试论行政事业单位固定资产管理系统的功能设计

易小颖

【摘 要】行政事业单位在我国社会经济的发展中占据重要地位，随着社会经济的发展，国家进一步加大了对行政事业单位资金的投入，其固定资产的规模也越来越大，这对行政事业单位固定资产管理造成了一定的困难。目前，为利于实现固定资产的合理配置，大多数行政事业单位都开始建立固定资产管理系统，从而促进管理质量的提升。本文针对行政事业单位固定资产管理系统的功能设计进行了分析和研究。

【关键词】行政事业单位；固定资产；管理系统；功能设计

固定资产作为行政事业单位履行职能的基础，对行政事业单位的正常运作具有十分关键的影响。从性质上看，固定资产属于公益性资产，因此，其管理状况受社会经济环境的影响比较明显。目前，我国行政事业单位固定资产管理现状并不乐观，其主要原因在于固定资产管理系统的功能设计不够科学，存在很多亟待改进和优化的问题，仍需在实践中不断完善。

一、行政事业单位固定资产管理系统存在的问题

（一）固定资产管理信息不能及时得到共享

在固定资产管理系统中，对单位各部门的固定资产信息实行信息化管理，对于行政事业单位来说，内部各部门呈现出数量多、布局分散等特点。基于上述特点，各部门在信息沟通上往往不够及时，尽管大多数行政事业单位都建立了计算机管理系统，但是由于系统设计的不科学，导致系统在信息共享方面的功能不能有效发挥，而且系统的维护经费也比较高。一些管理者为了节约单位资金，不愿意花费大量资金去完善固定资产管理系统的功能，这就使管理信息不能及时共享的局面一直难以得到改善。

（二）管理观念落后，不能发挥出固定资产管理系统的价值

我国的行政事业单位资产基本上来源于国家财政。长期以来，大部分行政事业单位都存在着一种优越思想，认为单位的资产是源源不尽的，因此，在使用的过程中经常毫无节制，对资产的收支也没有进行详细记录，导致单位内部出现固定资产浪费、闲置等一系列的问题。归根结底，这些问题都是由于管理观念落后造成的，目前，许多行政事业单位的领导仍然不重视对固定资产的管理，导致固定资产管理系统的价值不能充分发挥。

二、行政事业单位固定资产管理系统的设计原则

（一）科学化原则

固定资产管理系统属于信息化、专业化的管理系统，因此，在设计的过程中应坚持资产管理科学化的原则。首先，设计者应保证各管理环节的连续性和协调性，使单位内部各部门之间形成相互监督、合作以及制约的关系，同时，各部门的固定资产信息都应当全面，包括所有财务和实物信息；其次，设计人员应尽量减少管理系统中的人工操作环节，这样才能避免或减少操作过程中的失误，进而实现固定资产管理系统的科学化。

（二）完整性原则

完整性主要指固定资产管理系统中的资产记录应尽量保持完整。传统的固定资产管理系统对资产记录信息采取的是直接删除的方法，被删除的资产信息记录很难再恢复，这就导致资产的变动情况无法查询。因此，在现代化行政事业单位固定资产管理系统的设计上应当坚持完整性的原则，对资产记录采取备案保存的方式，这样就能在需要的时候及时恢复数据信息，使资产变动的情况及时反映出来。

（三）高效率的原则

为了改善传统固定资产管理系统信息共享不及时、人工操作环节多等主要缺陷，在现代化固定资产管理系统的设计上应当坚持高效率的原则，充分利用现代计算机网络信息技术的优势。为提高管理的效率，可将单位内各部门资产管理信息、业务审批等工作都集中于同一个网络平台上，通过该网络平台，管理人员可以随时查看各部门的固定资产状况，对资产进行合理优化配置。

三、行政事业单位固定资产管理系统的功能设计

（一）系统功能的设计

行政事业单位的固定资产管理系统主要包括系统管理、资产管理、资产查询、统计分析等主要功能模块。在系统管理模块的设计上，应做好权限分配、系统登录管理等方面的工作，系统登陆管理的主要功能是识别系统用户的合法性，在权限分配中一般可将系统用户分为普通用户、普通管理员和高级管理员。在资产管理模块的设计上，应对相关的固定资产信息进行分类和编号，完善固定资产登记簿的内容，包括资产购置、维修、调拨、报废处置，为各项业务提供单据，并对资产类型、所属部门等进行详细记录。在资产查询模块的设计上，可通过实施条码管理，提高工作效率，减少人为错误，降低盘点成本。统计分析模块主要功能是完成固定资产分类明细、分类变动；维修资产数量总值及维修费用；报表查询。

（二）数据库的设计

对于行政事业单位来说，其固定资产管理系统中的数据量是巨大的，因此，要保证管理的质量，首先必须设计一个科学的资产管理数据库系统，在数据库的设计上，应考虑到固定资产管理的主要业务流程，建立固定资产临时表、收支明细表、内部转账表等具有一定关联的数据库表。这些数据库表的设计应当具有明确的日期、型号、类别、数量等基本参数，这样才能方便查询。

（三）管理系统数据流图的设计

数据流图的设计应建立在固定资产管理的数据来源以及工作流程的基础之上，对于数据来源来说，其主要可分为以下几个方面，第一是固定资产管理部门提供的相关资料。第二是固定资产维修、报废、出售、转账等相关凭证。第三是固定资产内部变动的相关资料。第四是实物维修、折旧等费用的收支凭证。资产管理的工作流程简单来说就是根据相关部门提供的资料及凭证，将有关数据记录在登记簿和固定资产卡片上。

四、结语

简言之，我国行政事业单位的固定资产管理系统还存在一些问题，这些问题对固定资产管理质量的提高造成了阻碍，要改善这一现状，必须在固定资产管理系统功能设计上进行改进和创新。

【参考文献】

[1]籍晓丽.试论行政事业单位固定资产管理系统的设计与实现[J].行政事业资产与财务，2014，（12）：191.

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