高校档案馆实现经济效益的路径探讨

2016-02-03涂上飙武汉大学档案馆

浙江档案 2016年8期

涂上飙/武汉大学档案馆

1983年颁布的《档案馆工作通则》规定，档案馆的基本任务是在维护党和国家历史真实面貌的前提下，集中统一地管理党和国家的档案及相关资料，维护档案的完整与安全，积极提供利用，为社会主义现代化建设服务。1987年颁布的《中华人民共和国档案法》明确规定，档案馆是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。从上述规定中可以看出，档案馆作为文化事业单位，强调的是其社会价值、社会效益，即档案馆的系列活动对社会发展和文明建设所产生的客观效果。然而，档案馆在其工作中，不可避免地会伴生出经济效益问题，这一问题对于档案馆的发展，以及更好地发挥其社会效益，有着重要影响。

1 档案馆实现经济效益的必要性

1.1 有利于弥补财政经费的不足

高校档案馆是高校的直属单位，其工作经费来源主要是学校财政拨款，具体包括两部分：一部分是年度预算拨款，用于档案馆的日常活动；一部分是专项拨款，用于专项项目的建设和开发。以“211工程”高校为例，近年来高校档案馆的年度预算拨款额度在15至30万元之间。专项项目一般分“数字档案馆建设项目”，包括“档案的保护与修复专项”“档案的数字化专项”“档案老照片档案底片抢救专项”“档案抢救与名人档案介绍专项”等；“档案的基础建设专项”，包括档案库房建设、基础设备建设等项目；“档案的开发利用专项”，包括校史馆建设、档案史料的整理出版、档案资源的深度开发利用等项目。从全国来看，东部高校档案馆的专项经费较为充足，如位于上海、浙江、江苏等省市的高校档案馆；而中西部地区高校档案馆的专项经费非常有限，有的甚至没有专项经费投入。

囿于这样的经费状况，不少高校档案馆在日常工作中往往超前支付、“寅吃卯粮”，在开展业务工作和进行行政管理时往往是顾此失彼，项目建设的质量难以保证。此外，档案馆对外协作和交流活动也受到影响。因此档案馆实现经济效益，能够弥补经费不足，推动各项工作开展。

1.2 有利于进一步转变档案馆管理模式

为适应时代发展的需要，目前高校档案馆开展工作时，注重档案资源、人力资源的合理开发和利用，以及基础设施的协同发展，同时不断改进服务理念，服务内容越来越广，服务领域越来越宽，此外积极更新服务手段，数字化、网络化日益成为管理手段的主体，传统管理模式的区间越来越小。然而，从追求最大经济效益和社会效益出发，目前档案馆在档案工作决策思路的创新上、在服务的主动性上、在档案收集和保管的精细化上、在档案意识的磨砺上，都还有拓展的空间。因此档案馆实现经济效益，有利于进一步转变管理模式。

1.3 有利于提高广大员工的工作积极性

美国心理学家马斯洛指出，人的需要分为生理（衣、食、住、行等物质上的需要）、安全（生、老、病、死等方面的保障）、社交（情感的和归属的需要）、受人尊重和自我实现五个阶段的需要。物质的需要是人的需要中最基本的需要。目前，因为经费的局限，高校档案馆工作人员的待遇相对偏低，且许多人不能出去进行必要的馆际业务交流以及参加业务培训，由此导致工作人员工作热情不高、工作的思想根基不稳固，工作的积极性、主动性和创造性难以发挥。如果档案馆通过有效的手段、合理的途径及适当的方式，争取好的经济效益，必将会大大提高工作人员的工作积极性，不断提高工作质量与工作效率。

2 档案馆实现经济效益的可行性

2.1 档案法律法规的出台，为档案馆实现经济效益提供了法律依据

法律是国家根据统治阶级的利益与意志制定和认可的，并以国家强制力保证实现的行为规范的总和。有关档案的法律法规是关于档案馆性质与任务、档案管理以及档案利用等方面的法律规范。

