浅谈高校图书采编的改进与优化

张 敏,张 萍

(南京理工大学图书馆,江苏 南京 210094)



浅谈高校图书采编的改进与优化

张 敏,张 萍

(南京理工大学图书馆,江苏 南京 210094)

关键词:高校;图书;采编;改进;优化

摘 要:文章针对高校图书采编工作改进以及优化的相关问题进行分析,并提出相应有针对性的措施,以期促进高校图书馆的建设和发展。

1 图书馆采编现状研究及问题

1.1 图书馆采编质量不高且实用性较差

高校图书馆采编工作必须要确保采编的数量和质量,同时在采编过程中必须要提升图书的质量,以满足不同层次、不同专业的需求,并且还要满足学校不同人群的需求。图书采编既要考虑普通读者的要求,同时也要满足高校学生的需求。很多图书馆采编人员按照采编目录进行采编,往往缺乏对图书的详细了解,也没有考虑到读者的需求,导致图书采编工作质量不高。另外,图书馆作为高校建设的“冷门”单位,学校规划所拨的经费较少,更可能会导致图书馆藏书质量较差,无法得到及时更新[1]。

1.2 图书采编任务重且效率低

图书采编工作作为图书馆建设的基础项目,工作比较复杂,包含了图书分类、采访、编目、典藏以及校核等工作,细分下来不仅有图书采访、编目、分类以及典藏工作,而且还有扫条形码、加盖图章、粘贴磁条以及整理上架等工作。因此,一些高校图书馆在开展采编工作的时候,往往会出现采编人手不足、采编人员素质不高、工作量大等问题。这些问题又会导致图书采编工作混乱,分类、编目、校核以及典藏等工作效率非常低下[2]。

1.3 图书采编人员专业性不足且技术落后

高校图书馆图书采编工作看似简单,其实具有很高的专业性,需要采编人员具备图书采编、分类、校核、编目以及典藏等专业性技能,以确保高校图书馆图书采编工作高效、稳定开展。部分高校图书馆图书采编人员的素质不足,缺乏对口的图书采编人才,而且采编人员往往都是其他岗位调过来临时担任图书采编工作,因此就造成了图书采编人员未经过专业素质培训,缺乏相应的采编知识。由于图书采编人员的素质不足,严重影响了高校图书馆图书的采编效率和采编质量。

近年来,随着网络技术的快速发展,对图书馆的管理也正在倾向于自动化、网络化、集中化,但是很多高校图书馆仍然停留在传统的手工采编阶段。伴随着网络的日益发达,图书馆的数据日益庞大,图书采编工作必须融合信息时代的发展,将传统采编与新时期的信息采编工作融合起来,不断提升图书采编效率和采编质量[3]。

1.4 自动化管理系统软件不足

高校图书馆图书管理系统起步较晚,发展速度较慢,致使自动化管理系统功能存在着很大的缺陷,加上图书馆建设重硬件建设、轻软件建设,致使图书馆图书管理系统出现先天性不足。图书馆管理系统功能相对落后造成了其无法满足高校图书馆管理工作需要。图书采编过程中遇到的系统问题主要是软件订购模块问题,大量图书订购数据必须要求采编人员对其进行一一查实,避免图书重复订购,尽可能节约图书采购成本。

2 图书馆图书采编优化策略

2.1 采编流程优化

目前高校采用的图书馆管理系统均按照系统模块进行分隔,采编流程包含了采访、编目以及典藏等几个步骤,其中每个步骤下又包含有不同的小步骤。每个模块的顺序不能颠倒,必须按照采访—编目—典藏顺序进行采编。很多图书馆图书采编使用流水作业方式进行操作,通过采访人员组织订单发给书商,图书到馆之后必须进行拆包验收、贴条形码并盖馆藏章,验收完成之后交由编目人员进行编目,然后再由典藏人员将新书分配到各个流通库和阅览室。将图书分配给各个阅览室时清点清楚之后在清单上签字,并进行接单存档[4]。

