馆藏私人档案利用的著作权制度研究

1 引言

私人档案是指所有权归私人所有的、由私人或私人机构和组织在个人生活或社会活动中形成的以及依法获得的各种形式和载体的档案材料[1]。客观地讲，目前馆藏档案中大多数是不受著作权保护的档案，在受著作权保护的档案中，又有相当部分档案的著作权益归国家或档案馆享有，因著作权状态的不定性而需要档案馆特别关注的只是较少数档案，主要是单位或个人向档案馆寄存、捐赠的档案和档案馆对外征购的档案[2]。换句话说，馆藏档案中主要是私人档案的著作权状态不确定，需要慎重对待。但是，我国仅有69%的公共档案馆提供馆藏私人档案的著作权状态信息[3]。基于此，促进私人档案开放利用是一项紧迫而有意义的工作，必须正视馆藏私人档案利用的著作权问题，同时考虑构建馆藏私人档案利用的著作权制度。

2 私人档案利用中的著作权问题分析

2.1 档案馆的著作权意识问题

据调查，我国62%的公共档案馆了解捐赠者或版权所有者的期望。档案管理员热情接收重要或有价值的私人档案，且同意有限制的获取条件。很多档案馆表示私人档案的获取仅限于版权所有者授权的个人，其他档案馆表示按版权所有者要求的获取仅限于“有资格的学者”。33%的公共档案馆援引了著作权法。申请人尤其是请求出版许可的人，不得不满足不违反著作权法规的机构需求。英国公共记录办公室对非皇家著作权材料的使用采用了与美国国会图书馆相类似的做法，即“既不授予许可也不拒绝许可，适当的时候搜索者必须寻求著作权所有者的许可”。另外，36%的公共档案馆考虑了与捐赠者或所有者一致的寄存期，30%的公共档案馆仅仅涉及了档案馆本身的规则[4]。

显然，档案馆都愿意接收私人档案，而且其考虑捐赠者或著作权所有者期望的覆盖范围是值得赞许的，但是只有少数档案馆援引了著作权法并考虑私人档案捐赠者相一致的寄存期，离理想层面还有一定距离。这在一定程度上表明了档案馆的著作权意识薄弱，著作权意识薄弱可能影响档案馆主动处理私人档案著作权问题的积极性和能力，导致档案馆在处理私人档案的接收、保存、管理以及用户利用等方面时不会深切地关注著作权保护，很可能会引起著作权纠纷。尤其当私人档案的创作者或著作权所有者故去、私人档案作为遗产以不可控的方式偶然地被转移给档案馆并且档案信息是有价值的、需要永久保护和存储时，著作权问题就会出现，因为档案馆需要确定授权给管理这些档案的个人，而且还需要实施最佳努力找到私人档案的继承者，并同他们就被转移给档案馆的文件列表缔结协议[5]。

2.2 私人档案获取的著作权问题

私人档案作为私人财产，对其复制和出版行为要受制于其所有者的规定，包括遵守知识产权法。对于通过礼物、购买等方式已经变成公共财产的私人档案，著作权规则完全适用，换句话说，私人档案被转移给公共档案馆的事实并没有剥夺它获得知识产权法保护的权利[6]。著作权转让是复杂的，需要档案所有者同档案管理员一起来澄清著作权所有权问题。通常，著作权属于作品和其他原创材料的创作者，但是可能被合法地转移给继承者或其他人[7]。著作权所有权的不同会导致对私人档案的利用方式有所差异，当私人档案著作权所有权转移给档案馆时，档案馆就同时拥有了私人档案的占有、使用、收益和处分的权利和著作权的各项权能，档案馆有权决定私人档案的公布、获取等方面的处置，用户只需遵照档案馆公布的使用方式、收费等要求使用即可，不必花费精力寻找并征得私人档案权利持有人的许可；当私人档案著作权所有权并未转移给档案馆、仍归属于所有者时，档案馆无权擅自决定私人档案的公布、管理和获取问题，用户利用私人档案则需取得权利持有人的许可。因此，为了有助于研究者便利地利用私人档案，档案馆管理者经常要求私人档案所有者捐赠的不仅仅是有形的论文，还有捐赠者可能拥有的任何著作权。当著作权分离于有形之物（例如信件或照片）时，档案馆对著作权的处理则需审慎，必须要取得著作权所有人的许可，否则就要受到获取限制。