关于档案馆提供档案利用服务并获取一定的经济利益，1990年国家档案局发布的《中华人民共和国档案法实施办法》（1999年修订）第10条第3款规定：档案馆应“采取各种形式开发档案资源，为社会利用档案资源提供服务”；第22条规定：“各级各类档案馆应当为社会利用档案创造便利条件。提供社会利用的档案，可以按照规定收取费用。”2008年公布的《高等学校档案管理办法》第22条规定：“高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。”上述有关规定，为高校档案馆实现良好经济效益提供了法律依据。

2.2 知识经济时代的到来，为档案馆实现经济效益提供了广阔市场

继农业经济、工业经济之后，人类已经迈入知识经济时代。在农业经济时代，档案是政治的附属品；在工业经济时代，档案被看作是一种信息资源；在知识经济时代，档案成为重要的知识资源，档案工作成为知识管理工作。知识经济将知识与信息作为重要资源，必然导致人们信息意识的增强和信息需求的增加，这也就为档案事业的发展提供了良好的社会需求环境和广阔的市场。

从档案的经济效益来看，这样的市场和环境更多面对的是个体需求，提供的是个性化的服务。如学生想考入某所大学，或想进某大学工作，学生与家长都需要对这所大学有更多了解；曾经在大学攻读过学位或进修、培训过的学生，他们有对过去学习生活时代进行回忆、追溯的要求；不同层次、不同水平、不同类型的大学，学者都有对大学本身进行深层次研究的需求，等等。这些需求为档案馆经济效益的实现提供了广阔的市场。

2.3 档案馆馆藏丰富，为实现经济效益提供了物质保障

目前大学档案馆的馆藏资源比较丰富。据不完全统计，北京大学馆藏档案21万卷、清华大学14万卷、浙江大学19万卷、武汉大学35万卷、中山大学17万卷、四川大学25万卷，这类高校的起源较早，往往建于晚清或民国，保存下来数量众多的珍贵历史档案；新时期，高校各项事业蓬勃发展，由此产生了数量庞大的档案，根据国家27号令的要求，这一部分档案可分为11大类，包括党群、行政、教学、科研、基建、设备仪器、产品生产与科技开发、出版、外事、财会和人物等；如按全宗分类，可分为多个全宗。以武汉大学为例，武大档案馆馆藏档案全宗分为国立武汉大学、私立文华图书馆学专科学校、湖北省立医学院、武汉大学、武汉水利电力大学、武汉测绘科技大学、湖北医科大学、武汉大学（新）等8个全宗，以及部分名人全宗，在这其中包括建国前档案5706卷、11844件；照片档案10424张；电子档案2086份；图书资料10000余册。高校档案馆丰富的馆藏资源，能够满足人们多层次、多方面的需求。

3 实现档案馆经济效益的路径探析

3.1 利用丰富的馆藏，开展系列有偿服务

中国是一个档案资源丰富的国家，也是档案资源开发利用历史悠久的国家。先秦时期，《尚书》是我国第一部档案文献汇编，《春秋》是孔子利用档案撰写的第一部编年史；司马迁的《史记》、班固的《汉书》、郭璞的《晋书》、司马光的《资治通鉴》、李焘的《续资治通鉴长编》，以及清代的《四库全书》、民国的《辛亥革命回忆录》《中华民国史料长编》等，都是利用档案形成的成果。目前，高校档案馆中的11类纸质档案，以及照片、声像等特种档案，都是开展有偿利用服务的物质基础。利用这些馆藏档案，可开展以下有偿服务。

第一，围绕一定课题开展定向服务。围绕一定的课题展开定向服务，在高校内部具有广阔的市场。高校会围绕一定的主题开展系列活动，在保证经济效益的前提下，档案馆可以承接相关项目。如，在各学科专业开展院系庆典时，为其制作庆典画册、编撰学院发展史；围绕大学文化建设开发档案文化产品，可以是大学文化研究、大学的办学理念研究、大学的学者学术研究，等等。这些定向服务的展开，既可以为高校的文化建设做出贡献，也能给档案馆带来经济效益，可谓一举多得。目前，武大档案馆为学校开发了系列的文化产品，既为武大文化建设提供了素材，也为自身带来了一定的经济收入。

