新时期高校档案信息数字化建设面临的问题及对策

文／陈淑香

新时期高校档案信息数字化建设面临的问题及对策

文／陈淑香

高校档案信息数字化建设是适应高等教育国际化与信息化发展的重要举措，是档案工作可持续发展的必然要求，是实现档案信息化建设的重要工作，其建设效果如何将直接影响到档案信息化的发展，因此其重要性显而易见。但是环视高校档案信息数字化建设的现实场域，仍存在很多不足之处，这极大的影响了档案网络化和高校信息化的发展 。鉴于此，我国高校务必要借助高等教育国际化与信息化发展的契机，从各个层面大力开展档案信息的数字化建设，以便建构适应新时期档案发展与高等教育发展的档案信息数字化的长久机制。

高校档案；信息数字化； 对策

高校档案信息数字化是利用信息技术工具获取、处理、传输、应用高校档案信息资源，提高档案的有效管理，充分发掘、获取高校档案资源，向社会提供优质服务的一种技术手段。目前国内各高校的档案信息数字化建设工作可谓百花齐放，各有差异。如何克服发展与使用信息数字化过程中出现的问题，规范信息数字化的建设工作，已成为新时期高校档案管理者必须思考的问题。

一、档案信息数字化建设的必要性及其意义

档案信息资源作为高校信息资源的重要组成部分，其重要性日益显现。档案信息数字化处理是高校档案信息化与网络化建设的一项最重要工作，其建设与开发利用的情况直接影响到档案工作的发展前景，因此档案信息数字化的建设对档案工作、高校的人才培养与信息化发展有很大的价值与作用。

（一）从高校层面讲，档案信息数字化建设是办公自动化校园背景下的必然趋势。随着办公自动化水平的不断提高，无纸化办公背景下会产生大量的数字信息以及以光盘、磁盘等为依托的存储载体，并形成各种动态的数字档案信息。档案管理若沿用传统的管理模式显然不能适应高校发展的要求。而档案数字化可以将各地不同载体的档案信息以数字化标准统一的形式保存， 实现档案信息资源的飞速传播与便捷利用共享，大大减轻手工劳作的工作强度。因此，档案管理者必须主动把握高校信息化和档案数字化发展的态势，转变传统管理方式，顺应时代发展的要求，将纸质载体以及电子信息及时以数字格式转换存储管理。

（二）从档案信息处理层面讲，档案信息数字化建设工作有利于各类档案信息资源的传播和共享。随着社会信息化程度的不断深入，档案信息资源受到了高度关注，利用需求日益增长，其价值也日益显现。档案信息数字化有利于快速检索、多向传递，只要具备一定权限，只要有网络覆盖的地方利用者随时就能查询所需档案信息。这可以大大节省人力、物力和时间。数字转化为信息资源，不受时空限制便于使用，大大提高了档案的使用效率，充分发挥了档案作为信息资源的作用，极大地推动了档案工作不断扩大社会服务的覆盖面、惠及面、共享面。

（三）从档案管理层面讲，档案信息数字化是加强档案现代化管理的必然结果。高校各类档案每年都在递增，多数档案馆（室）库房告急，各种载体形式的档案占据了大量的空间，依靠传统的档案管理方式是不能满足利用者的需求了，档案信息数字化便应运而生。档案是唯一的孤本，如果损坏了将无法挽救，产生不可挽回的损失，档案数字化可以通过电脑调取所需信息，避免了原件在反复利用过程中的人为破坏。档案数字化可以海量存取，从经济上节约了大档案信息资源的管理成本与使用成本，节约了档案保存的网络空间和现实空间，减轻了档案库房的压力和网络空间档案信息资源的储存局势。因此，档案数字化是档案管理适应教育改革发展，顺应社会发展之举，加快档案数字化建设工作，使高校档案管理工作更好的服务于社会。

二、新时期高校档案信息数字化建设面临的困境及其影响

高校档案信息数字化建设至关重要，但放眼高校档案信息资源数字化建设的现实过程，却遇到诸多问题，高校档案信息数字化建设在高校信息化建设十多年的历程中成效甚微。究其原因，主要表现：

（一）从档案工作主体来看，档案管理队伍的群体缺少创新复合型人才。信息化背景下，档案数字化建设需要既精通档案业务知识，又熟练掌握计算机技术的复合型人才。受地方高校现行人事制度的影响，目前高校档案管理队伍整体素质普遍偏低，年龄和学历结构不合理，既懂现代化管理技术，又精通档案业务的复合型人才奇缺。

（二）从管理层面上来看，档案工作者对档案信息数字化理解有些偏颇。目前，有些高校档案管理者固守于传统的档案管理方式，思想观念与社会脱节，认为信息化、数字化风险太大，只要做好日常基础工作就行了，未能意识到档案数字化工作的重要性。有些高校已实施了信息数字化工作，但数字化过程缺乏科学的规划与论证，陷入了一种盲目跟风现象，数字化追求“快”、“多”以数字化了多少卷为目标，并没有从自身馆藏的实际需求出发，导致数字化过程中出现问题，使数字化建设投入大成效小。

（三）数字化过程缺乏标准和规范。目前，各高校档案数字化建设仍然缺乏统一的标准和规范，不少高校纸质档案数字化过程缺乏统筹安排，也没有统一的技术标准，数字化质量不高，安全隐患严重。

（四）忽视电子文件的归档工作。在数字化时忽视对现实产生的电子文件数字转换、归档，电子档案著录与数据格式也没有统一标准，管理不规范，这些导致数字化过程中出现重复劳动现象。