另外，除了著作权外，还有其他因素影响私人档案的获取:（1）为保护自己或他人的隐私、保护商业秘密而不公开档案，或因档案储存载体濒临毁坏或已经毁坏而不公开档案；（2）私人档案中包含国家和公共安全、公共利益的信息，披露会导致国家或公共利益受到损害；（3）捐赠或寄存协议的原因。

3 馆藏私人档案利用的著作权制度构建

为了解决困扰馆藏私人档案开发利用的著作权问题，我国有必要明确私人档案利用的主客体、登记机构、档案鉴定、私人档案开发利用程序、费用标准、私人档案转移协议等方面的内容，在此基础上构建馆藏私人档案利用的著作权制度。

3.1 明确私人档案利用的主、客体

明确主体有利于确定私人档案开发利用的责任。私人档案利用的主体即私人档案利用活动的参与者，基于参与私人档案利用活动的意愿和能力包括:①私人档案所有者，有权决定是否将私人档案捐赠或寄存给档案馆并提供给公众使用；②档案馆，作为私人档案存储和管理机构，是私人档案开发利用的重要主持者；③档案中央登记处，有权登记并根据私人档案鉴定的原则、标准和程序等完成私人档案价值的确定工作；④用户，是私人档案利用的主要实施者。

馆藏私人档案利用著作权制度与私人档案的范围密切相关，只有符合一定价值的私人档案客体才能纳入馆藏私人档案利用著作权制度所管理的范畴，即被纳入到馆藏范围且被档案中央登记处登记并被鉴定。将私人档案利用的客体作此限定的原因将在“3.3私人档案鉴定”部分做出解释。

3.2 建立档案中央登记处

建立档案中央登记处是各国处理私人档案问题的第一步，这是一项高投入的工作，至少在工作之初需要配备调查者、汇编者，并且投入大量的资金。研究表明，建立档案登记处有助于对文化产品进行控制，但是具体程度还不清楚，一些登记处仅仅受理国家正式评估且被列为国家遗产的私人档案。各国都在宣扬私人档案所有者应该将其档案列入这样的登记处中，基于此，档案馆可能需要赋予私人档案所有者或保管人某种特权或经济利益。此外，档案馆可能需要接受某种约束，例如档案一旦被分类，档案馆就必须向公众开放接受监督，且必须保证档案不被毁坏或出口[8]。档案中央登记处的建立和维护，有助于发现有重要价值的私人档案并通过一定途径将其纳入档案馆馆藏并提供给公众使用，这对全社会的文明进步大有裨益。

3.3 私人档案的鉴定

首先，必须肯定的是私人档案有被正式认可的权利，确保这种权利实现的一个重要路径就是私人档案的鉴定。鉴定的主要目的不是不加区分地保留所有私人档案，而是应积极保存那些有重要意义、反映典型事件、体现重要权利、归属特殊人物的私人档案。

其次，应确保档案中央登记处的私人档案鉴定遵循一定的原则和标准，并颁发鉴定文件。私人档案的鉴定除了遵守一般意义的档案鉴定原则（即文件的独一性和文件内容的重要性）外，更应该以大众文化和物质文化的反映为侧重基准，体现私人档案本身的特性[9]。为了准确、全面地确定私人档案的价值，私人档案的鉴定还要参考以下标准:反映公共管理、国家政策的创造和执行活动，延长使用以执行和保护机构或私人的权利、义务，具有历史、社会、文化或科学意义，有明确的起源和外部特征，反映某个事件或事实的特殊性质，等等[10]。

最后，应该由档案界专家等组成的独立组委会来制定私人档案鉴定的程序和私人档案价值的计算程序。之所以执行鉴定程序和制定鉴定程序分属不同机构，是为了防止制定程序时只考虑有利于鉴定程序的实施，而并未充分顾及私人档案所有者乃至公众的利益。

