做好儿童福利院孤残儿童档案工作的措施分析

文·王思萍



做好儿童福利院孤残儿童档案工作的措施分析

文·王思萍

孤残儿童福利院是收养无人抚养的孤残儿童、孤残弃婴的社会福利事业单位。孤残儿童档案所管理的儿童福利院特色档案，是切实地维护孤残儿童合法权益不受侵害的重要依据。近些年来，国内儿童福利院越来越重视孤残儿童的档案管理工作，并把儿童福利院档案管理的规范化工作的开展列入到了议事日程。随着国内科技的不断发展与信息技术的进步，高科技信息技术走进普通大众的生活同时，也全面渗透到了儿童福利院的工作领域。

一、孤残儿童档案的建档形式

在档案管理的实践过程中发现，因为孤残儿童档案所包含的特殊性，故而其并不适宜通过传统意义上的文书档案的形式以体现，现阶段适宜的管理方法应和一些企业的人事档案相仿形式，并对其实施具体的归纳整理[1]。

第一，孤残儿童档案的设立，以每一位儿童的户籍所在地是否是在本福利院内为建档的原则。毫无疑问，只有很多孤残儿童在进入儿童福利院之后，其户籍的所在地才会随之挂在了福利院中，与之有关的建档工作才能够实施启动。

第二，在建档的起始阶段，孤残儿童的材料应当通过福利院的业务部门集中进行保管。因为儿童在进入福利院之后都会有专门的编号，业务部门只需要相应地根据其进入福利院的编号为孤残儿童建立个人档案，档案初期重视是以这一儿童的入院、体检、病史等材料为主。

第三，一旦孤残儿童确定离开福利院之后，儿童所在福利院内的户籍就要被注销，业务部们根据其不同去向、以及离院时间的顺序对档案材料实施排序编号，生成档号，做到“一人一档”，并最把档案移交到档案室进行保存。所有档案都需要存放在档案袋中，以便随时可以对儿童的档案材料进行添加。必须要重视的是，孤残儿童离开福利院后形成的反馈信息应当做到“随即入档”，使儿童档案得以持续。

通过长期的管理工作实践发现，“一人一档”的管理模式能够帮助儿童档案材料实现后续添加，帮助档案的保管、统计和查找工作更加便利，也可以给利用者提供方便。除此以外，归纳整理的档案管理形式不仅可以确定孤残儿童档案材料归档的时间，同样也明确了原始档案材料需要通过业务部门进行集中存放，从而保证档案材料的完善性、准确性、以及安全性。

二、做好儿童福利院孤残儿童档案工作的措施

（一）实施一体化管理

在创设了孤残儿童福利档案信息数据库的背景之下，应建立健全孤残儿童档案社会信息体系，进而实现一体化的管理模式，最终最大程度上发挥整体优势[2]。其中，创设联合目录进而达到资源共享，是基础条件以及核心的内容之一。档案管理人员一方面需要积极地去收集散存在档案科室与个人手中的儿童档案资料，避免出现严重的资料疏漏，另一方面还需要常常和福利院的业务部门加强沟通，不仅要对业务部门进行相应的工作指导，在具体的环节上也要主动参与。同时，一体化的档案管理工作还重视了信息反馈。档案管理人员注重收集有保存价值的文字、原始数据、合同、协议书、图纸等为载体的孤残儿童材料的收集，将最有价值的档案资源收集并归档保存，进而尽可能地发挥反馈信息在儿童福利档案信息资源开发和重要意义。[3]

（二）寻求院内有关部门的配合

因为孤残儿童档案材料绝不会单纯发生在业务科，福利院内的其他部门，例如医务科、教育科、康复中心、家庭寄养中心等都会在孤残儿童成长阶段，存有很多有价值的原始材料[4]。因此，档案管理人员在收集材料的过程中，一定要时常和其他部门保持正常的沟通与协调，第一时间进行档案材料的交接。在现实的档案管理工作中还发现，一些业务部门存在对儿童档案材料保管不精细的现象，例如在儿童的相关入院工作结束之后，会把其相关的材料随意装在资料袋或是柜子里，长此以往，很容易产生儿童档案材料的破损和丢失。故而，管理人员应当要求每一个院内部门在每一份儿童材料办理结束后，第一时间进行收集、整理、核对，并且对儿童的资料文件实施妥善规范化的保管，确保儿童材料不会出现丢失。因此，福利院可以在每一院内部门确立一名档案的工作人员，由其来进行对档案的收集、整理、保管，做好孤残儿童档案材料工作。

