论核电项目文件归档控制措施

文・姚雪琴

论核电项目文件归档控制措施

文・姚雪琴

核电站建设过程中，会产生大量的不同类型的文档。对于核电站工程来讲，文档是重要的信息载体，涉及到项目建设的全部工作内容。文档质量的好坏直接影响电站的建造、运行、维修和维护的有效开展。在建设好一座符合质量要求的核电站同时，妥善保存工程文件和档案，为电站的生产运营和技术改进提供可追溯性的原始记录，是核电站安全运行必不可少的基础。文件是档案的前身，档案是文件的归宿，做好项目文件归档控制，是把控项目档案质量的重要关口，决定了项目档案能否被高效的利用，只有完整、准确、系统的项目档案才能发挥其凭证和参考利用价值。笔者结合海阳核电项目文档工作实践，分析和总结文件归档的有效控制措施，以保证项目档案完整、准确、系统。

一、项目归档文件存在的问题和困难

（一）档案意识不足，归档文件收集困难

核电项目参建单位众多，来自不同国家，各参建单位的文档管理水平参差不齐。在工程建设阶段，从项目领导到一般技术人员大多关注的是工程实体，认为“工程都忙不过来，哪有空管文档”，这种重工程轻档案的思想非常普遍。[1]项目领导和业务技术人员档案意识不足，缺乏对文档重要性的认识，将导致归档文件不能及时形成、及时收集整理，项目档案移交与项目实体同步移交也就无法落实。承包商归档文件收集工作开展困难，不能按时完成向业主移交归档文件，影响项目档案工作的开展。

（二）归档文件收集不全，质量较差

核电项目技术文件数量大，版本更新快，载体类型多，整个工程建设下来，文件数量往往达到数十万份甚至上百万份，数量惊人。核电站建设周期通常比较长，工程从选址到开工就得数年，从项目开工到项目竣工验收也得五至六年。在这十余年的建设过程中，文件会不断修改补充、生成变更、升版发布，且文件的载体类型多，有照片、视频、音频、射线底片、实物等各种介质，要自始至终对文件进行跟踪、监督，才能保证最终建设过程中文件的完整性。一般来讲项目前期文档人员编制少，缺少配套管理制度，这将可能导致前期文件形成不规范、文件质量差。同时，各供应商、承包商、总承包商包括业主单位的文档人员都是在不断流动和变化的，这就可能造成前期文件遇到的问题，后人无法处理或根本找不到原始文件的现象，从而导致某些文件缺失，且无从追索，给文件归档工作带来很大的困难[2]。

二、建议采用的控制措施

（一）明确项目文件归档范围，纳入项目合同

国家档案局发布的《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》[3]，明确企业应依据该《规定》和国家及行业相关规定，结合本企业生产组织方式、产品成本和服务特点，编制其文件材料归档范围和档案保管期限表。同时，《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》[4]规定了项目文件的归档范围和保管期限。项目业主必须根据国家档案相关法规标准，结合项目管理实际，编制完整的项目归档范围清单，各门类载体要齐全，尤其是隐蔽工程、监造声像照片、电子文件等特种介质档案已成为项目档案验收时专家关注的重点。在合同签订时，要将文档要求纳入设计、采购、建安和监理等各类合同条款中，明确归档范围、介质、份数、提交进度和整理要求。最好能设置专项文档保证金，以确保文档条款得到有效实施。

（二）参加项目开工启动会议，明确归档要求，规范记录表格

常言道“好的开始等于成功的一半”“预则立，不预则废”，文档人员要参加项目开工启动会议，包括建安项目和设备制造项目，从一开始就对承包商提出明确的文件归档要求，下发管理程序，检查承包商文档管理岗位设置和制度编制情况，对各类表式和填写进行规范。

（三）建立文档工作协调机制，保证项目文档工作有序开展

1.文档培训

业主要定期组织项目文档培训，邀请国家档案局、省档案局、核电同行专家对项目业主和承包商人员进行文档培训，提高参建人员文档意识，正确理解国家法规标准对项目文档的要求。总承包商要配备合格的文档人员，既要懂得文档知识，亦要具备核电工程管理知识，同时总包单位要加强对承包商人员的定期培训和指导，使项目文档程序得以执行，使文件归档工作得以顺利实施。

