浅谈农村信用社转型时期档案管理工作面临的挑战与机遇——以云南省农村信用社为例

郭心燕

（云南省农村信用社联合社，云南 昆明 650021）

一、农村信用社转型时期档案管理工作面临的严峻挑战

（一）管理模式落后，信息化水平低

现阶段，农村信用社档案仍旧延用传统管理模式，档案资料的收集、整理、保管、归档、提供利用等仍是以纸质材料为主，信息化、数字化水平低，没有达到文档一体化的要求。在农村信用社转型时期，随着业务种类的不断增加，档案资料也纷纷涌入档案室，数量庞大的档案对保管和利用带来巨大的困难，在计算机和信息化为主的现代社会，这一管理模式已不能满足需求。

（二）缺乏复合型档案管理人员

由于档案工作比较繁琐枯燥且不能通过服务产生直观的经济价值，并且要求档案管理人员有甘于寂寞默默奉献的精神，大多数人不愿意从事这一职业，所以档案管理工作在农村信用社一直处于边缘化。档案管理人员整体水平低，结构合理性差，主要表现在以下几方面：①多为其他业务部门兼职人员，且大多是“螺丝钉”人员，那里需要到那里，队伍建设不稳定；②工作热情不高，存在“得过且过”思想，工作不到位导致档案管理局面混乱；③缺乏精、尖、高端人才，特别是即懂金融业务知识又精通计算机且为档案专业的综合性人才，导致知识结构不合理，专业知识不全面，创新思维欠缺；④档案管理人员没有档案专业基础知识，档案管理工作局限于拆钉、装订、编页、装盒、借阅等简单重复性劳动，难以进行档案科学管理和档案价值开发服务工作。农村信用社转型时期，工作人员分工更为细化，这一局面的存在严重影响着农村信用社的形象甚至对业务的发展带来不利因素。

（三）档案分家保管，馆藏结构不合理

农村信用社是独立的法人企业，管理上自主性很大，各管理部门、业务部门档案各自保管，各自为政，达不到规范化要求也不利于档案工作的开展。由于库房面积不能满足需求，使得档案资料缺乏统一管理，且归档标准不一致，造成许多有价值文件材料仍停留在经办部门没有纳入到档案管理中，导致馆藏结构不合理，门类不齐全，数量偏少，这些都不利于转型时期农村信用社的整体发展。

（四）服务意识不强，“重保管轻利用”思想严重

农村信用社发展一直处于重视业务发展，轻档案利用阶段，档案的提供利用方式还是“坐拥档案库、守着档案柜、坐等别人来查阅”的被动服务模式。没有将档案用活，使档案走出去发挥作用。久而久之，档案变成了故纸堆，无人问津，其价值也在消失。这一落后思想已不能适应转型时期档案工作的开展。

（五）档案管理制度不健全，缺乏统一规范标准

由于各级农村信用社经营管理水平存在很大差异，档案管理工作存在着不同之处，而没有完整统一的制度来规范档案工作。不同级别农村信用社的各类文书资料、统计报表、统计分析资料样式多样，但是由于保管期限和归档范围不统一，致使档案质量标准不统一，归档资料样式五花八门，不利于文件资料规范化保管，为其提供利用也造成了不便。再者，由于没有良好的激励机制和监管机制，各级农村信用社领导层没有从有序化、规范化、合理化角度引导农村信用社做好档案管理者工作，使得档案管理工作一直在信用社的发展中形成“软肋”。

二、农村信用社转型时期档案管理工作面临的改革机遇

机遇与挑战并存，转型时期，农村信用社肩负着增强自身、谋求发展的重任，如何以更好的形象参与竞争是摆在眼前的最紧急任务。档案管理工作即承接历史、服务现在、预示未来，要实现规范化、有序化的目标，必须抓住转型时期给档案管理工作带来的改革机遇采取灵活创新的措施，力争使档案管理工作整体水平有较大提高。

