医院档案工作调研与思考

文·李师军



医院档案工作调研与思考

文·李师军

随着档案事业的科学发展和新医改革的不断推进，医院档案工作作为档案工作体系的重要组成部分，必须明确自身定位，加强理念和机制的创新。笔者通过对临沂妇幼保健院、临沂市人民医院、临沂市中医院、沂水中心医院、临沂市肿瘤医院、临沂市精神卫生中心等6所市直医疗机构档案工作的调研，对医院档案工作现状进行了梳理，并对医院档案工作改革和发展提出相关建议，以供商榷。

一、医院档案工作现状及存在问题

（一）档案机构设置及职能分工情况

所调研的6所医院中仅有1所医院档案室为独立职能部门，其他5所医院档案室均为办公室所属二级科室。档案室主要负责文书档案、科技档案、声像档案、财务档案、实物档案的收集、整理、保管和利用工作，我们习惯于称之为综合档案室。但综合档案室并没有实现真正意义上的“综合”，人事档案、病案分别由人事科、病案室负责。不同门类档案在不同的部室分属管理，造成办公用房、库房、人员和设备配备的浪费，使医院有限的人力、物力资源得不到集约使用，同时也造成作为二级科室的档案部门在整个医院工作中话语权较弱，档案工作得不到足够的重视。

（二）档案工作人员配备情况

1.档案工作人员配备数量偏少。6所医院的综合档案室、病案室都配备了专职档案工作人员，而人事科则均未配备专职档案员。6所医院综合档案室共配备专职档案员8名，管理着文书、科技、声像、财务、实物等各类档案共计97369卷（件）；病案室共配备专职档案员49名，管理着病案4184000卷（件）。档案工作人员的数量与他们管理的档案数量之间明显不成比例，人手少、任务重的问题普遍存在。另外，医院其他部室均未配备兼职档案工作人员，未能在整个单位内形成完整系统的档案管理网络。

2.档案工作人员稳定性差。档案从业人员的固定与相对稳定，对档案工作的开展有着举足轻重的意义。然而，现在很多情况下，档案工作被视为一项闲职，或是一个没有发展前途的岗位。一方面，领导不愿把有能力的人才派过来。另一方面，一些业务骨干也不甘心在此久留，致使档案工作岗位人员更换频繁，工作不能很好地衔接。

3.档案工作人员专业人才少。6所医院的57名专职档案工作人员中，本科以上学历的有45名，所学专业为档案文秘及相近专业的仅有9名，其余多为护理等医学类专业的人员，专业不对口，配备不合理，使档案业务基础薄弱。另外，57名专职档案工作人员中，几乎没有通晓信息专业技术的人才，严重制约着医院档案工作信息化的发展。

4.综合档案室档案工作人员年龄偏大。综合档案室的从业人员，6所医院中除1所医院综合档案室档案工作人员平均年龄在35岁以外，其他5所平均年龄为47岁。工作人员年龄偏大，精力不充沛，很不利于档案信息化的发展和工作的创新。

（三）档案规范化管理情况

6所医院普遍存在重病案、轻综合档案的情况。病案由于客观记录病人的病情变化、诊疗经过、治疗效果及最终转归，是医院医疗、教学、科研的基础资料，所以普遍受到重视，6所医院内部均建立了病历讨论制度、病历书写规范等制度，设有病历质量检查小组、病案委员会等监督机构，病案管理比较规范。人事档案大部分由本科室工作产生，归档管理情况也较好。综合档案室由于管理的档案门类多、来源广，医院其他部室又未配备兼职档案工作人员配合档案的收集整理工作，导致归档不准确、不及时。尤其是科研档案、声像档案的归档状况令人堪忧。科研档案由于是科研人员个人成果，常被误认为归科研人员个人所有，又关系到科研人员专业技术职务的评聘、晋升，所以常常被科研人员据为己有。声像档案由于拍摄者归档意识的欠缺和监督管理机制的不健全，也常常散存在个人手中。

（四）档案基础设施配置及信息化情况

医院的迅速发展带动了医院档案基础设施配置的提高。6所医院综合档案室均能实现库房、阅览室、办公室三分开。并按标准配备电脑、打印机、复印机、空调、去湿机、杀菌机等设备。病案室因档案数量急速增加，库房存贮空间压力较大。人事档案办公用房和档案库房都相对比较紧张，设备配置也是参差不齐。监控设备几个档案室都未能配备。

6所医院的HIS系统（医院管理信息系统）都初步实现全覆盖，为患者就医、医院管理带来便捷，也让人们越来越认识到信息化的重要性。但与此相比，医院档案工作的信息化进程依然比较缓慢，尤其是综合档案室信息化建设投入不足，使用软件陈旧，仅限于实现档案信息的自动检索。人事档案信息化基本未实现。只有病案室信息化软、硬件配备良好，有病历管理程序，可以实现电子打印病历，但由于保护患者隐私的需求，现阶段均不能实现医院各部门间信息的共享。

