浅谈公立医院的人事档案管理中存在的问题及解决方法

李华山东省济宁市传染病医院

浅谈公立医院的人事档案管理中存在的问题及解决方法

李华
山东省济宁市传染病医院

人事档案是医院人事部门了解每一位医务人员个人学习经历、业务水平与个人奖惩情况的重要依据，也是对医务人员进行职称评定、职位聘任、待遇认定等人力资源方面的重要依据。因此，有序管理、有效利用人事档案，不仅关系到每个医务工作者的切身利益，更是关系到公立医院对人力资源的合理有效利用，以及关系到医院未来的发展。

一、目前公立医院人事档案管理中存在的问题

1、对人事档案的重视程度较低

医务人员的人事档案在进入医院人事档案管理部门时，并未有专人对档案的真实性进行检验，管理人员也并未对档案进行有效性分析与整理归类，只是进行简单的登记保管，大大降低了人事档案的可利用性。医务人员个人的人事档案意识淡薄，在平时也不注意个人情况的归档，大多并未将档案内容的更新变化情况及时与相关部门进行更新。公立医院作为公共医疗资源的服务单位，医院领导者也更多的将注意力放在医疗服务上，对人事档案管理工作的关注较少，医院在资金、人力、物力方面对人事档案管理工作的投入都较少。

2、人事档案管理制度不健全

目前，公立医院在人事档案管理方面，还未形成有效、健全的管理制度体系，没有明确每个人事档案管理人员应尽的责任以及对其关于档案管理方面的具体要求。对于入档的文件，大多档案管理人员在审核时，关于档案的格式、内容没有相关的统一要求，对于档案归档的及时性也没有时间上的要求，既不能保证档案归集的完整、准确，也不能保证归档的及时性。并且，人事档案作为重要文件，保管责任划分也不太明确，如果出现丢失、毁损等情况，也难以追究个人的相关责任。

3、运用的人事档案管理手段落后

在现在信息化普遍实行的现代社会，公立医院的人事档案管理方式依旧较为落后。多数医院仍然采用纸质为载体，用人工记录、分类档案的管理方法进行人事档案管理的工作。人工分类、记录的准确性较低，查找难度也较大。而且现在公立医院中人事档案管理的环境也大多没有达到符合档案存放管理的要求，有些档案室甚至在潮湿的地下室，也没有对其进行有效的安全防护，档案的安全性令人堪忧。

4、相关管理人员素质参差不齐

对人事档案进行管理的人员大多没有进行过系统的档案学的相关知识，因此在档案分类、管理方面能力有限，缺乏专业性的档案管理知识。并且，由于管理人员大多计算机水平有限，也限制了档案管理的信息化方向的发展。在公立医院，因为人力资源有限、业务繁忙有的人事档案管理人员甚至需要身兼数职，归集查询人事档案仅是其在主要工作之余的一小部分工作，因此，管理人员不能保证对档案归集、查询的及时性，难以保证医护人员查询档案的需要。

二、针对公立医院人事档案管理的改进建议

1、提高全院对人事档案重要性的认识程度

通过医院院报、公告栏等宣传媒介，加大对全院人员进行人事档案重要性的宣传，使大家充分认识到，人事档案的管理不仅和每位医护人员息息相关，还对医院未来的发展有着重要影响。领导干部应加大对人事档案管理的重视程度，加大对人事档案管理的人力、物力投入，给予人事档案管理工作中所需要的应有的物质保障。普通医护人员应及时将自身信息增加变动报至档案管理部门，将信息及时归档，保证每个人档案的时效性和全面性。

2、建立健全完整的人事档案管理制度

任何工作想要有序、良好的发展，都必须有完整有效的制度保证，人事档案管理同样需要制度的规范，才能更好的完成工作，更高效的提供、查阅有效信息。由于档案工作的特殊性，必须制定人事档案的定时归集制度，必须在固定的时间，对全院医护人员的更新变动信息进行收集归纳，并且分类归集进行登记存档，只有将这项制度落实，并坚持执行下去，才能保证医院人事档案管理部门所存放档案的时效性、可用性。目前来看，人事档案利用效率较低，仅供人事部门进行查阅，在完善人事档案管理的规范性的同时，还要提高人事档案的利用效率，更好的为全院医护人员以及医院各部门提供更加有效的参考信息，方便医护人员以及其他部门在工作中有需要时的查阅。在使用的同时，人事档案管理人员必须严格做到人事档案的保密性，完善档案的借阅制度与要求，个人不能随意阅览他人信息，避免信息泄露。并且将档案管理责任落实到个人，提高人事档案管理人员的责任意识，提高档案工作的保密意识和安全意识。

3、对人事档案进行信息化建设与管理

目前，人工的登记管理方式已经满足不了公立医院对人事档案进行高效管理利用的要求。对人事档案进行合理有效的管理，必须加大资金投入，加强人事档案管理的信息化建设，运用现代的高科技的手段对人事档案进行有效合理的管理。首先，应在人事档案管理部门全面实行档案信息管理的专业化和系统化，通过计算机和专业的档案管理软件对人事档案信息进行有效的分类，同时方便在以后工作中的查询以及在定期对人事档案信息进行归档时，将更新的信息更加快捷、准确的归入。其次，要对人事档案存放的档案室进行环境改善，使其能够真正满足档案管理的要求，不仅要对档案室加固安全防护设施，保证人事档案的安全性；还应该对档案室内部进行环境的改善，增加防火防潮设施，防止人事档案在管理中出现霉变以及因意外所发生不可弥补的损失。

4、加强对人事档案管理人员的素质培训

公立医院在人事档案管理人员的选拔上，应选聘具有专业档案管理知识以及可以熟练操作计算机的优秀工作人员。并且，应对人事档案管理人员进行定期的业务培训，使他们掌握最新的人事档案管理技能，才能更好的应用到工作中去。同时，应加强对人事档案管理人员的政治培训，使他们充分意识到自身工作的重要性，调动他们的工作积极性，才能更好的为全院医护人员服好务，才能为医院提供更多更有效的人事档案信息。

目前，公立医院医疗资源还有所紧缺，这主要表现在优秀医护人员的不足，而人事档案是反映医护人员全面文化程度、医疗水平的重要信息资料。现在社会的竞争主要是人才的竞争，良好的人事档案信息管理可以为人力资源的合理有效配置提供重要依据。随着社会进步，公立医院的医疗水平、服务水平等各个方面都在不断提高，而人事档案管理方面进步较为缓慢，其也是医院发展中的一部分，不能在公立医院发展中成为制约医院发展中的短板，因此应尽快跟上医院快速发展的步伐，更好的为医院发展服好务。