国企人事档案信息化管理实践探微

文/王芬娥

国企人事档案信息化管理实践探微

文/王芬娥

随着电子信息时代的到来，计算机软件系统的投入让我们的档案查阅变得轻松自如，但这同样离不开档案号的编码，通过自己多年人事档案的管理经验，发现运用变通的笔形编号法很是便捷

国企人事档案经常因职工岗位调换、工种类别、工资晋级、入党审查、委任提拔以及退休职工死亡要写生平讣告等原因而频繁地被查阅。一个大的国企，职工人数众多，管理起来比较细微繁琐，例如西钢公司，它是在原来的西安钢铁厂破产后被龙钢集团收购重组的新公司，里面就有原西钢厂和现新公司人事档案4450多卷，其中包括老西钢的退休职工档案、死亡职工档案、离厂人员以及现公司在职人员档案。面对这么多的人事档案，在档案管理人员配备少的情况下，如何更好地管理好这些人事档案是摆在我们面前的首要任务。

一、建立纸质档案与数字档案相结合的技术性管理，实现人事档案的信息化管理

从管理方式来看，现在好多国企的人事档案还是以人工管理为主，计算机管理为辅。计算机的管理是建立在传统手工模式基础上，只是辅助人工管理档案实体，不是处理档案数据。一般的人事档案是岗位成员定时将材料移交档案室，在移交过程中必须完善档案材料移交的程序，做好材料移交记录。对于平时工作中形成的重要档案材料，移交时要做好记录，包括移交的时间、材料名称或内容概括、移交双方人员的姓名。档案管理人员对需存档案的材料进行整理和装订，然后录入计算机内。

档案实现信息化管理后，档案管理者可对所需职工的各种信息加以搜索，不管是年龄、工种还是职称一类的，只要附加条件搜索，就很方便地统计出各类相关数据。这些数据的统计为企业编制人力资源规划，制定人才利用政策、绩效考核等各方面提供了参考依据，为企业的人力资源配置方面起到促进作用，也更好地服务于企业。

二、采取合理化的档案编号，方便快捷档案查阅

大多数国企职工人数多，特别是一些破产重组后的企业，要想快速方便地查出职工的档案首先要有好的检索方法。过去由于没有计算计这样的现代化管理工具，档案基本都是靠手工检索，为了快速查找到所需人事档案，许多前辈在对人事档案的编号上下了功夫，出现了许多编号法，大致有笔形编号法、姓氏笔划编号法、汉语拼音编号法、部门编号法、职务编号法以及大流水排列编号法等，这些方法都有各自的优点，但在实际管理过程中其弊端也显而易见。随着电子信息时代的到来，计算机软件系统的投入让我们的档案查阅变得轻松自如，但这同样离不开档案号的编码，通过自己多年人事档案的管理经验，发现运用变通的笔形编号法很是便捷。单纯的笔形编号法编码也就是四角号码太长，一个字四人数字，一般姓名三个字加起来就是十二位数字，用起来复杂。如果我们只取三个字的左右角两码，那么三字就成了六位数字，即“三字六角”编号法。因为中国汉字许多字形一致的特点，我们可以取其中间字的左上、左下角，这样就大大减少重合率。为了防止有的企业子公司多而发生人事档案混淆，在其编号前加全宗号是少不了的。

“三字六角”编号法只要记住四角号码查字法，知道三字的排列规则，运用起来方便。首先它能区别同音不同字的姓名，如果三个字是相同的，我们可根据卷脊上面的籍贯加以区分。其次这样排列职工档案号人员流动不影响原来的排序，直接在相应的编码后续就行，不存在像流水编号的空号现象。第三就是保密性强，一般非档案管理不知道这种"三字六角"编号的规律，很难取出自己想要的档案。第四手工检索档案快捷方便。尽管有了软件管理系统，但要出示的许多证明还是纸质档案，职务聘任及职称晋升或查阅职工个人资料，都要用到个人相关时期的评审表和原始记录，有时还需要复印。另外，万一电脑因故不能启用，恰好又着急要用档案，那么只要知道所要查职工姓名便可直接取出档案。

“三字六角”法搜索快捷仅仅是个人在工作中的体会，随着计算机管理软件的普及，许多更科学合理的编号可能相继出现。究竟用哪种方法更合理，需根据企业规模的实际情况来选定，只要搜索起来快捷、便利，能发挥其档案日常管理的优势就好。

（作者单位：陕西龙钢集团西安钢铁有限公司）