（一）转变管理模式，领导重视是关键

领导对档案和档案工作的重视是做好档案工作的关键。领导对档案的价值认识直接决定着他们对档案工作的态度，在很大程度上决定着档案工作的发展。云南省农村信用社新一届领导干部上任以来非常重视档案管理工作，针对全省农村信用社档案管理工作起步不同，工作环境差异大，管理水平层次不齐的情况，采取灵活多样的措施，以点带面，推动全省农信社档案管理水平，把档案工作作为全省协调发展的衡量标准，形成上下一致齐抓共管档案的合力，全省各级农村信用社以一把手为主管领导，办公室负责人为分管领导全权指导监督档案工作，全省形成档案管理工作同业务工作一样检查、一样考核、一样评比的良好局面，推动档案工作的发展。

（二）改变服务方式，信息支撑是后盾

在农村信用社各项业务都离不开信息化的转型时期，加快信息化步伐，将电子化手段应用于档案管理是现阶段主要工作任务。云南省农村信用社为满足档案管理电子化保管的需求，建立完善的档案数据库平台，在OA办公系统开通档案管理模块，档案管理人员可在办公软件系统进行电子文件归档，本单位职工干部也可在在本人系统进行档案查阅，不仅节省人力、物力、财力而且达到文档一体化水平，信息服务转变为档案提供利用的主要方式。

（三）统一规范标准，制度健全是保障

无规矩不成方圆，制度就是制约行为的规范，做好档案工作必须有健全的规章制度做保障，只有有了切实可行的规章制度，才能使档案管理更规范化、现代化、标准化。为改变以前档案管理无章可循的局面，云南省农村信用社制定了《云南省农村信用社档案保管制度》、《云南省农村信用社档案归档办法》、《云南省农村信用社档案管借阅制度》、《云南省农村信用社档案管理销毁制度》等具有全省指导性的多项规章制度，这些制度明确档案的管理原则和方法，规定档案保管期限和归档范围，使档案管理工作逐步规范化。

（四）提高服务意识，人才素质是灵魂

档案管理人员的综合素质直接制约着档案工作的质量，一支高素质的人才队伍是转型时期中档案工作的灵魂。为了改变以往档案管理人员流动的局面，云南省农村信用社招录了具有档案学专业基础知识的工作人员，并且要求全省各级农村信用社制定一名专职人员来负责档案工作，组织全省专兼职档案管理人员学习国家档案法律法规和本系统内的规章制度；采取以会代训，举办培训和讲授自学的方式进行专业知识和操作技能培训，提高全省农村信用社档案管理人员综合素质。同时，将档案管理人员的工作纳入到单位绩效考核体系中，定期检查，年中总结，年终考核，建立激励约束机制，激发档案管理人员工作的积极性、主动性和创造性。逐渐形成全省各级农村信用社领导重视，各部门配合和职工关心档案的良好局面，推动档案工作整齐划一地发展。

（五）调整馆藏结构，设施完善是基础

只有完善的基础设施才能保证档案的完整与安全，在转型时期，云南省农村信用社将档案库房的建设列入新建办公用房计划，要求能够满足今后很长一段时间的备用，确保有良好的保管环境，档案库房配备档案密集架、防盗门窗、温湿度计、灭火器等硬件设备，能够满足“防火、防潮、防光、防盗、防高温、防尘、防盗、防鼠”八防需要；将档案室、办公室、查阅室“三室”分开，为档案工作者和利用者提供良好的环境。硬软件设施齐全完整，改变档案保管单一的模式，丰富馆藏，使档案的价值更好发挥出来。

档案为农村信用社经营中各项业务健康发展起到保驾护航的作用，只有认识到档案管理工作的重要性及发展现状，并采用有效措施，利用信用社改革发展契机，将档案管理工作做到更规范化、科学化，才能保证农村信用社档案管理工作有更好的发展前程，满足档案利用者的需求，达到提高档案工作质量的目的。

[1] 张莺.农村信用社档案管理中存在的问题与对策[J].甘肃金融，2002（6）.

[2] 丁雯.基层人行档案管理信息化建设探析[J].现代金融，2014（04）.