三、高校档案信息数字化建设的策略

（一）统一规范，建立健全建设制度。只有建立符合本身实际的制度规范，才能顺利完成数字化的建设工作。档案信息数字化建设是一项系统性工程，建设过程必须通过全面论证和精心策划。档案馆在档案数字化之前必须摸清馆藏情况，才能制定科学的建设目标和方案，再分阶段、分步骤的推进。总之可以概括为以下两点：第一、统筹兼顾，制订建设方案。档案数字化前要制订详细全面、切合工作实际的建设实施方案。建设方案的制订对规范数字化工作起到重要的指导作用，数字化过程必须严格按照建设方案的标准来实施，根据建设方案确定数字化顺序，分层次、分批次地进行数字化。第二、优化馆藏，循序渐进。档案数字化前首先确定哪些档案需要数字化, 哪些档案暂时不进行数字化, 这是数字化前必须解决的问题。档案数字化处理工作不能盲目追求“全”和“快”，要以利用者需求为导向对馆藏档案进行全面摸底，在有限的资金面前，选择那些有长远价值、利用率高或有特色的档案为优先数字化对象，抢救、修复磨损的档案，销毁保管期限过期的档案，通过对库存档案的筛选、修复、鉴定，减轻库房压力、优化馆藏，也是数字化前的重点。分清数字化档案的主次，使数字化工作有序进行，避免在资金力量有限的情况下盲目扫描而带来不堪设想的后果。例如：据统计目前各高校利用率最高的是教学类的学籍档案，在数字化时首先考虑对历届毕业生成绩卡、学籍表、新生录取名册、毕业生登记表等进行优先数字化，在条件允许的情况下再考虑把价值高又具有特色的馆藏档案，分阶段、分步骤的开展数字化工作。

（二）统一标准，规范管理。标准化与规范化是高校档案信息数字化建设的重要工作。当前各高校数字化的实施缺乏统一标准的制度，档案信息处理与各类档案的管理标准没有很好的统一规范，致使档案管理的软硬件支撑平台作用难以发挥，制约了高校档案信息资源的网络共享与开发建设。国家高校必须尽快出台档案信息数字化建设的实施细则，规范档案信息数字化的各项标准，避免档案数字化过程中“各自为政”的现象。档案信息数字化建设要采用统一认同的标准体系，确保全国各高校档案信息数字化后能实现网络的互通互享。另外，档案信息数字化建设时还要认真考虑软、硬件的配置标准、数据库的标准格式和信息通讯的方式等，尽力去改变档案信息数字化建设不规范的现象，防止因不规范导致返工而浪费人力、物力、财力。因此，各高校在运用档案管理系统时，应选择符合国内外标准规范的管理系统，在信息数字化建设时要共同遵守标准和规范，在资源共享时就可以少走弯路，只有符合标准的数字化规范的管理系统，才能实现数字化后的档案信息资源共享。

（三）实行双轨性归档，避免重复劳动。档案信息数字化的建设与开发利用工作一是对原有的馆藏纸质档案通过扫描、加工和处理、转换成数字的形式储存，二是对目前产生的各类电子文件（载体）进行及时归档、整理与保存，努力建构完整而真实有用的电子文档体系。目前有些高校档案管理者误认为信息数字化就是对纸质档案进行扫描转化为数字形式，忽略了对日常产生的电子文件（载体）进行及时转换归档，正因为档案管理者目光短浅，对数字化工作缺乏深度理解，导致数字化工作进度和收效甚微，经常出现重复扫描、重复劳作的现象，这样势必加大了数字化成本和劳动强度。因此，档案信息数字化建设过程中对馆藏纸质档案进行数字化的同时，务必高度注重各类档案的电子文件、载体的及时归档工作，避免日后重复工作，投入更多的人力、物力。因此，档案管理部门在推进数字过程中，数字化转换与电子文件的归档要同步进行，在档案归档时实行双套制归档方法，避免陷入无休无止、数量越来越惊人的扫描漩涡之中。

（四）实事求是，讲求效率。目前各高校馆藏档案种类多，无论是案卷级、目录级、文件级档案信息的数字化，还是档案全文信息的数字化建设客观上都必须遵循实事求是，讲求效率的原则。数字化工作在保证质量的前提下追求最高效率，争取以最少的投入，取得最大的收益。当前高校数字化过程出现两个极端， 一方面是学校对档案数字工作投入不足, 部分档案部门现代化建设举步维艰,开展档案数字化工作心有余而力不足。另一方面是学校投入了大量档案专项数字化资金，而档案部门却在没有做好规划的情况下进行大举扫描,导致数字化工作投入大，成效小。因此，数字化前必须做好准备工作，规范各项标准，数字化建设工作才能得以顺利开展。数字化后的档案信息资源才能更方便广大师生和社会利用，发挥档案作为重要信息资源的作用。

（五）积极引进和培养档案数字化人才。档案数字化建设工作是一项高技术性工作，数字化建设需要有一定计算机技能的团队才能完成。因此，高校档案部门在人员配备方面必须用请进来和走出去的方法，考虑引进新型的既有专业知识又懂计算机技能的复合型人才，另外对在职的管理人员要加强档案专业理论知识的学习和利用计算机进行数字化处理能力的培训，采取有效措施，打造一支专业化、技术化的高素质档案数字化建设人才队伍，使整个队伍能够适应新时期、新形势下档案工作的发展要求。

（责任编辑：李淑芳）

Problems and Countermeasures in Constructing College Digital Archives in the New Era

Chen Shu-xiang

G275

A

1005-9652（2016）01-0128-03

陈淑香（1978—），女，广东汕头人，广州大学档案馆馆员。