关于县级档案馆新馆建设的实践与思考

档案馆是党和国家的科学文化事业机构，具备档案保管基地、爱国主义教育基地、档案利用服务中心、政府公开信息查阅中心、电子文件备份中心“五位一体”功能，是档案事业发展的重要基础设施。目前，我省档案馆建设正处于关键阶段，《浙江省档案事业发展“十三五”规划》中要求:到2020年，全省58个市、县（市、区）完成档案馆新馆建设，并且新馆要符合相关标准规范，以确保档案实体与档案信息安全。瑞安市档案馆新馆于2015年10月竣工，建筑面积22561平方米，分办公区、库房区、业务和技术用房区和对外公共服务区，其中档案库房面积为6690平方米，预计可以接收容纳全市50年间形成的档案。下面，笔者就瑞安市档案馆新馆建设实践作一梳理，并提出一些思考与建议，以与广大同行交流。

1 建立新馆建设领导小组

档案馆新馆建设领导小组肩负着重要责任，组建领导小组时要确保成员数量为3至5人，成员应当具备较强的专业能力。一般来说，小组组长由局（馆）长担任，副组长应由局（馆）业务骨干担任，副组长必须了解档案工作全部流程和新馆各方面需求。由于档案馆新馆建设时间长、专业性强、子项目多，且各阶段、各环节前后环环相扣，因此要尽量保持小组成员的稳定，避免人员变动引起工作脱节；要合理安排小组成员的工作、明确主次矛盾，确保小组成员把主要时间和精力放在新馆建设上；还要把领导小组所在的基建办公室建在工地旁，便于小组成员及时把控工作进度。

2 把握新馆建设时机与建设时间

档案馆新馆建设的周期长、投入大，对于县级地区的政府而言，存在较大资金压力。档案部门要抓住时机，加强与当地党委、政府主要领导的沟通，争取领导重视，尽早把新馆建设摆上重要议事日程并立项建设。瑞安市档案馆新馆建设于2002年提出，2006年经市发改局立项。期间的4年时间里，市档案部门向市委市政府打报告、与市领导进行沟通，并邀请温州市档案局进行协调，最终引起了市领导的重视，召开专题会议进行研究，同意建造档案馆新馆。之后，市档案部门邀请市领导赴外地考察档案馆新馆，使市领导对新馆建设有了新认识。市领导主动对新馆规模与档次提出明确要求，把建设资金概算从6530万元人民币提高到1.2亿元人民币，这为新馆建设提供了强有力的物质保障。当前，县级档案部门可抓住新馆建设被纳入《浙江省档案事业发展“十三五”规划》的有利契机，积极争取当地党委、政府的大力支持。

档案馆新馆建设所需的环节较多，建设过程历时较长，很可能会带来一系列变动，这对工作不利。一是人员因工作调动、调整或辞职、退休发生变动，可能导致工作脱节；二是相关标准发生变动，导致建设过程中需要衔接的工作增多，验收时与标准不符的情况时有发生；三是建筑材料价格波动，影响工程进度。因此，建议各地在新馆建设中，要抓紧时间推进，并确保工作环环相扣。

3 开展新馆设计

档案馆新馆设计分为外观设计和建筑设计。为提前工期，瑞安市档案部门采取了两者分开招投标的形式，虽然都由上海建筑设计院中标并承担设计工作，但设计院给出的是两套设计方案，没有实现一体化设计。据此笔者建议，可将外观设计和建筑设计合并起来进行招投标，使得外观设计与建筑设计思路相同，确保实现一体化设计；另外，为确保设计质量，建议采取邀标方式进行招投标。

4 确定新馆选址和楼层高度

《浙江省实施〈档案馆建筑设计规范〉的补充规定》要求:“档案馆馆址应设在交通方便，便于公众查询利用，且城市公用设施比较完备，并有足够的供电保证的地区”“市级档案馆建筑面积应不少于8000平方米；县（市、区）档案馆建筑面积应不少于5000平方米。经济发达的县（市、区）档案馆，其建筑面积可参照市级档案馆标准建造”。根据这一要求，瑞安市档案馆新馆的选址位于安阳新区主干道罗阳大道和仲容路交叉路口，这里属于黄金地段。因为地块只有9亩多，所以只能采用建筑高层的办法增加面积，最终确定新馆的楼层数为17层，建筑面积22561平方米，档案库房建筑面积6690平方米。笔者认为，档案馆新馆选址，不一定要选在市中心地段，只要选择市区其他交通便利处即可，并且建造时以多层建筑为主，以利于实现工作的集约化和节约化。