第二，编辑出版系列档案资料。编辑出版档案资料是高校档案馆的工作之一，目前清华大学、北京大学的档案馆都出版有系统的档案资料。遗憾的是有不少高校没有认识到编辑出版档案资料是档案工作的一部分，以至于日常工作中并未开展此项工作。需要注意的是，根据档案法的规定，满30年以上的档案可定期对外开放。为落实档案法的规定，高校档案馆应将馆藏民国时期的、解放后计划经济时代的以及改革开放初期的档案有选择地编辑出版、对外开放。编辑出版档案资料，有助于提高档案利用效率，并降低对原始资料的损耗；编辑出版档案资料，在对外宣传本校文化、服务学校决策、教学和科研的同时，能够获得一定的经济效益。如，《北京大学史料》出版后就被抢购一空，档案馆取得良好的经济效益与社会效益。

第三，制作出售档案缩微品。信息时代的到来使制作档案缩微品成为可能，一般来说档案缩微品体积不大，能够存储的信息量大，且便于携带和查阅。因此，高校档案馆完全可将馆藏档案进行分类，制成档案缩微品，向不同层次、不同需求的单位与个人出售。

3.2 争取社会团体和个人的捐赠

档案馆作为公益事业单位，是为公共事业和社会服务的，因此可以接收社会团体和个人的捐赠。在国外，接受社会团体和个人的捐赠是很普遍的事情。高校档案馆在争取社会团体和个人的捐赠的过程中，最有可能的实现途径是接受校友的捐赠。

从广义上讲，校友是指在学校学习过的各种层次和各种类别的学生，或者在学校工作过的教授、兼职教授以及教职工等，狭义的校友是指从学校毕业的各种类型的学生。由于母校是校友永恒的情感归宿和精神家园，因此母校与校友之间有着一种永远割舍不断的感情。校友终身情系母校，时刻关心母校的建设与发展。有成就、经济基础较好的校友，完全可以通过不同途径和方式，向高校档案馆进行捐赠。捐赠之举既体现了校友关心教育、回报母校的良好道德风尚和社会责任感，也能宣传自己的事业，提高自身的影响力和知名度。南京大学在建立数字化校史馆的过程中，就得到过校友的专项捐赠。当然，在争取校友捐赠的过程中，高校档案馆要借助已有的档案资源，精心设计捐赠方案，使校友感到温暖，最后达到愿意捐赠的目的。

3.3 对外承接各类项目

高校档案馆对外承接或申报项目，也可获得一定的经济资助。以武大档案馆为例，可结合武汉城市圈“两型社会”建设发展战略、湖北省两圈一带发展战略，从历史文化的角度研究高校对城市、社会的辐射功能；也可以“大学的发展在校园文化建设中的作用”为主题，争取国家的专项支持。此外，可以争取国家档案局专题性的档案专题研究项目，也可向教育部、文化部、中央宣传部等单位申请研究项目。

3.4 兴办与档案馆业务有关的产业

档案馆可以借助于丰富的馆藏资源，以市场化的运作方式，作为市场主体参与市场竞争。通过市场了解社会需求，不断提升档案工作的服务质量，实现档案资源经济效益和社会效益的最大化。档案馆是事业单位而具有企业的行为，目前找不到相关的法律依据；但作为档案工作的一种创新形式，可将档案馆的一部分人力、物力和财力投入市场，通过合作的方式，实现档案馆的经济效益。这种合作可由档案馆、中介机构（档案事务所）和企业三方组成。在这其中，档案馆主要提供资源，并根据市场需求进行开发；中介机构主要负责采集需求信息，并提供信息咨询、预测以及反馈等服务；企业主要面对需求方，为其提供需求服务。三方共同承担市场的风险，也共享其中的收益。