数字档案馆生态位宽度浅论

2016-02-03赵悦佟ZhaoYuetong

山西档案 2016年3期

文/赵悦佟 Zhao Yue-tong

数字档案馆生态位宽度浅论

文/赵悦佟 Zhao Yue-tong

摘要：数字档案馆生态位宽度是数字档案馆在社会环境中对其周围的环境因子适应、占有和利用的范围与数量。从数字档案馆的资源生态位、功能生态位及时空生态位三个维度进行分析，数字档案馆生态位具体体现为数字档案馆对数字档案信息资源的占有量和利用量，数字档案馆在社会环境中充当的角色类型、承担的职能及发挥作用的情况。

关键词：数字档案馆；生态位；生态位宽度；生态位优化

一、数字档案馆生态位宽度

（一）数字档案馆生态位宽度的类型

1. 数字档案馆功能生态位宽度

数字档案馆功能生态位宽度是指数字档案馆在社会生态系统中发挥的功能与作用的大小及其多样化程度，以及数字档案馆在信息服务过程中充当的角色类型和发挥职能的范围大小。普遍而言，数字档案馆不仅承担档案管理功能，还承担一定的社会功能。其中，档案管理功能是数字档案馆的基本功能。数字档案馆不仅承担信息生产者的角色，还承担信息传递者的角色。不同的数字档案馆在社会环境中充当的主要角色、承担的主要职能及发挥的主要作用是有差异的。就算是同一数字档案馆，在不同的时期，其功能生态位也是有差异的。数字档案馆充当的角色越多，发挥的作用越大，则其功能生态位越宽。反之，数字档案馆生态位越窄。在同时充当同一信息角色时，数字档案馆承担的信息职能越多，则其功能生态位越宽，反之则其功能生态位越窄。通常情况下，数字档案馆功能生态位越宽则数字档案馆发挥的功能越全面。

2. 数字档案馆资源生态位宽度

数字档案馆资源生态位宽度是指数字档案馆在社会环境中占有和利用的信息资源的种类和数量。主要是指数字档案馆的数字档案系统存储以及提供利用的数字档案资源的类型和数量。如果数字档案馆存储的数字档案资源种类多数量大，且大部分信息资源可供大部分人查询利用时，其资源生态位宽。如果数字档案馆存储的数字档案资源种类多数量大，但可供大部分人查询利用的资源较少时，其资源生态位较窄。如果数字档案馆存储的数字档案资源种类少数量小，且可供大部分查询利用的数字档案资源较少时，其资源生态位窄。

3. 数字档案馆时空生态位宽度

数字档案馆时空生态位宽度是指数字档案馆在信息环境中占用的时间长度和空间范畴。

一般来说，数字档案馆作为一种网络信息组织与服务形式，其服务不受时间的限制，占用的时间较长，因此其时间生态位宽度较宽。在社会环境中，数字档案馆不管充当何种角色，其占用的都是虚拟空间，因此其空间生态位也较宽。

（二）数字档案馆生态位宽度的变化

数字档案馆一旦形成，便在社会生态系统中占据一定的生态位。但数字档案馆的生态位并不是一成不变的，而是随着外界环境因子的变化而发生改变。比如说数字档案信息资源数量的变化、数字档案生态系统信息主体的信息能力和信息意识的变化、应用于数字档案馆的现代信息技术的变化等都会对数字档案馆生态位的宽度变化产生影响。通常情况下，数字档案馆生态位宽度的变化有两种情况，即变宽或变窄。影响数字档案馆生态位宽度变化的三个因素即数字档案信息资源、现代信息技术与信息主体的信息素养。

二、数字档案馆生态位宽度存在的问题及原因分析

（一）数字档案馆生态位宽度存在的问题

1. 数字档案馆功能生态位较窄

数字档案馆的档案管理功能主要包括以下几点：归档电子文件的鉴定与接收；档案管理标准与业务规范的制定；数字档案的组织与管理，包括数字扫描、元数据著录与标引、全文标引、统计管理、开放鉴定等；数字档案的提供利用，包括机读目录检索、全文检索、网站内容管理、资源共享等；安全维护，包括资源备份、用户权限管理、信息加密、系统安全防护；档案数据挖掘与决策支持。［1］（p11）数字档案馆的社会功能与传统档案馆没有太大区别。主要包括以下三点：保管电子法律凭证；保存人类社会记忆；为科学决策提供数据支持。但是大部分数字档案馆很难承担全面的档案管理功能。