5 加强新馆展厅建设

瑞安市档案馆新馆的展厅分布在一楼大厅、三楼和四楼，存在各展厅大小不一、展厅位置不连贯的缺点，这给布展工作带来一定的难度；且囿于资金原因，布展设计工作直到新馆竣工后才开始，加之布展设计所需时间较长，导致开馆时展厅不能同步开展。笔者建议，新馆展厅最好安排在连续的几个楼层内，且最好能全部安排在一到二层内。布展设计在建筑设计完成后就要进行，以确保开馆时展厅能同步运行。

6 布置新馆各功能用房

6.1 档案查阅室

瑞安市档案新馆的档案查阅室设在二楼，查阅室、现行文件中心和全宗室合并在一起，约200平方米；内部查档利用室、电子查阅室则独立出来，分别为20平方米和30平方米。目前，档案查阅室存在如下缺点:一是查阅室面积过小，且只有5个办事窗口，接待能力受限；二是查阅室设在二楼，需要电梯上下，群众查档不是很方便。笔者建议，查阅室可设置在一层，如在二层，应配套设置宽敞美观的楼梯，这样既方便群众查档又节约资源；由于查阅室与现行文件中心、全宗室合并在一起，如查阅人数较多，可临时增加办事窗口方便群众查档，如不多则可分开使用，这样既能应对查档人数临时激增的情况，也能保证查阅利用区域具有一定弹性；内部查档利用室可独立出来，便于限制开放的档案在利用时有保密空间。

6.2 库房

第一，需要注意库房高度，设计时不能只计算大梁高度，还要考虑灯具、空调管道、消防喷头经过梁下时所占高度和必要距离，确保合理利用空间。第二，注意消防通道和库房门之间的关系，因消防通道要求常开不闭，而库房门则要求紧锁，所以要妥善安排；库区内设置楼梯时，宜采用封闭楼梯间。第三，现代建筑考虑外立面美观，倾向于采用玻璃幕墙或大开窗，但库房的窗户和墙体建议采用小窗洞和厚墙体，以确保档案安全和节能环保。第四，库房内若采用气体灭火装置、细水雾灭火装置等消防设备，可能会存在一些弊端。如，档案上架后不方便进行装置调试，无法知道装置是否能正常运行；气体灭火装置在运行过程中会对人体健康产生一定的不利影响。笔者认为，如果库房内的消防措施到位，可以考虑不安装气体灭火装置、细水雾灭火装置等设备，只安装烟雾、热量传感器、视频监控头，并配备足量的瓶装灭火器，这样既能节省设备安装与维护经费，也有利于保障职工身体健康。第五，可在各空调口、通风口加装隔离网，以防虫和防鼠。

6.3 办公用房

第一，要考虑办公用房的布置与面积。因为房间布置会涉及空调管道、新风管道、消防设备的安装布置，较为复杂；办公用房总面积为办公室、会议室、接待室、档案室、资料室、文印室、储藏室、收发室、卫生间等的面积之和，需要综合考虑。第二，大房间如直接使用，可让人员集中办公；如隔开使用，可做成多个单间。第三，未满编单位要根据空编人数预留办公面积，满编单位要根据需增编人数按标准预留办公面积；还要考虑未在编人员和负责档案抢救整理工作的人员所需的办公面积。

6.4 业务和技术用房

《档案馆建设标准》第十五条规定:“档案业务和技术用房由中心控制室、接收档案用房、整理编目用房、保护技术用房、翻拍洗印用房、缩微技术用房、信息化技术用房组成。”根据要求，瑞安市档案馆新馆设置了档案接收室、档案整理室、编目室、裱糊室、除尘室、消毒室等业务用房，还安排了“三重一特”档案征集室、照片冲洗暗房、档案登记备份服务中心、数字档案数据检测室、档案数字化工作室（加工中心、培训中心），业务用房的使用面积达548平方米。笔者建议，业务技术用房的面积要留足，以确保各类技术用房种类齐全完备。

6.5 计算机用房

一般来说，计算机用房属于业务和技术用房范畴，随着当前档案信息化建设和数字档案馆建设的不断推进，计算机用房的作用越来越突出。瑞安市档案馆新馆的计算机用房面积为120平方米，根据相关规定配置了精密空调，铺设了静电地板，墙壁装修使用了隔热、防辐射的彩钢板材料。笔者建议，计算机用房面积最好在200平方米以上，机房建设按照《电子信息系统机房设计规范》的相关规定进行，这会给以后机房升级或增加设备带来便利。出于机房安全和机房内恒温等因素的考量，机房多安排在楼层中间，可将监控室安排在靠窗位置，有利于优化操作人员的办公环境。