基于档案与图书互联关系的高校档案馆职能扩展

刘 颖/金华职业技术学院

档案馆是档案事业的主体，研究档案馆职能扩展对档案事业发展具有现实意义。当前，“大数据”时代的来临推动了档案事业快速发展，也给档案工作者带来了机遇和挑战。高校档案馆作为档案事业的重要组成部分，应顺应时代发展的要求，积极扩展自身职能，不断提升工作成效。

1 档案与图书的关系分析

1.1 相同点

在我国古代，档案与图书同时作为重要的文献，两者之间没有清晰界限，并且年代越久远，二者的界限越不明晰，这是由当时的生产力所决定的。如，商代用甲骨文书写的材料既是当时的档案，也是典籍，记载了当时经济、政治、文化各方面的知识，并具有传播信息、提供查考的作用。

第一，均属于信息资源范畴。从概念上来看，档案是国家机构、社会组织以及个人在从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是具有凭证权威性的信息资源；图书是用文字、图画或其他符号手写或印刷在纸张等形式的载体上并具有相当篇幅的文献，包括以图书为主的书籍、期刊、报纸、图片、图表等，是传播范围较广的信息资源。第二，工作方式存在相同点。档案工作和图书工作都是对原始信息进行收集与加工，转化为可以利用的信息资源，二者采用的工作方式和手段大致相同，并且大多通过检索方式对信息加以利用。第三，社会职能具有共性。档案和图书在社会职能上存在较多共性，二者都具有服务社会的职能，特别是在政治、教育、科研、生产、经济建设等领域发挥着重要的指导和借鉴作用。

1.2 不同点

随着社会生产力的发展和阶级统治的需要，档案工作与图书工作逐步分道扬镳，并最终成为两个独立的工作体系。究其分化根源，在于两者存在明显的不同点。

第一，信息侧重点不同。档案侧重于“过去的”信息，一般不具时效性；图书信息则包含一定的时效性。第二，载体不同。图书一般以纸张为载体，近年来还出现了电子载体，载体形式相对单一。档案的载体比较多样，除了纸质载体、电子载体之外，还包括古代的甲骨载体、近现代包括磁带、胶卷在内的声像载体等。第三，功能不同。虽然档案和图书都以服务社会为基本职责，但二者发挥的功能有所不同。档案具有法律效力，在服务社会的过程中发挥凭证作用；图书一般不具备法律效力，只发挥参考借鉴作用。

1.3 二者可以互相转化

档案与图书分离之后，在漫长的历史进程中可以互相转化，实现相互借鉴、相互融合、共同发展，成为更有利用价值的信息资源。档案和图书可以根据信息传递方式的不同进行转化。档案资源可通过编研等手段进行加工，成为文献信息，并通过图书出版的方式得以传播。在开展档案工作时，可充分利用图书文献中的相关信息资源，如依据文献线索查询档案资料，并进行收集、保管和提供利用；而具有较高保存价值的图书，本身就是档案。

2 高校档案馆职能扩展的必要性分析

2.1 国家对高校档案馆职能扩展提出要求

《中华人民共和国档案法》和有关法律规定，档案馆具有存史与利用两大基本职能。在此基础上，2009年全国档案局长馆长会议明确提出，全国档案馆应进一步扩展职能，以顺应国家经济社会发展的需要。高校档案馆要按照国家档案局的要求，从服务中心工作、大局工作的高度出发，积极扩展档案馆职能，让高校档案资源服务国家发展。

2.2 社会对高校档案的利用需求不断增加

“大数据”时代，社会档案意识不断增强，对档案信息的利用需求不断增加。高校档案信息资源是高校在教学活动、日常管理和科研工作中形成的、涉及面较广、潜在社会和经济效益较高的优质信息资源。目前，我国高校档案馆大都为独立部门，局限于面向校内提供档案服务，服务面相对单一，接触社会、面向社会提供档案利用服务的机会较少。目前提供社会查阅利用的只有学籍档案，这难以满足当前社会对高校档案的利用需求。因此，高校档案馆应积极扩展职能，最大程度地发挥资源优势，满足社会的档案利用需求。

2.3 国内外高校档案馆开展的相关实践

目前，国外高校已着手开展包括档案资源在内的多种资源整合工作。如，美国哈佛大学把档案馆与图书馆合并，共同承担面向社会的科研信息服务和信息代查待检服务；美国密歇根大学成立了独立运营的大学综合信息服务中心，中心发挥着推动国家科技创新、促成人文社科领域交流合作等作用，主要服务对象是本校的在校学生和社会科研人员。国内也有少数高校尝试对校内档案馆和图书馆进行整合，以较好地发挥高校信息资源优势，促进本校教学、科研和当地经济文化的发展。

3 高校档案馆职能扩展设想

高校档案馆可充分利用自身的信息优势与技术优势，以现有门户网站为依托，联合高校其他相关职能部门，组成高校的信息资源中心——图文信息中心。具体来说，高校图文信息中心的主要组成机构可分为高校档案馆、高校图书馆和高校网络技术部门。高校档案馆保存的档案是高校在开展行政工作、组织教学和科研活动、进行日常管理的过程中产生的重要历史记录；高校图书馆具有广泛的信息收集和传播渠道，能够及时反馈高校和社会对高校档案信息的利用需求，高校图书馆具有丰富的藏书资源，档案馆可充分利用藏书了解相关档案资料的情况并开展征集工作；高校网络技术部门为信息传播提供优质技术保障，使得图文信息中心成为信息共享的重要平台。建立高校图文信息中心能够为高校和社会提供互动平台、建立沟通桥梁，使得社会在利用高校档案的同时，与高校建立合作关系，实现互利共赢；有利于宣传档案馆馆藏资源，不断提升高校和社会的档案意识，在做好提供档案利用服务的同时，还能有效挖掘社会潜在的档案利用需求；档案馆也可根据各方对档案利用需求的分析，有的放矢地提供档案信息推送服务，实现自身职能的扩展，促进高校和社会经济文化的发展。

4 实现高校档案馆职能扩展应注意的问题

首先，实现高校档案馆职能扩展应具备一定的软硬件条件。不同高校的档案工作情况不尽相同，档案馆建设时间有先有后，档案馆规模有大有小，档案工作经费有多有少，一般来说，档案工作基础较差的高校，其档案馆往往馆藏档案资源不丰富，且档案数字化工作起步较晚甚至没有开展，这样的高校档案馆就不适合立即扩展档案馆职能，其当务之急是夯实档案工作基础，不断丰富馆藏并着手开展档案数字化工作。对于档案工作基础扎实、工作成效明显、工作经费充裕的高校，可考虑扩展档案馆职能。需要注意的是，还要确保本校图书馆的软硬件设施设备达到一定规模，以及学校网络技术部门具备足够实力，并且两家部门都有趋同的价值理念和良好的合作愿景，只有这样，才能真正实现高校档案馆的职能扩展。

其次，高校档案馆职能扩展应循序渐进。高校档案馆职能扩展是一项全新工作，要做好这项工作，必须脚踏实地、稳中求进。根据本校档案馆发展的实际情况，可以把职能扩展的范围从校内转向社会。可以在校内逐步开发档案馆的校史校情教育职能、建立电子文件管理中心和教学实践基地等，实现档案馆校内职能的扩展。当校内职能扩展到一定程度后，再根据社会机构和个人的需要扩展社会职能。社会职能的扩展形式可以多样化，如，完善学籍档案查询功能、推出科技档案信息查询功能等，为学校和当地社会经济发展服务。

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