关于工程项目档案“单元归档”的思考与实践

林丽云/台州市档案局

一直以来，工程项目档案立卷归档整理都是档案工作的重点和难点之一。难点表现为，工程项目档案形成的环节、内容、立卷整理都难以把握和掌控。特别是当前，工程项目投资额和建设规模越来越大、建设工艺越来越复杂、档案部门跟进重点工程项目的力量薄弱，使得成工程项目档案监管和指导困难重重，重点工程项目档案验收时，档案归档不齐全、整理不规范、排序不准确的问题时有发生。我们认为，在重点建设项目管理中应提前介入，制定规范，技术交底，抓监理全过程监管，推行“单元归档”立卷归档制度，实现重点建设项目档案规范管理。

1 工程档案“单元归档”理论依据

《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）在总则、项目文件收集、项目竣工文件编制、项目文件整理与归档等条目中，明确提出了项目档案的归档思路，即按照工程的成套性特性进行立卷归档。

第4.4条规定：“建设单位、勘察单位、设地单位、施工单位、监理单位和材料、构件及设备供应单位应根据本规范要求，完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。”这项条款明确指出，各参与建设单位之间的文件材料不得合并、串联、混杂，应各自归档、明确职责。

第5条就项目准备阶段（第5.2.1）、项目施工阶段（第5.2.2）、项目试运行阶段（第5.2.3）、收集范围（第5.3）、收集时间（第5.4）做出了明确的规定，要求按文件形成的先后顺序和各参建单位的职责进行收集。

第6.1.2条规定：“竣工文件由施工单位负责编制，监理单位进行负责审核。主要内容有：施工单位综合管理文件、测量文件、原始记录及质量评定文件、材料（构配件）质量保证书及复试文件、测试（调试）及随工记录、建筑、安装工程总量表、工程说明、竣工图、重要工程质量事故报告等。”这里所提出的竣工文件编制，应是施工单位按照一个单项工程、单位工程、单元工程提供成套性竣工资料。

第7.1.2条规定：“建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应根据文件的性质、内容分别按年度、项目的单项或单位工程整理。”这一条应理解为建设单位、施工单位和各参建单位应遵循项目档案形成的规律，按各自形成的特点进行有序归档。

第7.2.2条规定：“项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷；项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷；设备文件按专业、对号件等组卷；管理性文件按问题、时间、顺序或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；设计变更文件、工程更改洽商单、监理文件按文种组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。”这一条更加明确指出，工程档案应按专业、按台套、按工艺顺序等实现成套性归档。

我们根据上述条款的要求并结合重点项目档案指导发现，工程档案归档规范、办法只要求到单位工程，与实际建设工程中的建设环节有很大差距。特别是一些大的项目工程，一个单位工程可以包含几十个单元工程，每个单元工程下面有更多的子单元工程，立卷归档应该更加细化，按单元工程进行立卷归档更为妥当。

从实践来看，按单元工程归档，不但不会给建设单位、施工单位、监理单位增加麻烦，反而更有利于建设单位、监理单位预先控制，有序地收集材料，轻松完成预立卷工作，也有利于工程档案整理组卷工作，有利于业务指导人员对重点项目资料产生进行监管指导。

2 项目工程档案归档内容

2.1 业主单位归档材料

建设单位的材料应根据建设进程，视项目进展情况对项目前期、项目管理中的档案进行归档，按问题、时间、顺序进行组卷。具体可按立项阶段、勘察阶段、可研阶段、各部门审批阶段、初步设计阶段、施工图编制报审阶段、概算预算阶段、招投标阶段、征地拆迁阶段、开工建设阶段、安全管理阶段、竣工验收阶段等各阶段工作开展收集归档，以阶段为节点，以时间为主线，做好预立卷工作。

2.2 监理单位归档材料

监理单位的归档工作应以一个单位工程为监理资料收集单位，实现成套性归档，具体可按每个单位工程建设所产生的资料进行收集。每个单位工程包括以下内容：一是监理管理性文件，包括监理规划、监理实施细则、旁站监理方案、监理月报、第一次工地会议纪要、监理会议纪要、监理工作日志、监理工作总结、工作联系单、监理工程师通知及回复单、工程暂停令、工程复工报审表；二是质量控制资料，包括工程质量事故报告及处理资料、旁站监理记录、工程平行检验记录、工程材料/构配件/设备报审表、见证取样和送检见证人备案表、见证记录、工程技术文件报审表、报验申请表；三是造价控制资料，包括工程款申请表和支付证书、工程变更费用报审表、费用索赔申请表和审批表；四是合同管理资料，包括建设工程委托监理合同、工程延期申请表和审批表、分包单位资质报审表；五是竣工验收资料工程质量评估报告、监理资料移交书、监理费用决算资料、工程档案监理报告。整个项目工程监理档案应由所有的单位工程的监理材料组成。