（三）重视档案的保存工作

在我国的孤残儿童的档案材料中，很大一部分是儿童的照片档案，具体有孤残儿童收养家庭的相关照片，儿童养父母在办理收养环节中出现的照片。此外，也有一些领养家庭寄来的孤残儿童在新的家庭中健康成长的一些生活照片等等。无论是对儿童福利院还是对孤残儿童来说，这些照片的存在都是非常珍贵、独一无二。因此，管理档案工作一定要非常重视对这些部分照片的档案实施有效的收集和保管，档案工作人员更应当全力克服因为照片数量多、拍摄时间跨度较长、儿童变化大等难度，细致地实施相关归类，严禁出现张冠李戴的现象，更不可发生照片档案因为疏忽产生丢失，最终保证这些照片档案的持续性与健全性。

（四）强化档案管理人员的综合素质

首先，应提高管理人员的档案意识。孤残儿童档案资料在最开始的阶段，往往是由儿童福利院的有关业务部门负责收集，在中后期则会将档案资料移交到档案室[5]。因此，不管是档案室的专职人员或是兼职人员，都一定要充分明确归档资料的区域，及时收集，确保儿童档案的完整性。档案工作人员不仅需要拥有谨慎、细微、认真的工作态度，还要主动转变工作意识，发挥主观能动性，经常和院内的其他科室保持交流，并且懂得通过有利时机，把孤残儿童在福利院中形成的有保留价值的档案资料完整地收集起来。

其次，档案人员要不断强化自身的业务能力。福利院可以对档案工作人员进行定期的专业技能培训，使档案人员及管理人员的知识结构从过去的单一封闭化提升到对档案工作的综合开放化。在日常的工作中，一旦遭遇疑难困惑时，要学会多问，重视与他人的探讨，在此基础上积累工作经验。在学习的过程中，保证态度上的谦虚、诚恳、认真、务实。在工作方式上，需要做到积极主动，灵活多样，擅于发现他们不注意的问题。在工作内容上，管理人员应立体式地学习，不仅要学习当前社会先进的管理制度、工作方式、专业知识，也应当具备现代化管理手段，保证勤奋、严谨的工作作风。

最后，档案管理人员还应当具备信息化的技术手段。伴随着我国档案管理的科学化与现代化发展，对孤残儿童档案进行网络信息化管理是福利院儿童档案规范化管理中的一个重要手段，能够较好地确保孤残儿童档案材料的准确性、可安全性，对于提升后期档案的利用率有着非常现实的重要意义。儿童福利院应配备专业的档案管理软件，按照现实需要编制管理程序，从而保证了儿童档案数据的安全性、有效性和规范化。在此背景下，档案工作人员及管理人员更需要充分接触现代化的档案管理方式，熟练地运用电脑进行管理操作，强化自身的信息交互能力，积极做好档案信息资源开发和利用工作，从而提高工作的整体质量。

总之，随着我国儿童福利事业的不断快速推进，儿童福利院孤残儿童的档案管理工作也因此更加繁重，对管理人员的要求也就更高。因此，管理人员需按现实要求，持续提高对管理工作的认识，创新管理手段，强化规范管理，加强档案编研，拓宽利用领域，最终让儿童福利档案管理水平迈上一个全新的台阶，为我国社会福利事业发展做出力所能及的贡献。

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[1]罗小龙，谢刚，顾兴树.农村幼儿教育的多元化发展——以成都市双流县为例[J].中国市场，2014，15（51）：166-167.

[2]江丽娜.残疾儿童福利院照顾模式存在问题及发展展望[J].南京理工大学，2013.

[3]魏巍.试论儿童福利院孤残儿童档案的规范化管理对策[J].华章，2014，10（16）：324.

[4]陈琴华.孤残儿童康复中的社会工作介入策略[D].福建师范大学，2013.

（作者单位：枣庄市儿童福利院）