由一起档案查阅案例引发的思考

文/王旭州

由一起档案查阅案例引发的思考

文/王旭州

没有档案会怎么样？档案与国家、单位和个人休戚相关，档案伴你一生。“一个国家如果没有档案，将失去历史而变成传说”；一所高校如果没有档案，薪火将不会相传；一个人如果没有档案，办理户籍、升学、工作、生活、退休、办理养老保险等都将成为难题

一、案例：一纸档案找回三年工龄

高女士，广东省一所中学教师。在办理提前退休手续时，发现工龄少了整整三年。2015年6月29日，高女士来到西北大学档案馆，要求查阅1985年有关她本人的《西北大学代培研究生协议书》。

根据高女士介绍，1988年6月，硕士研究生毕业后回到了原来委培单位安徽某高校工作了两年，后辞职到南方工作至今。2015年，高女士想办理提前退休手续，却遇到了其工龄不满三十年的问题。高女士认为自己当年是在职读研究生，并且与原委培单位和西北大学签订了一式三份的协议书。该协议书可以证明她当年是在工作期间读的硕士研究生，因此，找到协议书成了问题的关键。然而，高女士自己所持有的协议书早已丢失，来到西北大学档案馆寻求帮助。工作人员热情接待了高女士一行，经过详细询问和查找，终于找到了西北大学1985年研究生招生录取底册。当看到自己的名字时，高女士如释重负，长叹了一口气：“终于找到救命稻草了，可以睡个安稳觉啦，谢谢你们！”从后来高女士反馈的信息得知，缺少的三年工龄已经给补回来了。

二、对案例的分析

1、档案上哪儿去了？从理论上讲，档案应该在档案馆，实际情况并非如此。由于种种原因，使得档案分散于档案馆、各单位、个人手上或在专递的路上，给档案利用留下了隐患。

2、为何档案找得好辛苦？一是对档案重视不够。人们没有把档案工作看作是不可缺少的基础性工作，作为自己的重要职责，而看作可有可无。二是“档案收管用不到位，不能有效地把档案收全、管好、用活”。三是人员素质没有得到相应的提高，因而影响档案工作的有效开展和有效服务。

3、没有档案会怎么样？档案与国家、单位和个人休戚相关。“一个国家如果没有档案，将失去历史而变成传说”；一所高校如果没有档案，薪火将不会相传；一个人如果没有档案，办理户籍、升学、工作、生活、退休、办理养老保险等都将成为难题。

三、新形势下做好高校档案工作的路径

1、夯实档案工作基础，切实加强对档案工作的考核。高校档案工作是学校重要的基础性工作，只能加强，不能削弱。为此，一是要健全规范，理顺工作机制体制，为依法治档提供制度、机制体制保障。二是将档案工作纳入单位和个人考核，确保档案工作落到实处，使档案工作真正成为高校建设不可或缺的力量。

2、牢记档案工作使命，提高依法治档的能力。面对新形势新任务新要求，档案工作者要加强业务学习，积极探索工作实践中遇到的新问题，不断提高依法治档的能力。

3、主动服务学校中心工作，加强“三个体系”建设。当前，高校正在实施“一流大学和一流学科”建设和全面深化综合改革。高校档案工作要加强档案资源体系、利用体系、安全体系建设，积极为“一流大学和一流学科”建设和全面深化综合改革提供信息支撑。

4、加强档案宣传，提高档案意识。高校档案馆要深入挖掘馆藏档案资源，围绕高校中心工作、重要纪念日和重大活动，通过举办主题展览、专题讲座、专题培训，出版有针对性的档案精品力作，积极发声，主动亮相，讲好高校故事，提高全校师生员工的档案意识，使大家在“风雨来临”之前就能想到档案。

5、创新服务方式，拓宽服务渠道，提升服务质量

一是要创新服务方式。通过加快档案信息化、数字化建设，改进查阅方式，简化利用手续，最大限度满足利用者的需求。二是积极拓展服务渠道。通过编纂校史、志鉴、专题数据库，编辑出版档案选编，举办档案展览等多种形式，不断挖掘档案价值，全方位为学校、师生和社会提供档案信息服务。三是提升服务质量。在服务内容上，既要做好对有关单位的业务指导工作，又要做好为教学、科研、管理和社会等各方面提供档案利用服务。

（作者单位：西北大学档案馆）