2.3 施工单位归档材料

应按项目工程的划分和施工工序来组卷归档。一个工程建设项目是一个工程综合体，可分解为许多有内在联系的独立和不独立工程。工程建设项目可分为多个单位工程，每个单位工程可分为多个分部工程，每个分部工程又可分为多个分项或单元工程，单元工程下面还有子单元或检验批。工程建设项目的划分是一个从大到小、从总体到最小单元的分解过程，施工技术文件要以最小单元工程为最小组卷单位进行组卷。多个单元工程组成一个分部工程的档案资料，多个分部工程的档案资料组成一个单位工程的档案资料，多个单位工程的档案资料形成一个单项工程的档案资料，最后形成整个建设项目的档案资料整体，如此才能完整、准确地反映项目建设全过程。

3 施工材料“单元归档”组卷顺序

一般分部工程都按不同部位、不同专业进行划分。档案组卷排列顺序应把分部作为一个整体立档单位，分部工程中的资料应该如下排列：施工组织设计——施工图设计文件会审、技术交底记录——各分项（单元）工程设计变更通知单、洽商记录——N1（单元）工程原材料、成品、半成品；构配件、设备出厂质量合格证书；出厂检（试）验报告和复试报告；（单元）工程施工试验资料；分项（单元）工程施工记录；分项（单元）工程测量复核资料；分项（单元）工程隐蔽工程检查验收记录；分项（单元）工程工程质量检验评定资料；使用功能试验记录；——N2（单元）工程原材料、成品、半成品；构配件、设备出厂质量合格证书；出厂检（试）验报告和复试报告；（单元）工程施工试验资料；分项（单元）工程施工记录；分项（单元）工程测量复核资料；分项（单元）工程隐蔽工程检查验收记录；分项（单元）工程工程质量检验评定资料；使用功能试验记录；——N3……——事故报告——交工测量资料——交工验收资料。这里面包含着整个分部的综合性材料和分单元的独立性材料，这样既有综合又有分单元，解决了施工建设单位的资料产生与建设工程同步进行问题，归档的顺序直接在施工的第一线进行确定，解决了归档资料收集困难的问题。

4 项目档案“单元归档”预立卷制度

根据上面所述建设、监理、施工单位不同的档案组卷方法，每个项目工程都要求所有参建单位建立预立卷制度，提前介入，防止档案资料因建设时间长、人员更换而出现资料排序混乱，无法按阶段、按单位进行立档问题。第一，建设单位档案员按前期工作进程对进入档案室的资料进行预立卷，按工作阶段、内容、时间流水编号，装盒，建立电子文件目录；对缺失的文件资料，及时联系相关人员进行补充完善。第二，施工单位档案员按单元工程——分部（子分部）工程——单位工程对产生的档案资料进行预立卷、流水编号、装盒、建立电子文件目录；检查表单的签章手续以及记录内容的完整性、准确性及真实性，及时查漏补缺。第三，监理单位档案员以单位工程为单位，做好监理管理资料、质量控制资料、造价控制资料、合同管理资料的收集、流水编号、装盒、建立电子文件目录；保证表单的签章手续、记录内容的完整性、准确性以及真实性，及时查漏补缺。

5 原材料“单元归档”问题

原材料归档是施工单位资料归档的一个重点和难点问题。从建设部门的质量要求来看，他们要求原材料一定要跟到单元工程，这样可以控制原材料的质量，也可以为今后维护维修提供精确的范围。因此，对于原材料归档，我们要求一般情况下，原材料归在单元工程之下，和单元工程里的其他工序材料组成一个单元工程的整体材料。同一厂家、同一品种、同一批次的施工物资用在不同单元工程时，原材料的原件存于主要单元工程，另一单元工程则附上说明，说明原件在哪一个单元工程，并盖上经办人的章，注明日期。质量证明文件为复印件时应与原件内容一致，但必须加盖原件存放单位（指厂家或物资供应单位）的公章，注明原件存放处，并由经办人签字和注明签字日期。如质量证明文件为传真件，则应转换成复印件再保存。