2.2 合理分配采编人员

一般图书馆采编部门根据图书馆的藏书多少和采编量大小进行采编人员数量分配,采编人员通常由负责人、编目员、验收员、典藏员等组成。负责人主要负责采购图书的全面管理,其具体工作为定制图书采购策略、组织下单、下载数据,并安排好采编各个环节的工作。编目人员主要负责数据的套录、修改以及给出索引号和打印图书标签等工作。验收员主要负责验收图书和核对账目等工作,必须保证图书馆信息管理系统中和实际验收的账目一致,确保图书码洋、清单等一致,完成验收之后应参与到编目工作之中。典藏员要参加编目工作,并且等待对图书加工完毕之后再按照事前预定的分配方案将图书分配好。图书馆图书采编工作不仅要求各个环节要连贯衔接和不间断,每个阶段都做到既分工又合作,切实实现团队协作,充分利用人力资源。

2.3 加强对图书供应合作商的约束和管理

新时期图书馆采编工作中,图书供应商承担了图书采编部门的部分工作,图书供应商对图书馆的采编工作具有十分重要的影响。因此,图书供应商的选定就显得非常重要,图书馆的供应商必须在满足图书采编工作的同时还要具有较高的自信状况和信誉度,必须要求供应商对图书馆有深层次的了解,能够和高校图书馆进行长期合作。图书供应商在图书馆采编工作中占据着非常重要的地位,图书馆在选定图书供应商时必须严格按照要求执行,并且还应附加一些违约赔偿条款,以确保图书馆的利益。服务标准的内容要严格包含图书馆的采访书目数据、供货方式、编目数据以及到货周期等具体要求。对于采访的书目可以明确规定提供新书的种类、年限、数据来源或者标准等,以确保图书馆图书采编质量。图书馆采编部门要通过自动化升级促使图书著作号生成自动化,加强数据查重和批处理、校核和编目数据规范化[5]。

2.4 精简采编队伍,加强素质管理

图书馆采编流程进行优化的时候可以通过精简编目部人员,尽可能降低采编人员的管理难度。精简的采编队伍需要工作人员具有较高的责任意识,采编过程中必须要加强图书的校核和验收,另外必须和供应商协调处理图书采编问题,因此这就要求图书馆图书采编人员要具备更高的专业素质。高校图书馆采编队伍构建的时候,必须注意选取更高素质的工作人员,从而提升采编部的工作效率。精简的采编队伍需要加强对工作人员的约束,同时还应利用软件系统来保障采编工作人员落实和实施。通过自动校验工作对数字字段设备进行检验,校核人员只需要对数据内容的分类性质和准确性进行校验。

3 高校图书采编改进建议

3.1 改进读者阅读需求方式

高校图书馆图书采编工作需不断提升工作效率,必须要了解读者的阅读需求,为图书采编工作提供保障。采编人员进行图书编目的时候需要考虑到读者的需求,首先,采编人员应参考图书馆以往的借书历史经验,总结出用户阅读的需求；其次,图书采编人员应学会查阅图书馆网站上的图书预约信息,获取用户不同的读书需求；最后,采编人员要及时了解用户阅读偏好,针对不同用户采取不同的购书策略。如:开展学生和教师阅读习惯调查,统计出阅读者的读书偏好为图书采编提供数据支持。调查统计时一般高校分为男性用户、女性用户、文科用户、理科用户、专业知识用户、非专业知识用户等类别,采编人员应注意综合考虑这些问题,为图书采编工作提供信息支持。高校图书馆图书采编的时候必须要制定科学、合理的采编计划,为读者提供良好的读书服务[6]。

3.2 整合采编各个环节,改进采编程序

我国高校图书馆图书采编工作常常以采购、典藏、分编、检索以及记录等工作为中心。传统的采编模式离不开手工劳动,工作量非常大,致使采编工作效率低下,因此在进行图书采编工作改进的时候必须要以减轻工作量,提升工作效率作为工作重心。随着信息技术的不断发展,图书馆图书采编工作迎来了极大的发展机遇,同时也对传统模式的采编工作带来极大挑战。传统采编工作中的一些封闭工作模式已经不能够满足时代的需求,需要实现不断转换,转变人工工作模式,积极实现自动化管理。图书采编的时候必须充分整合资源,将图书馆的数字资源和图纸资源融合起来,并实现合理配置。将图书资源的管理工作积极应用到网络管理和采编之中,如:图书分编工作可以在网上全程进行,以此来减轻采编人员的工作量。采编人员可以根据不同的图书来设定专门的业务流程,通过采取这种模式来大幅度提升采编工作的针对性,使得采编效率和质量得以提升。

