共享和服务平台[8]。此外，《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》在加快档案管理信息化进程方面再次指出：实施国家数字档案资源融合共享服务工程，加快档案信息资源共享服务平台建设，拓宽通过档案网站和移动终端开展档案服务的渠道。

3.2 档案云建设的特点与优势分析

3.2.1 档案云的特点

档案云源于档案与云计算的融合，是云计算技术对档案馆管理与服务工作的革新，存在诸多特点：第一，具有强大的数据存储与运算能力。云计算技术采用虚拟化的技术手段将分布在互联网中的大量计算机以及存储设备上的富余存储空间与运算能力集中起来，形成一个具有无限存储容量与强大计算能力的虚拟化资源池，进而建设全国档案信息资源池，化解“信息孤岛”的难题，使得信息资源 “一站式”服务成为可能。第二，架构设计具有动态性与高可扩展性。档案云平台支持开放的应用程序接口（API，Application Program Interface），可以很好地满足用户不断变化的需求，且应用系统的安装与卸载能够灵活地实现，不会影响其他节点与系统的应用，对于馆际一体化的建设与提升档案信息资源“一体化”平台的服务功能具有先天技术优势。第三，系统具有高安全性与可靠性。云计算作为一项新兴技术，建立了较为先进的云计算安全模型，包括动态防控设计模型和安全设计管理模型；在管理方面也有一套完整的安全体系，能够有效确保硬件安全和网络设施安全；具备一定的安全措施，能够确保终端用户安全、SaaS应用安全、IaaS应用安全、PaaS应用安全等。此外，系统可对数据实现有效备份，确保数据的长期可用性和安全性[9]。

3.2.2 档案云建设的优势分析

云计算的诸多优势，为化解馆际一体化、档案信息资源“一站式”服务面临的难题提供了全新途径。具体而言，档案云的优势体现在以下几方面：第一，统一的平台建设可降低运维成本。档案云的开发与一系列的运维工作均由云服务供应者（供应商或政府有关部门）来承担，统一的中国档案云应用平台建成后，各省、市县级档案馆只需按固定流程申请开通服务即可使用，平台可为各级档案馆提供完备的数据采集、管理和发布等功能。各级档案馆无需花费巨大财力购买各种大型服务器，也无需为应对系统的频繁升级、换代与维护投入大量时间和精力，因此可极大缓解多数部门尤其是偏远地区开展数字档案建设与实施资源共享时面临的困境。第二，档案服务具有便捷性与方式的多样性。档案云的建立使全国范围内数字档案信息资源池的建立成为现实，且无论数据存储接口如何变化、无论数据存储在什么位置，用户都可无缝地访问所需数据[10]。档案用户可通过各种终端设备（PC、智能手机、平板等）在任何时间、任何地点访问档案云门户网站，从而“一站式”地利用全国范围内的档案资源，实现 “用户不出门，可查天下档”。第三，档案信息资源实现智能共享与个性化服务。档案云平台的建设使提供智能化服务与个性化服务成为可能，首先，云计算为用户提供统一的信息点击界面，通过元数据的转换、解释和翻译功能将用户的提问在资源池中进行匹配，解决异构数据的问题，并有效地组织数字档案馆中的各种信息资源，为其提供精确描述数据内容、语义和服务的机制[11]；其次，基于档案云平台的超大资源池和大规模用户数据信息，引入分布式并行的数据挖掘技术，可有效改善档案信息资源开发现状，提供用户感兴趣与个性化的档案信息服务，进而提高用户满意度与全社会的档案意识。