人力资源档案管理问题与对策分析

张敏

摘要：档案管理记录着重要的人力资源信息，受到用人单位择才录用时的重视，当前人力资源中的档案管理中存在着很多问题，需要进一步改革和加强，提升人力资源管理的质量和水平，更好地彰显单位的实力和竞争力。

关键词：人力资源 档案管理

档案管理是人力资源管理的核心部分，对企业完善人才结构，充分发挥人力资源有着重要的作用。随着经济改革的快速发展，人才流动速度的加快，人事管理的作用愈来愈重要。人力资源是单位持续发展的基础，也是企业技术力量、竞争能力的体现，在当前人才急需的大背景下，必须从管理制度和管理手段上予以提高，加强变革和更新，适应时代的发展和单位人事改革的需要。

一、当前人力资源档案管理中存在的问题

1.缺乏对人力资源档案管理积极作用的正确认识。长期以来，人们对人力资源档案管理的重要性认识不足，觉得只是对个人生平经历的记录，管理档案只需要对资料进行整理和抄写，管理质量的好坏与经济效益没有联系，工作不被人所重视；还有一部分人认为档案只是摆设，只要个人能力强，有关系网就可以办成很多事情，因此，导致很多档案资料的流失，不完备，对个人的发展带来了很大的限制。许多企业也不重视人事档案管理工作，对人员的档案管理不重视，没有设立专门的管理人员，忽视了档案管理中潜在的人才信息价值，这些都导致当前的档案管理发展滞后。企业的人事档案管理记录着一个社会人的人生历程，其生活的不同阶段都应对应着不同的历史记录，档案应能够真实反映其生活发展中各方面的具体情况，为用人单位科学调整、选拔人才提供帮助，同样，也对个人起到鼓励鞭策和约束限定作用。

2.人力资源档案管理的技术手段落后。档案管理的技术手段落后主要体现在没有使用现代化的应用软件和计算机技术提高管理的质量和水平，一方面是单位领导不重视这项工作，没有开展这项工作；另一方面是管理人员没有掌握现代化的管理技术，没有进行专业技能培训，因此，都呈现出档案管理水平质量远远落后的现象。许多档案管理人员都是兼职，不能全身心的投入到管理工作中，也不愿意接受专业技能学习，只是随心所欲地进行登记、分类管理，影响了人力资源档案管理的发展和有效利用。

3.档案材料分散、简单、雷同。人力资源的档案材料应该全面、真实、客观地反映一个人的生活经历、历史全貌，然而，由于种种原因，许多原始材料内容单一、抽象，不能表现出个人的特色。这样的档案资料对企业的选拔人才、使用人才没有什么价值意义，影响到对潜在人才的挖掘和应用，对员工的提拔、晋升等都有影响，挫伤了人员的积极性，也给管理单位带来许多不必要的工作。人力资源档案管理的不规范使用人单位采取弃档或重新建档工作，都会导致人力资源内容的不规范和不完整，失去了统一性，不能全方位地反映员工的真实面貌，进一步增加了人力管理的成本，也降低了管理能效。

二、改变人力资源档案管理现状的措施

1.科学规范的制度管理，提高档案工作效率。建立符合现代化档案管理工作的规则和制度是当前首要的改进工作，通过制定相应的工作管理制度和工作标准来规范档案管理程序，提高管理水平和工作质量。一方面可以使管理人员提高工作积极性，增强工作的责任感，对管理工作的提高有一定的促进作用；另一方面，通过管理制度的规范执行，能够强化管理工作程序和实施环节，将档案的保存、信息资料的流转和管理的方法等予以规定和强化，能够防止过程不统一，程序不稳定带来的人力和物力的浪费。

2.信息化的档案管理，提升管理层次。人力资源档案管理落后的表现之一就是没有采取现代化的计算机信息管理，使管理效率低，管理质量差。因此，应采用信息化的管理模式改变这一落后现象，实现快速查找、分类清楚、节省空间等管理优势。形成有层次、有结构、有内容的网络信息管理，将纸质资料和电子音像档案向结合，实现全面、科学、高效的信息化档案管理。首先应增加管理资金，购置信息化管理所需要的软、硬件设施，增加新设备，如打印机、复印机、扫描仪、电脑等，满足工作的需要；其次，应制定档案管理信息化的执行策略，设立监督部门对全过程实行掌控。

3.提高档案管理人员的职业素质。档案管理工作人员的工作态度、工作能力和工作水平对档案管理的质量有很大的影响，因此，应设法提高档案管理工作人员的职业素质和水平。针对不能熟练使用计算机进行网络文件传递和工作管理的人员，应加强岗位培训和培养；合理引进技术人才，提高档案管理的工作模式，保证先进的管理技术能够顺利实施。采用新技术和新方法，提高档案管理的工作效率，同时，加强管理人员的职业道德培养，提高档案管理人员的保密意识，保持档案记录的安全稳定。

总之，档案管理是人力资源部门日常工作管理中的重要内容，随着科技的进步和人力资源管理职能的增加，档案管理的服务性能应逐步发展，通过制度的完善、管理方法的提高和全员的共同努力，改进人力资源档案管理的工作效率，促进企业的人才流动和经济效益的增长。

参考文献

[1]李珊珊.人力资源档案管理问题的探讨[J].中国管理信息化，2014（24）：89