3.4 确定私人档案利用的程序

私人档案的价值已经由相关机构确定，为了充分发挥其应有的功效和社会作用，确定私人档案利用的程序是必经步骤。

首先，用户查阅档案馆馆藏目录。为确保私人档案的可获取性，应该建立并维护私人档案公共获取的免费参考咨询系统，使用户对档案馆馆藏的私人档案目录、分类和存储位置、著作权状态等了然于胸。从档案工作方法论的角度来看，由捐赠者准备私人档案备注是最理想的，因为如果捐赠者同时是私人档案的创作者，应该最了解提到的问题[11]。然后，向档案馆提出申请，申请内容一般应包括档案名称、作者、出版社、内容简介、形成时间、所属类别等。最后，档案馆根据用户所列档案的著作权归属分别处理，著作权属于档案馆的可与利用者签署使用协议后予以批准，著作权属于个人的则与著作权所有者或其继承人联系协商签署授权协议[12]。

3.5 决定私人档案利用费用标准

尽管为公众的使用开放档案是必要的，但私人档案并没有为经济社会发展做出贡献的法定义务，因此可以通过一定的经济补偿来促进私人档案的开放利用，其中决定私人档案利用费用标准则是关键。

私人档案如果被用于学术、研究、教学、评论等目的，可以免费利用。但是如果被用于其他目的或进行商业性使用，那么在取得权利持有人授权的同时要支付相应的费用作为补偿。为了确保收费标准科学化、规范化，首先，要指明收费的法律依据。比如英国国立档案馆收取价格根据1958年公共记录法案中的费用规定设置[13]。其次，要规定档案利用收费标准。档案利用收费标准要科学合理，需要综合考虑档案本身的物理条件、档案本身的类型、档案服务成本等。再次，要限定收费的档案服务类型，比如，查阅档案不收费，档案的复制、影印、扫描、胶片打印等服务则要收取费用。然后，要指定档案费用收取方式，可以是现金支付、支票支付、汇票支付，或是信用卡支付等。最后，如果用户有特殊需要（比如邮寄、包装），则需另加费用。

此外，某些情况下收取档案利用费用是不合适的，比如，档案馆提供的服务不能满足用户需求，这时应该将已收取费用的全部或部分退还给用户，因此必须同时制定档案利用费用的退还方案，并界定清楚档案利用费用退还的情形和退还比例。

3.6 制定私人档案捐赠协议

馆藏私人档案所涉及的档案所有权、著作权所有权、获取限制等，通常由档案馆与捐赠者签署的合同约定。因此，制定私人档案捐赠协议并明确其中的形式要件和内容要件是必要的。私人档案捐赠协议在形式上要包括协议缔结的日期和地点、协议双方的数据（比如，私人档案捐赠者的个人数据和接收档案材料机构的信息）、协议内容的确定、私人档案转移需要档案馆支付的费用和支付方式或包括材料免费转移的条款、私人档案转移声明或者私人档案所有者声称其是档案材料的法定所有人并且拥有完全不受限制的管理权利[14]。

私人档案捐赠协议的内容主要包括:

第一，捐赠者转移私人档案的方式。确保私人档案可用性的主要目的之一是私人档案的提供，因此必须精确界定其提供方式:档案馆馆舍内对档案原件的直接提供；把档案原件借给其他机构；在档案馆局域网内对档案复制件的数字化和提供；未注册用户通过网络对档案复制件的数字化和获取；无条件的或受限制的可用性（规定期限内，指定的使用目的）[15]。

第二，明确私人档案的所有权关系和著作权归属。在私人档案捐赠协议中，应该清楚地描述捐赠档案是否已经具备完整的所有权，只有清楚关系后，档案馆才能从容地接受档案捐赠。档案馆与捐赠者应将著作权转让问题一并确立在书面协议中，并且要明确规定著作权归属及获取受限制的时间段。对此，按照《档案法实施办法》的有关解释，已经超过著作权保护期限的捐赠档案归档案馆合法拥有，并转化为社会档案信息资源，为社会服务[16]。

第三，为用户需求复制私人档案的条件。当用户将私人档案用于商业、广播目的和不同于非商业研究、私人学习、教育等目的时，制作复制件要取得著作权持有人以及所有必要的授权许可；当用户因非商业私人学习、研究、学术、评论、新闻报道等目的使用私人档案，可以以合理使用为依据，不经授权就可为其制作私人档案的复制件，但是仅可提供给用户一份复制件，并要注意保持所有著作权和其他产权通知完整无缺。

