谈城市重大建设项目档案的归档

卢燕燕

【摘  要】重大建设项目档案是在城市建设规划中形成的对城市群体有益的文字、图像等资料，既是重大建设项目的历史记录，也是项目投产后运行、维护、改建扩建和技术改造的重要依据。在完善行政管理措施的同时，有必要实行或采取一定的经济制约措施，以此保证项目档案按质按量，按期归档，确保项目档案科学性、原始性、完整性的基本属性，更好地服务于项目的建设、运行和管理。

【关键词】城市建设  重大项目  档案归档

【中图分类号】G619.20         【文献标识码】A    【文章编号】1671-1270（2015）02-0001-01

重大建设项目档案是在城市建设规划中形成的对城市群体有益的文字、图像等资料，既是重大建设项目的历史记录，也是项目投产后运行、维护、改建扩建和技术改造的重要依据。中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见〉的通知》（中办发〔2014〕15号）明确提出“加强重大建设项目档案管理工作。建立完善并严格执行重大建设项目档案登记管理和档案专项验收制度，确保重大建设项目档案完整、准确、系统、安全和有效利用”;四川省档案局《关于进一步加强重大建设项目档案工作的通知》《四川省重大建设项目档案管理办法》（川档发[2008]45号）也强调了重大建设项目档案归档、管理的重要性。

一、重大建设项目档案归档目前存在的问题及原因

（一）存在的主要问题

重点建设项目因为建设周期长，参加设计、施工的单位多，所以整个项目形成的档案如图纸、文字材料、各种施工记录等，数量较大，内容涉及设计、施工等方方面面几十个专业，这些都给重点建设项目档案的收集、整理、保管等带来了困难。在实际工作中，存在着重大建设项目工程档案归档难的现象。

（二）原因分析

1.有的档案主管部门对项目档案工作不重视，主动监督不够，缺乏对项目档案工作进行有效指导。

2.有的项目主管部门城建档案意识差，未将项目档案工作纳入总体工作部署，未按要求进行项目档案登记。

3.项目建设单位不同程度存在重建设轻档案管理的现象，档案管理与项目建设不同步，在开工前强调时间紧，部分基建程序简化，该办的手续迟迟未办，施工过程中主要注重建设，工程完工也不及时进行竣工验收，导致了应该形成的资料不能按基建程序完整归档，系统性差，质量不高。

4.有些项目参与单位多、形成资料的单位也多，甚或部分资料散失在个人手中，收集资料经常出现“踢皮球”的现象。

5.项目建成后未及时申报项目档案专项验收等。

二、加强重大建设项目档案归档的建议

（一）有法必依，有规必循

认真贯彻《中华人民共和国档案法》、国家档案局、国家发改委发布的《重大建设项目档案验收办法》以及《四川省重大建设项目档案管理办法》，在档案收集归档等工作中严格遵照执行。档案行政管理部门要严格按照档案法律法规的要求，主动采取措施，加强监督，依法行政，严格执法;项目主管部门和建设单位、档案管理人员要遵照《四川省档案局推进依法治档2015年工作安排的通知》精神，提高对项目档案工作重要性的认识，充分发挥项目档案的作用。

（二）强化宣传，深入人心

利用6·9国际档案日，向社会广泛宣传档案法律法规，向市民散发宣传资料等形式，增强人们的社会城建档案意识。档案管理部门要利用建设单位办事和业务指导的机会鼓励建设单位创优质工程，编制优质工程竣工档案。在日常工作中，始终坚持在提供利用档案的过程中宣传档案工作，利用竣工档案审查，工程竣工验收、优质工程评审，工程质量检查等时机宣传档案工作，促进建设施工单位的档案意识，达到持续稳定发展城建档案事业的目的。

（三）加强监督，分类指导

档案管理部门要及时掌握项目档案工作情况，做好咨询与服务，帮助解决项目文件材料在形成、归档和整理过程中遇到的问题。在验收项目档案过程中，对未经档案验收已竣工的项目进行清理，采取措施做好补验工作。培训、帮助项目档案人员掌握业务技能，提高工作水平。

（四）领导重视，提高素质

项目主管部门在布置检查项目建设工作时，要同步布置检查档案工作，按要求做好项目档案登记工作，组织或参加项目档案验收。项目建设单位要确定分管领导，将档案收集目标落实到管理部门和具体负责人。项目文件产生于项目建设全过程，其形成、积累和管理都要列入项目建设计划和有关部门和人员的职责范围、工作标准或岗位责任制，并制定相应的检查、控制、考核措施。档案管理员除掌握档案专业知识和现代科学知识外，还应掌握城建知识，在项目准备阶段、施工阶段、运行阶段，凡反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种重要载体文件，都应认真查验和及时收集资料，归入项目建设档案。

（五）多管齐下，保质保量

认真落实《档案管理违法违纪行为处分规定》，坚决查处违法案件，以加强档案工作规范化管理。在完善行政管理措施的同时，有必要实行或采取一定的经济制约措施，以此保证项目档案按质按量，按期归档，确保项目档案科学性、原始性、完整性的基本属性，更好地服务于项目的建设、运行和管理。