中小制造业财务与采购管理内部协同效应探讨：基于价值链视角

中小制造业财务与采购管理内部协同效应探讨——基于价值链视角

林仁灶

(福州外语外贸学院)

【摘要】中小制造业财务与采购管理内部协同效应对于企业的长远发展至关重要，通过协同效应可以促进企业成本的降低和效益的提升，为用户提供优质的服务，最终实现企业的价值增值。本文从内部协同效应的概念、现状和策略三个方面展开论述，希望能够为中小制造业实现财务与采购管理的内部协同效应提供参考。

【关键词】财务管理采购内部协同效应

【中图分类号】F275

一、引言

制造业是我国实现现代化的原动力，是国家实力的支柱，但中国制造业受上下游两端挤压的影响，企业的获利能力较差。中小制造业可以通过内部挖潜，降低管理成本，提升其获利能力。中小制造业的内部管理是基础，企业内部协同管理是内部管理的重要组成部分。企业在日常管理中要避免各部门的力量相互抵消进而减少公司有限资源的浪费，要让团队形成合力，这样才有可能为提升管理水平打下坚实的基础，提高企业竞争力，最终实现企业的价值增值。

二、内部协同效应概念

协同创始人哈肯认为协同是系统的各部分之间相互协作，使得整个系统形成微观个体层次不具备的新结构特征。

协同理论认为，通过对社会系统中各子系统进行时间、空间和功能结构的重组，能产生新的时间、空间和功能结构，其效应远高于各子系统效应之和。

叶棉金和白胜（2013）认为协同效应是由于协同作用而产生的结果，是指复杂开放系统中大量子系统相互作用而产生的整体效应或集体效应。主要有内部协同创新与外部协调创新。内部协同创新的主体是企业组织本身，其实现依赖于企业内在要素之间的协同。

项凯标和叶龙（2013）认为内部协同创新是指通过企业内部各创新要素和相关部门之间的协同，更好地实现企业创新目标。以产品价值链为核心，加强企业各部门之间沟通协作，以协同创新提高企业创新绩效。

马伟和王庆金（2014）指出企业内部协同创新包括四个方面：创新目标协同、资源协同、职能协同和文化协同。

财务和采购部门都是企业运营和管理的重要部门，在企业中都起着举足轻重的作用，两者相互关联、相互影响。财务部门和采购部门有各自的目标、控制的资源，企业需要对这些因素进行内部协同管理，建立协同运行机制，使企业内部各要素之间相互协调、相互配合，产生协同效应。

三、中小制造业财务与采购管理内部协同效应现状

两个部门要内部协同，才能产生1+1＞2的协同效应，最后实现企业的价值增值，由于企业财务和采购部门是企业的两个不同的职能部门，职责不同造成部门本位主义，两个部门内部不协同主要有以下几方面。

（一）目标不协同

制造企业的最终目标是完成用户的订单来满足用户的需求进而实现企业的价值增值。采购部门的目标是按时采购回物料来保证产出，目标十分明确；财务部门由于工作涉及面广，且掌握公司的资金资源，并受到企业的战略、管理层决策、与金融机构之间关系、客户货款回笼等因素影响，财务部门的目标除保证产出外，还有其他目标如并购、对外投资等目标。采购部门的目标单一性同财务部门的目标多样性存在不协同。

（二）资源配置不协同

在实际的工作中经常会出现财务部门与采购部门资金调配出现矛盾的问题。如果公司发生资金周转困难，财务部门就会挪用流动性资金用于非生产方面，不能按照采购部门的计划安排采购款，最终影响交货，给公司的利益和声誉带来很大的影响。不履行采购合同约定的付款条件在中小企业中表现尤为突出。

（三）信息沟通不畅

中小制造业信息化发展尚处于起步阶段。财务和采购之间的信息不能及时、准确地共享，缺乏规范的制定和业务流程。这造成两个部门的信息不对称。

如采购的物料提前到货意味付款期也要提前，约定货到3个月内付款，供应商提前15天到货，相应地企业付款期也要提前15天，增加企业的资金成本。

另外供应商的发票是交给采购员入账，财务部门要求采购部门在发票收到的当月及时入账来增加公司的抵扣税额。但由于财务部门无法掌握采购员收到供应商发票的准确时间，当发票没有及时入账时，采购员经常以用户没有及时寄出或者各种理由来推脱责任。

