浅析无纸化办公为现代档案管理带来了什么

陈玉平

摘 要：紧密结合工作实际，就网络环境下“无纸化办公”的特点及其给现代档案管理带来的机遇和挑战进行了研究，并在此基础上探讨了企事业单位应如何积极应对无纸化办公给档案管理带来的冲击。

关键词：无纸化办公；档案管理；纸质载体；电子档案

中图分类号：G270.7 文献标识码：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.01.055

1 无纸化办公的概念及其特点

随着计算机和网络的快速发展，逐渐出现了全新的网络化办公方式——无纸化办公。无纸化办公是办公自动化的高级发展阶段，是指在办公中不需要使用纸张，而是借助于办公自动化软件系统，通过网络实现协同操作、共享信息资源、互相交换信息等的一种办公方式。

在无纸化办公模式中，所有的办公操作都由现代设备自动化完成。随着计算机技术和网络技术的广泛应用和深入发展，无纸化办公逐渐普及，是未来办公的新趋势。归纳来说，无纸化办公具有以下一些特点。

1.1 办公费用低

虽然在无纸化办公系统的建设初期要投入一定的人力、物力和财力，但从长远来看，无纸化办公能够通过现代办公自动化系统与网络技术实现信息传递和信息处理。与传统的办公方式相比，无纸化办公的整个过程可以大大减少纸张的使用，降低打印设备及相关器材的使用频率和维修费用支出，通过电子邮件、同步协同等形式的传输可以节约交通费、邮寄费，大幅度降低了人力资源费用。

1.2 办公效率高

据调查，在许多公司，员工每周花费10 h甚至更多的时间来整理从印刷机、打印机、复印机等设备得到的纸质资料 。而无纸化办公模式可以实现文件的快速流转、查阅，省略了大量文件的打印、装订、粘贴、手工分阅、回收保存等环节，往往在短短几分钟内就可实现批量处理，大幅度提高了办公效率。

1.3 节约资源，降低污染

推进无纸化办公可大大节约木材、办公耗材、电力资源等。

1.4 对现代技术和能源有很强的依赖性

无纸化办公对软硬件、网络、电能等的要求较高，任何一个环节出现问题都将导致办公的中断和信息的读取处理障碍。

2 无纸化办公带来的机遇和挑战

2.1 档案管理工作的现状

2.1.1 纸质载体的重要性

档案载体的发展经历了甲骨时代、金石时代、简牍时代、缣帛时代和纸质时代。自从纸张诞生，档案载体就从原始的石头、竹简、青铜等逐步转为纸张。东晋时期，官方规定将纸张作为政府公文的法定载体。自此以后，由于纸质档案具有良好的耐久性、方便保存、直观明了等特点，纸张作为档案主要载体开始普及并使用至今。经过2 000多年的发展，形成了现在关于纸质档案管理的一套完整、成熟的管理体系、保存方法和工作程序。

2.1.2 电子档案是新时期档案工作的新课题

20世纪末，电子计算机和网络技术兴起，档案的生成方式发生了变化。在过去的20年中，数字化深深嵌入我们的生活，社会活动中新生的数字档案不断出现，传统档案保护的内涵、外延已经不能囊括数字时代档案保护的所有内容。数字档案载体与信息的脱离改变了“以载体保护为本”的传统观念，维护电子档案的可读性、耐用性、兼容性和可靠性成为新时期档案管理研究的新课题。

2.2 无纸化办公促进档案管理与时俱进

2.2.1 实现了档案管理与办公的无缝连接

无论档案部门有没有实现档案信息化，一般的无纸化办公系统都有档案管理功能。档案管理员可以在办公自动化系统中参与电子文件的立卷归档工作。

2.2.2 数字化的电子档案具有优越性

在无纸化办公模式下，档案资料的收集、整理等工作变得非常方便。另外，档案资料可实现高密度永久保存。

2.2.3 无纸化办公电子档案优于馆藏档案

在无纸化办公系统中，大量文件借助磁盘和光盘等介质以电子文档方式保存。这些以虚拟形式存在的文件在编辑、修改、传递、复印时都相当快捷，既实现了高效率、低成本，又大大提高了档案的完整性和及时性。

2.3 从传统模式走向无纸化模式的难点

无纸化办公对档案管理人员提出了掌握档案知识和电子信息处理知识的双重要求。但在现有的体制下，特别是政府机关、企事业单位，其档案管理工作往往得不到应有的重视，成为“可有可无”的边缘化工作，这就直接导致档案管理人员老龄化、专业知识缺乏、培训力度不够等问题出现。无纸化办公的工作程序、工作方法、管理制度都对传统档案管理工作提出了很大的挑战。面对全新的现代化办公条件和方法，纸质载体不复存在，旧的管理制度和工作方法已经失去了适应性和约束性。另外，归档电子文件的法律效应问题也亟需解决。数字水印、数字签名和数据加密技术等先进的电子文件保护技术需要在现代档案管理中推广和应用，确保电子文件归档后仍然保持其法律效应。

随着办公现代化的逐渐深入，档案管理中产生的矛盾逐步加剧，传统的档案管理方式已无法适应现代化办公方式，需要探索一套全新的档案管理模式。

3 如何应对无纸化办公带来的冲击

3.1 以人为本，注重档案人才引进和培养

面对档案管理工作中出现的新问题，组建一支能够适应时代发展的档案管理队伍是更好地完成档案管理工作的关键。当前，相关企业需要培养一批年轻化、专业化人才，具体可以通过以下两个途径实现：①做好专业人才的引进和吸纳；②对原有的档案管理人员进行专业培训，使他们能够尽快适应现代化档案管理工作。

3.2 修订和完善传统的档案管理制度

传统的档案管理制度是建立在以纸质载体为主的形式之上的，已经不能适应现代化档案管理工作，因此要从档案的形成、收集、鉴定、管理、利用等环节入手，依据国家相关规定、结合已成熟的经验自上而下建立一套科学化、规范化和兼容性强的管理制度。同时，在企业层面上，需要将电子文档的收集、分类、整理、归档、保管、利用纳入文档处理人员岗位职责当中，使电子档案文件处理和归档电子文件的保存更加规范化、程序化。

3.3 实行纸质档案与电子档案并存管理

纸质档案是具有直观性和法律效力的原始凭证，而电子档案在具有便捷、高效的优点的同时，也具有不确定性的缺点，因此，应该加强对纸质档案的管理，更好地开发电子档案的价值。

3.4 建立规范的电子档案管理制度

在电子档案形成时就应确定其是否在归档范围内，在归档时，将电子档案制成光盘或其他的数字承载形式，根据交接手续移交给档案管理部门。移交时要上交两份，一份永久保存，一份备查利用。档案管理人员在接收档案时要对电子档案的完整性、有效性和原始性进行检查，防止电子档案信息被破坏或被非正常改动。

3.5 及时配备电子档案保管设施

配备电子档案保管设施，并对电子档案作防写处理，竖立存放，避免挤压，远离磁场和强热源，与有害气体隔离，控制环境温度和相对湿度，确保电子档案的安全和完整。

参考文献

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[4]张海洋.从档案管理角度看“无纸化办公”[J].中国档案报，2006（3）.

〔编辑：刘晓芳〕