2.专项文档检查计划

业主要制定年度文档专项检查计划，定期组织对总承包商和监理单位的文档工作实施监督，同时，总承包商要对承包商实施文档专项检查，业主选择性参与。文档专项检查主要对项目文档分级管理体系的实施情况，对文件的产生 、收发、保管利用、整理归档等文档控制过程的有效性进行检查和确认。文档专项检查发现的问题要制定行动项，并跟踪关闭。

3.文档协调会议

建立项目文档协调会议制度，加强参建各方的有效沟通。总承包商组织项目文档月度协调会，业主、承包商和监理单位参与；业主不定期组织项目文档协调会议，总承包商、监理单位参与；根据业务需要，召开文档专题会议，跟踪会议行动项，协调解决项目文档工作事宜。同时，应将文档经验反馈列入文档月度协调会议，做好项目文档经验共享，将培训工作融入日常工作中。

4.文件归档计划

在合同开工后半年内，承包商应编制项目文档移交总体规则。业主根据工程进展，在承包商和业务部门的年度计划基础上，发布项目文件年度归档专项计划，各单位和部门设立文件归档联络人。归档计划中列明应归档的项目名称、责任部门和归档时间，并“按月”跟踪统计，做到“应归尽归，应收尽收”。

（四）加强归档文件审查

归档文件审查是把好档案质量的最后关口，档案人员、项目经理、技术人员、监理工程师等应各司其职。档案人员从档案的角度审查归档文件的规范性，而其他人员则从业务角度审查文件内容的完整性、准确性和系统性。

1.规范性方面

审查目录与文件是否对应，文件字迹是否清楚，图样是否清晰，图表是否整洁，签字盖章手续是否完备、表格内容填写是否齐全完整，是否为原件，文件的书写材料是否符合要求等。审查案卷编制是否规范，卷内目录编制是否完整，页码是否正确标识，装订是否便于保管和利用。

2.内容方面

审查工程项目是否有文件归档；归档的文件种类、数量是否完整，是否能反映工程实际起到追溯作用；内容是否准确；项目验收记录与项目划分是否相符等。重点还要审查隐蔽工程验收记录是否齐全；还要对照施工图和变更文件索引，审查竣工图和变更是否齐全；对照变更，审查竣工图是否修改到位等。

（五）建立项目文档考核机制

1.文档绩效考核

业主定期对总承包方文档管理组织体系和关键岗位人员开展考核，并根据考核结果对其进行相应的奖惩，从而督促承包方切实落实文档管控职责[5]。一方面，从文档人员配备数量、制度建设、文档条款执行情况等开展组织体系考核评介；另一方面，考核评介关键岗位人员专业技术能力、沟通协调能力、工作配合度等。

2.合同控制

现代企业的经营管理中，经济合同是重要的法律文件。合同控制即在合同执行过程中，将承包商在项目建设中的文档工作情况纳入执行管理，包括合同支付控制、履约评价控制和合同结算控制。

合同支付控制即支付时应征询文档管理部门意见，文档管理部门核实合同中文档条款是否履约，文档的移交与支付挂钩。如设备到货款支付应确保相应设备文件已经提交，否则不予支付。

合同履约评价是商务部门定期组织对主要工程合同进行的履约情况的评价，征集相关业务部门对供应商履约情况的评价，对合同执行进行有效控制。业主应将文档工作的主要控制指标列入履约评介体系中，对承包商的文档管理履约情况进行有效评介。

合同结算控制指建安施工合同需进行结算，海阳核电项目实施跟踪审计，由第三方审计单位对每个建安施工合同进行同步审计，审计通过后，确认最终结算金额，而审计工作开展以承包商向业主移交的建安竣工文件（包括竣工图等）为依据，这将有利于推动建安竣工文件的及时移交。

项目档案验收是项目竣工验收的必备条件之一。未通过项目档案验收的项目，不得开展项目竣工验收。做好项目档案工作是每个项目文档人员的神圣使命，需要每个项目参建人员的参与和认真对待。只要“领导重视，全员参员”，做好前端控制，对文件实施全过程有效控制，就一定能做好项目文档工作，为项目的投产运营和企业经营管理提供强有力的信息支持保障。

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[1]李方兵.试析工程项目文件归档影响因素及应对措施[J].西北水电（2012增刊2）：11-14.

[2]王浩文.核电工程总承包中的文件管理[J].科技创新与应用2014（1）：264.

[3]《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局10号令）.

[4]《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）.

[5]巫佳立.核电项目EPC合同文档管理实践[J].浙江档案2014（04）：60-61.

（作者单位：山东核电有限公司）