（四）财务部门和采购部门职责不清

有些公司为方便公司的资金合理调配，对供应商的排款职责规定的模棱两可，两个部门都有职责安排支付供应商的货款。公司对安排采购付款职责规定不清的情况下会造成两个部门相互推诿，当由于付款问题影响采购物料及时到货时，采购部门认为是财务部门没有及时付款造成、而财务部门认为是采购部门没有及时做好用款计划造成的。

如果财务部门直接安排支付采购款，这就使得供应商绕过采购部门直接与财务部门联系，造成供应商与采购部门的配合度降低，导致采购部门难以对供应商的交货期和物料质量进行管控，难以管控供应商。

四、基于价值链增值的促进内部协同效应策略

根据波特的价值链理论：企业内外价值增加的活动分为基本活动和支持性活动：基本活动涉及企业生产、销售等活动；支持性活动涉及财务、开发、采购等活动，基本活动和支持性活动构成了企业的价值链。

财务和采购均是属于企业的支持性活动，最终目标是按时完成用户的订单、满足用户的需求、为用户提供优质的服务，最后实行企业的价值增值。企业的一切活动围绕这一目标展开，目标协同应为第一层次。在同一目标下，企业应进行服务理念协同，这是属于第二层次。在这两个层次下，企业进行资源、职责、信息等协同。具体见下图。

图1　内部协同要素层次图

（一）同一目标下的协同

财务和采购管理活动均属于支持性活动，其最终目标是保证订单准时产出，实现客户的利益最大化，进而实现公司的价值最大化。财务和采购部门均应围绕生产产出、保证用户订单按时保质保量完成，为用户提供优质的服务。两个部门应在同一目标下进行协同，其他工作均要围绕这个目标开展。

如何进行目标协同，企业应该建立一套考核指标，财务和采购部门为保证公司最终目标的实现，应该相互考核，相互监督。具体指标如下：

1.采购部门的考核指标：除了到货及时率，采购成本控制、采购订单按时完成率等一些关键指标外，还应考核：

（1）付款申请及时率。保证付款申请单及时提交到财务部门，减少由于采购部门人为因素造成的应急采购用款，督促采购部门做好采购资金预算，保证财务部门做好资金的合理调配。

（2）采购货物到货提前率，应保证采购货物准时到货，保证采购资金合理使用，而不应该无正当理由提前到货，提前到货如果提早一周以上就应该进行考核。

2.财务部门的考核指标：除了采购款项保证率等一些关键指标外，还应考核：

（1）付款及时率，基于采购部门申请付款及时并准确的前提下，财务部门应及时付款，维持好与供应商的关系。

（2）付款条款履行率：财务部门按照合同条件付款的履约率，保证按照采购合同条款付款，维护公司的声誉。

3.此外为保证两个部门相互配合，应设立周边绩效考核指标，即考核双方配合度的指标。由采购和财务部门相互考核打分以增加双方合作度，协同完成公司的目标。

（二）服务理念协同

财务与采购管理是辅助活动，是支持企业的生产活动。两个部门均是服务部门，应树立全员服务意识理念。如果没有树立服务理念，部门之间就会产生各种矛盾、部门之间地位就会不平等、部门之间合作不协调，浪费企业有限资源，进而增加企业的内耗。服务理念应在企业的目标协同下，引领企业的其他内部协同因素。

财务与采购部门的服务主要有对外服务和对内服务两方面。

1.对外服务,主要指对供应商和客户的服务。

（1）对供应商服务。企业不能以买方强势地位来对待供应商，供应商和公司之间合作是平等的。工业品的采购与日常家用品采购不一样，双方是重复合作，地位上是平等的，应转变顾客是上帝这种思想。特别对财务部门来说，掌握企业最关键的资源资金，更应该树立为供应商服务的理念。

（2）对客户服务。只有为客户提供优质服务，满足客户提出的各项要求，企业才能实现价值增值，这是企业所有部门工作的核心。

2.对内服务。采购部门对内服务于生产部门保证产出，财务部门对内服务采购部门及时做好采购的资金调配工作以及服务好其他部门做好生产产出。总之，财务和采购部门在公司内的地位是平等的，均应做好为保证用户的订单准时完成而服务，以及树立为客户提供优质的服务观念。

