构筑企业涉密档案的安全防线刍议

文/郭建华

构筑企业涉密档案的安全防线刍议

文/郭建华

企业涉密档案是企业进行产品研制、生产、经营的重要信息资源，提高思想认识，增强保密意识，完善机构制度，完备库房设施安全，加强档案利用安全管理，构筑思想、制度、设施、管理的防线，涉密档案安全才能全面可控

企业涉密档案是企业进行产品研制、生产、经营的重要信息资源，包含国家秘密和企业商业秘密。做好企业涉密档案的管理工作，牢固构筑企业涉密档案的安全防线，是维护国家利益、确保企业生存，提高企业核心竞争力的有力保证。应注重构筑以下几个方面：

一、 加强人员管理和保密培训、构筑思想防线

首先，认真开展对员工的的日常管理，选用政治立场坚定、责任心强，熟悉保密法规，精通业务，作风严谨、工作能力强的员工放在保密管理岗位。

其次，对涉密员工要进行保密培训。档案部门应针对企业性质和档案管理特点，进行保密知识、保密法规和保密形势教育。让档案人员了解和掌握防止利用现代科技手段进行窃密的措施，认识到保密工作的重要性、紧迫性和艰巨性，全面增强员工的政治意识、大局意识和责任意识，将保密意识铸入思想、融入灵魂。

二、健全完善的组织制度，构筑制度防线

严格完善的组织机构制度的是实现涉密档案安全常态化、有效化的关键。多年来，集团公司领导高度重视保密管理工作，成立保密委、保密办专门机构，档案室成立了保密领导小组。以确保档案安全为核心，从涉密档案的接收、整理到保管、利用的全过程，建立了内容科学、程序严密、配套完备、有效管用的制度体系。同时为了保证制度的执行，以定期和不定期检查、专项检查和全面检查相结合的方式，发现隐患和漏洞，分析原因，坚决改正。对造成失、泄漏国家和企业秘密的涉密单位和涉密人员，依法追究有关领导和责任人，实现涉密档案的规范化管理。

首先，根据集团公司《保密管理制度》，通过层层签订“保密责任书”，落实保密责任，提高保密法制观念。其次，制定应急预案，牢固构筑应急防线。制定《宝钛集团档案室库房事故应急（救援）预案》，成立事故应急救援指挥机构，制定应对自然灾害和突发事件的处置方案，普及应对相关知识，组织应急演练，提高应急能力。最后，加强信息安全管理，制定《档案通信及计算机保密管理制度》。严格执行“涉密不上网，上网不涉密”的管理规定，凡涉及国家秘密和企业商业秘密的信息，严禁在计算机上储存、处理。

三、加强库房安全管理，构筑设施防线

作为保障档案安全的基本条件，加强库房设施管理非常重要。

首先，档案库房和阅览室应按照有关规定独立可封闭。保管设施除了具备“八防”条件，还要安装防盗门、加装防护栏。安装视频监控装置、远红外报警装置、采用身份鉴别的门禁系统及消防等安全管理系统。

其次，档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员禁止入内。工作人员的私人物品应放在保管场所外，进入场所工作人员严禁携带手机、相机、电脑等个人信息设备。严禁将场所内的任何物品带离场所。

最后，对涉密档案实体按要求与非涉密文件分开组卷、分开保管。按照不同密级在密码保险柜、密码文件柜中妥善保管，编制好涉密档案文件目录。

四、加强档案利用安全管理，构筑管理防线

涉密档案借阅应执行严格的管理程序，实现抓住源头、控制过程、谨慎使用、妥善保管、集中销毁的涉密档案管理要求。

首先，利用涉密档案人员必须是经企业保密委员会审核、确认的涉密人员。根据阅档人员实际工作情况，确定不同的利用范围，其他人员不能借阅，以减少知悉人员范围，降低失泄密事故发生。

其次，应执行权限审批。利用涉密档案时，应填写《涉密档案借（查）阅审批证明》，按照借查阅的档案的密级，由本单位负责人审核同意后报请企业法定代表人、保密委员会主任或企业保密办主任审批。

最后，涉密档案人员应严格履行“要害部位进出入”登记手续。涉密档案在规定的时间内归还时，应当面核对检查，发现问题，及时查明原因，进行补救。

新形势下，企业面临各种机遇和挑战，档案工作艰巨而繁重。提高思想认识，增强保密意识，完善机构制度，完备库房设施安全，加强档案利用安全管理，构筑思想、制度、设施、管理的防线，涉密档案安全才能全面可控。

（作者单位：宝钛集团有限公司档案室）