（五）档案开发利用情况

6所医院病案的利用开展得都比较好，而综合档案室保存的各类档案的利用率均较低。利用工作普遍处于你来我查的被动状态。利用者多局限于医院内部行政科室，医院广大职工查档意识较为薄弱。档案部门也缺乏主动宣传档案、提供档案的措施，缺少深层次、有针对性、有实际利用价值的编研成果。

二、对医院档案工作改革和发展的建议

医院服务对象的特殊性，专业技术人员的聚集性，使医院拥有大量的科研档案、基建档案、设备档案及病历档案。它们同文书档案、声像档案、财物档案、实物档案、人事档案、等共同组成了医院档案体系。医院档案不仅见证医院的发展，也同人们生活息息相关。重新定位和认识医院档案工作，增强领导干部档案意识，加强档案体制改革，才能推动医院档案工作的科学发展。

（一）大胆创新，开展档案工作的大部制改革

加强各门类档案的有机联系，从系统的角度认识档案工作，改变以往简单将综合档案室工作等同于医院全部档案工作，将人事档案归为人事工作，病案纳入临床医疗组成部分的观点，从统筹发展、合理整合的角度出发，对医院档案工作实施大部制改革。将综合档案室从办公室剥离，成为独立职能部门，对院办公会有直接发言权。将人事档案、病案等都纳入综合档案室的集中统一管理，同时接受人事、医务等相关部门的监督管理。这样既节约医院人、财、物的投入，又便于规范统一管理，同时也可提高档案工作的地位。

（二）事半功倍，提高领导干部的档案意识

山东省委办公厅、省政府办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》指出，“提高全社会档案意识。各级党政机关、企事业单位、社会组织要将档案法律法规宣传教育纳入普法教育整体规划，将档案法律法规政策和档案管理理论列入各级党校、行政学院教学内容，大力提高领导干部、公务员、企事业单位法人代表的档案意识”。要多措并举提高领导干部的档案意识，一是档案行政主管部门要协调各部门，适时举办各级领导干部档案知识培训，扩大参训人员范围。二是档案学会要在促进档案工作的交流和发展，提高档案工作影响力方面发挥积极的推动作用。我市更可利用刚成立临沂市档案学会卫生档案专业委员会的有利条件，加强各医院间档案工作的沟通与联系，提升医院领导对档案工作的重视与支持。三是医院内部也要充分利用医院中层干部读书会、院周会、职能科室负责人会等机会，促进领导干部积极学习档案相关知识。

（三）增配人手，加强对档案工作人员的培训考核

要进一步充实档案专业干部队伍，尤其要补充档案文秘、信息技术专业的档案人员。要在医院每个部室，特别是办公、人事、财务、科教、基建、设备等重点部门配备兼职档案工作人员，负责督促检查本部室日常档案资料的形成、积累和整理工作，形成完整系统的档案管理网络。要采取多种激励措施留住档案专业人才，保持档案工作人员的基本稳定。要加强对档案工作人员的培训考核，努力提高档案人员的整体素质。坚持持证上岗制度，无论是从事综合档案管理还是病案、人事档案管理的人员都必须持证上岗，参加档案行政管理部门组织的年检培训。也可以通过组织实地考察、网络在线学习等多种形式提高医院档案干部队伍的综合素质，通过组织档案业务技能竞赛、院内工作评比考核及参加全市档案行政管理部门组织的业务考核等方法努力提高医院档案工作整体水平。

（四）加大投入，提升档案信息化进程

随着医院的快速发展，医院档案数量急增，医院必须加大对档案工作的投入，不断满足档案库房、办公用房及所需各项设备的需求；要加大对档案信息化软、硬件的投入，尽快实现档案的数字化、网络化，使得档案信息化与医院信息化相匹配，相衔接。可以考虑将各类档案资源与医院信息资源进行整合，使医院档案工作纳入医院整体的办公自动化系统，实现档案信息资源的网上共享。

（五）转变思想，提高档案利用效率

档案的价值在于为群众服务，医院档案工作人员要转变重保管、轻利用的观念，扩大服务面，面向全院职工、面向广大患者提供档案服务。要变被动服务为主动服务，努力加强对档案的深层次开发利用，积极主动为医院及职工提供档案咨询，为院领导决策提供重要依据。档案编研要立足医院各部室的特定工作，对档案信息进行采集、分析和总结，有针对性地提供有实际利用价值的档案资料。如分析科研档案信息，研究科研发展趋势，编制档案分析报告等等。由于医院档案与居民生活息息相关，也可以通过开辟专家档案介绍、临床成果展览、经典病例展示等多途径的服务，让患者了解医院、了解专家情况、了解疾病，让更多的群众共享档案成果，解决实际困难。

医院档案是医院及社会的宝贵财富，加强医院档案工作对服务广大人民群众有着重要意义。在医疗事业快速发展的今天，医院要切实提高对档案工作重要性的认识，提高档案工作在医院发展中的地位，提高档案工作人员的专业素养，鼓励档案人员刻苦钻研，勇于创新，让档案更好地为医院发展和群众健康服务。

（作者单位：临沂市妇幼保健院）