（三）加强资源配置协同

财务部门的调配资源是公司的资金、采购部门的调配资源是供应商。两个部门的资源配置协同需要从以下几方面来进行：

1.企业要加强内部的资源共享和协调体系的建设，这样可以进一步降低成本、提高效率、增强企业的核心竞争力，要将企业内部的资源进行整合，实现资源协同，重点针对不按合同要求付预付款和不按合同条件付款两个突出的问题，进行采购部门与财务部门的良好沟通与协调，在采购部门需要加急订单时，要有效保证采购部门的加急订单的预付款的到位，防止造成采购合同延长的现象。针对不同合同条件付款，重点要加强采购与财务的协调与沟通，尽量满足采购部门和供应商商定的银行转账和电汇的要求。当公司资金调配困难时，应由采购部

门与供应商协商。这样有效促进企业部门设置的系统性，防止财务部门与采购部门产生矛盾，从而影响企业内部的协同效应。

2.企业要不断完善内控制度和业务流程。良好的内控制度和完善的业务流程是公司正常健康发展的重要条件。对公司的业务流程进行系统化的统筹安排和调整，以达到最优状态。如签订采购合同时，要采购部门、财务部门、生产部门、销售部门对采购合同共同进行评审，最后公司内部应确定一个部门对采购合同进行最终评审。只有通过重重的评审和企业层层的监督管理和内部控制，以及完善的业务流程，财务部门对已经授权签订的采购合同就没有权限提出变更，只有当发现采购合同存在舞弊或损害公司的利益时向公司提出重新对合同进行评审。这样才能取信于供应商，也才能更好地促进企业财务与采购管理的内部协同，共同促进企业盈利目标和战略目标的实现。

（四）加强部门职责协同

明确的部门职责是企业各个部门做好自身工作、各部门之间达成内部协同效应的前提，如果各个部门的权责不清，遇到问题时就会造成相互推诿责任，出现问题无法问责。

采购部门是安排对供应商付款的责任部门，财务部门监督采购部门是否按照合同约定付款。供应商与公司对接部门是采购部门，而不是财务部门，这样可以使采购部门在与供应商的合作中处于有利地位。

采购部门做好采购用款预算工作，财务部门做好资金调配工作，具体的采购用款预算和付款由采购部门负责，当采购物料无法及时到位时应由采购部门负责，供应商在公司内部对接部门只能是采购部门，树立采购部门在供应商中的权威地位，以便采供双方更好合作。

（五）加强信息协同

双方信息透明、共享，这样才能使采购信息和财务信息对称。

企业要进行信息化建设，要建立起一套信息化的系统，有效将采购、仓库、财务信息对接，将物料到货、验收、付款的信息上传到企业的信息系统中，方便采购部门的管理和督促，也使得财务部门能够看到采购部门的进行阶段，督促其完全按照系统的要求进行，防止人为的因素，杜绝以个人在采购和财务之间的影响力。

加强双方对信息的关注点的协同性。采购部门关注的不缺货，同时也应加强对库存资金占用情况的关注，财务部门对采购预付款审查较严，也要对到货后一定时间付款的供应商的审查进行加强。要认真核对合同的交货条款。加强双方的信息对接、和对货物验收、到货以及付款信息协同，有效降低企业资金的占用，降低库存资金成本，促进企业整体效益的提升。

五、结语

由于采购工作在企业生产活动中具有特殊性，在中国存在过度竞争，盛行潜规则的情况下，采购极易产生腐败。而财务和采购部门要内部协同，需要相互配合、相互帮助。但是要防止两个部门之间配合过度，造成采购舞弊，也要防止两个部门与供应商勾结，多付预付款以及早于付款期的付款等舞弊现象发生。这需要公司其他部门监督，公司要做好内部控制建设，并做好内部审计工作，在同一目标下真正实行内部协同，使内部协同产生效应进而实现企业价值增值。

参考文献：主要

[1]哈肯.H.协同学[M].凌复华译，上海译文出版社，2013.

[2]徐大佑，梨开莉等.管理协同精细化[M]，科学出版社，2008.

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[5]马伟，王庆金.协同创新视角下企业可持续发展研究[J].财经问题研究，2014（7）：106-111.

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责编:王怡