2. 数字档案馆资源生态位较窄

数字档案主要包括三种类型：传统载体档案的数字化备份，政府、企业等相关部门直接形成的电子文件归档形成的数字档案，档案馆收藏的其他具有保存价值的网络信息资源。由于社会意识和信息技术的影响，数字档案馆的建设仍然缓慢，数量较少，各馆收集的档案信息的数量也不多。数字档案馆资源生态位主要有以下几个特点：（1）数字档案馆数量较少、规模较小导致数字档案资源数量匮乏。办公自动化、智慧城市建设，社会上数字信息资源大量产生，分布广泛。由于管理分散和无管理状态，损毁、丢失现象严重。（2）现有的数字档案馆数字化程度较低，基本都是简单的资源数字化，没有实现资源管理和利用的数字化。（3）数字档案馆分类模糊，档案信息类别较泛，能满足用户个性化需求的档案馆较少。（4）数字档案资源内容、结构单一。银行、政府机构的电子文件归档形成的数字档案多，其他机构或个人形成的数字档案资源少。传统载体档案数字化形成的数字档案多，网络搜集、捕捉的数字档案信息资源少。这些都导致数字档案馆资源生态位较窄。

（二）数字档案馆生态位宽度问题产生的原因

在信息社会，数字档案馆在人类社会生活中发挥的作用越来越重要。从以上对数字档案馆生态位维度、宽度的解析，以及对数字档案馆生态位宽度存在的问题分析可知，影响数字档案馆生态位宽度的具体原因包括以下几个方面。第一，认知意识不足，规划不合理。虽然现在相关领导部门和档案部门业务人员对数字档案馆的建设越来越重视，但从我国数字档案馆的建设现状来看，仍然有很多不足。第二，相关信息法律法规缺乏。这里的法律主要包括两个方面，一是针对于数字档案资源自身的法律法规，这些法律法规起到充分保护档案信息的作用。二是针对档案用户的法律法规。目前我国数字档案资源保护和应用的相关法律法规很少。从法律上认定电子文件的真实性，加强数字档案信息资源管理的标准化建设，可以更好的保证数字档案信息的稳定性。第三，信息技术应用不足。信息技术应用不足主要体现在五个方面：一是电子文件管理缺少应有的管理系统、管理方法和管理手段，管理还处于初级阶段。二是数字档案信息的系统依赖性。三是技术障碍。计算机病毒；技术、设备故障和失效；计算机操作平台漏洞。四是网络攻击，“黑客”入侵。五是管理疏漏。

三、数字档案馆生态位宽度优化对策

数字档案馆作为存储和利用档案信息的重要渠道，以及保存人类记忆的重要凭证，在社会生态系统中发挥着不可替代的作用。数字档案馆生态位优化主要是针对数字档案馆生态位宽度的变化。有如下优化策略和方法。

（一）提高意识，合理规划

只有从意识上认识到建设数字档案馆的重要性，才能更全面的普及档案信息的数字化，才能更好的为社会服务。这里的意识主要包括国家相关领导部门的意识和普通公民群众的意识。只有国家从宏观的建设规划上完善数字档案馆建设的引导和扶持，才能更好的宣传档案信息的数字化，才能更好的加强人民群众的意识，尽少的避免档案信息的流失。［2］

（二）明确制度，完善法律

国家立法机关及档案管理相关部门应主要从数字档案行政管理法规以及数字档案开发利用法规两个方面来完善数字档案管理及利用的相关法律法规。档案本身就是保密性较强的信息资源，数字档案也不例外，因此应加强完善数字档案传播及利用中的隐私权保护制度。［3］另一方面，为了进一步发挥数字档案信息资源的利用价值，应进一步完善开发部分数字档案的相关规定。这样可以调动广大市民利用数字档案的积极性，也可以充分发挥数字档案信息资源的社会价值。

（三）加强技术研发及技术应用管理

数字档案馆本身就是在现代信息技术背景下产生的新的信息组织与服务模式。不论是数字档案信息资源的形成、存储及利用等都离不开先进的现代信息技术。数字档案馆在建设过程中应充分应用计算机技术、数据库技术、多媒体技术及数据存储与自动化控制技术、信息安全技术等，［4］保证数字档案信息资源的高效存储及利用。同时还要注重加强信息技术管理手段，以技术防治信息污染，通过采用给网络设置过滤器、装上防毒卡等技术过滤手段，以清除信息垃圾，识别信息病毒，阻止信息侵害，达到净化信息生态系统的目的。