3.3 加强对外加工人员业务培训以及质量监督

对外加工人员主要是指图书供应商的工作人员,一般来讲图书馆图书采编人员在进行采编的时候必须要和供应商工作人员相互合作｡图书馆进行图书采编时除了选择优秀采编队伍,同时还应加强与外界人员的沟通和交流培训,如:培训图书馆管理系统使用的时候需要熟悉整个“汇文”过程,各馆应编制自己的图书编目规则:①图书编目时应明确图书哪些是重要字段､哪些是必备字段以及拼音的大小写均应交代清楚,取号规则､著录过程等均应属于培训的内容｡②图书采编环节应明确盖馆藏章的位置､贴书标､藏章个数､条形码位置等,对于一些图书的标注颜色也应培训,使得处理方法和原来的做法一致｡③图书馆内工作人员应做好图书的送审和检查工作,要求图书供应商与采编人员达到顺畅交流｡④切实控制采编图书的错误率,若出现图书质量问题应及时查处,并与供应商协商处理｡

3.4 提升采编部工作人员档次改进

改进采编部门的人员档次,首先,要将图书采编工作的重心放到图书采访上,根据学校的专业课程设置组建起具有学校特色的文献资源体系。通过各系部和教师、学生进行沟通,了解教学和科研的需求,实现流通部门之间的经常交流。图书采编部门应做好调整,建立起有效的荐购平台,组织学生代表和老师采编图书。其次,要减轻采编人员的工作量,抓紧业务和学习资料的更新。图书馆作为学习知识的地方,图书管理人员也应利用先进知识和先进技术来促进自己的工作,进一步提升工作的效率和质量。图书采编应对书目的数据做好标准化和规范化处理,进而促进高校图书馆书目资源共享。最后,要及时做好外文期刊、外文图书的编目工作,编目工作人员和图书供应商应加强沟通,配合图书馆做好纺织、服装以及艺术等专业图书的订购工作,订购一定量的日文、英文版本书刊,为外文专业提供丰富藏书。采编部门有能力进行外文期刊的编目加工,应保证外文书刊录入信息的准确性,尤其是高职或者本科院校应将英文期刊、日文期刊等分开编目。通过提升采编部门人员的档次改进,可以进一步实现对外文期刊的采编,为丰富图书馆藏书打下坚实的基础。

4 结语

伴随着信息时代的到来,图书馆图书采编工作变得越来越复杂,而且数字图书的出现对图书馆的采编工作更是提出了更高的要求。因此,针对图书馆图书采编工作进行改进和优化显得非常必要。笔者针对高校图书馆图书采编工作的现状以及存在着的问题进行分析,分别提出了图书采编的改进和优化措施,以期可以有效改善图书馆图书采编存在着的问题。

参考文献:

[1] 吴润珍.旨在提升高校竞争力的高校图书馆营销战略研究[D].泉州:华侨大学,2005.

[2] 李巨龙.高校图书馆管理中图书采编工作存在的问题分析[J].太原城市职业技术学院学报,2013(1):106-108.

[3] 王玲.高校图书馆采编工作阻滞因素的探究:以纸质资源为例[J].晋图学刊,2012(4):41-44.

[4] 吴琦.企业边界理论视角下的高校图书馆采编业务外包[J].农业图书情报学刊,2009(3): 138-142.

[5] 邵仰东.论中外文图书的界定与国内版外文图书的采编工作[J].图书情报工作,2009(7):83-86,141.

[6] 林梅芳.浅谈高校图书馆采编工作的实践与创新[J].福建商业高等专科学校学报,2009(4): 49-51.

（编校:崔 萌）

作者简介:张 敏(1985— ),南京理工大学图书馆助理馆员；张 萍(1987— ),南京理工大学图书馆助理馆员。

收稿日期:2015 - 12 - 02

中图分类号:G250

文献标识码:A

文章编号:1003 - 1588 ( 2016 ) 01 - 0062 - 03