第四，私人档案获取受限制的情形。私人档案通常是具有著作权意义的作品。首先，未被传播的作品获取要受到限制，比如信件、备忘录、笔记等。在这样的情况下，捐赠档案材料的著作权或所有权不在捐赠者手中，捐赠者不可能转移作品的所有权，例如其他人写给捐赠者的信件等[17]，信件寄件人作为作品作者，收件人将决定是否提供它们。其次，某些私人档案的使用不仅涉及作品本身，还关系到作品中展示的个人，比如图像作品，法律规定图像的传播需要图像中展示的个人的许可。前文提到，除了著作权外，还有其他方面的因素影响私人档案获取:第一，私人档案包含有关第三方（除了个人、个人直接继承者或个人所在机构）的学生记录、金融记录、医疗记录或法律档案，可能涉及第三方隐私，隐私法可能适用；第二，捐赠的任何数字材料，比如计算机、计算机磁盘和其他数字存储媒介，可能包含密码、网络浏览历史、其他用户文件和似乎删除的文件副本。对研究者来说，这些文件是否具有显著意义将取决于转移的最初方式和档案馆处理数字文件的获取政策和程序，它们可能会随着技术的变化而变化，这些文件的披露会给捐赠者和研究者带来损失，因此档案馆管理者要慎重处理；第三，包含国家安全、公共利益或外交事务信息，揭露可能导致对国家或公共利益伤害的私人档案、记录，它们的获取应该受限制。

通常私人档案捐赠协议会要求个人在转移有形和数字材料的法律所有权到档案馆的同时，知识产权也可能被要求合法转移。鼓励将捐赠材料的著作权所有权利转移给档案馆，有助于研究者容易引用或出版这些文件。如果个人希望保留所有或部分知识产权，可以在捐赠协议中包括这样的条款，但是捐赠者不可能永久保留著作权，所以应该和档案管理员商定转移完全权利给档案馆的日期。为了便利对数字私人档案的利用，可以考虑制定一个不同于著作权所有权的数字内容单独协议，这样将有助于档案馆管理内容的保存和使用[18]。

注释与参考文献:

[1]张世林.我国私人档案所有权法律研究[J].档案学通讯, 2013(3):57-60.

[3][4]Rosemary E. Seton. The Preservation and Administration of private archives: a RAMP study[R/OL]. United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization, Paris (France). General Information Programme. Paris: UNESCO,1984.

[2]张照余.档案信息网络化建设研究[M].北京:中国档案出版社,2001.12:151.

[5][11][14][15]Anna KRZEMIŃSKA. Acquiring Private Archives- Legal Construction Agreements including issues: Copyright, Protection of Personal Data,Protection of Correspondence, Protection of Image,etc. [J]. Tehnični in vsebinski problemi klasičnega in elektronskega arhiviranja, Radenci 2015, 145-156.

[6]Duchein, Michel. Obstacles to the access, use and transfer of information archives: a RAMP study. [R/OL]. United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization, Paris (France). General Information Programme. Paris: UNESCO, 1983. http://unesdoc.unesco.org/images/0005/000576/057672eo.pdf.

[7]Donating Your Personal or Family Records to a Repository [EB/OL]. http://www2.archivists.org/publications/brochures/donating-familyrecs#.VxhJBlV97Dc, 2016-4-21.

[8]European Commission. Report on archives in the enlarged European Union- Increased archival cooperation in Europe: action plan[R/OL]. http://ec.europa.eu/archival-policy/docs/arch/reportarchives_en.pdf,2016-4-20.

[9]孙爱萍.国外私人档案鉴定原则与标准研究[J].中国档案,2006(4):55-57.

[10]National Archives of Latvia Archives Law[EB/OL]. http://www.unesco.org/culture/natlaws/media/pdf/latvia/latvia_archiveslaw_entof, 2016-4-11.

[12]王改娇.欧美大学档案利用版权制度及启示[J].山西档案,2011(5):27-30.

[13]Using materials from the National archives [EB/OL]. http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/information-management/use-of-tna-materials.pdf,2016-3-10.

[16]王静茹.档案捐赠管理研究[D].南宁:广西民族大学,2013.04.

[17][18]A guide to deeds of gift [EB/OL]. http://www2.archivists.org/publications/brochures/deeds-ofgift#.VxhNJFV97Dc,2016-4-21.