高校学生人事档案材料归档范围的探讨

卞咸杰+周莹莹

摘  要：对我国高校学生人事档案材料归档范围的现行规定作了介绍，分析了现行规定对学生人事档案材料的归档范围缺少权威性、规范性和指导性，提出学生人事档案归档的内容应与干部人事档案衔接、学生人事档案归档的范围应围绕学生的各项活动而展开等原则，建议从入学材料、大学（研究生）材料、组织材料、出国材料和其他材料等五个方面划分高校学生人事档案材料的归档范围。

关键词：高等学校;学生人事档案;归档范围

Abstract： This paper introduced the existing rules of filingscope of university students personnel archives in China， analyzed that the scope offiling of university students personnel archives lacks of authority、standardability、and guidance under existing rules， proposed principlesthat filing content of studentspersonnelarchives should link up with carders personnel archives、scope of filing of studentspersonnelarchives should be launched around students activities， etc， suggested that the scope of filing of university students personnel archives should be divided into five aspects， such as， admission materials、university materials、organization materials、abroad materials、and other materials.

Key words： Institution of higher education  ;Students personnel archives; Scope of filing

学生人事档案，记述和反映学生个人在成长过程中的经历、德才能绩、学习和工作表现，以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。正确划分学生人事档案材料的归档范围，科学管理学生人事档案，是贯彻执行党的教育方针，为社会主义现代化建设培养、选拔、录用人才服务的一项常规性基础工作。学生人事档案是高校档案工作的重要组成部分，“在我国近代高等教育历史上，既有学生档案之名，也有学生档案之实”，^[1]同时也是用人单位全面了解和选拔使用人才的重要依据。因此，在高校档案管理中，学生人事档案应为高校档案管理中的重要内容之一。通过划分专门的高校学生人事档案的归档范围，指导全国性高校学生人事档案的管理工作。

1  高校学生人事档案材料归档范围的现行规定

1.1  教育部、国家档案局关于学生人事档案材料归档的规定。目前我国没有制定全国性的学生人事档案的管理办法，但教育部和国家档案局2008年制定的《高等学校档案管理办法》（第27号令）与国家教育委员会1989年10月10日发布的《普通高等学校档案管理办法》（国家教育委员会令第6号）相比，在原有归档范围的基础上增加了学生类档案。其第十五条关于高等学校文件材料的归档范围第3款专门设定了学生类档案的归档范围“主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等”。 ^[2]这也是目前唯一能体现全国性的关于学生人事档案归档范围的规定，但这一规定并没有说明是学生的人事档案，更没有说明学生类档案管理的最终去向。

1.2  省级政府部门关于学生人事档案材料归档的规定。全国31个省、自治区、直辖市中（不含港、澳、台），只有四川省教育厅于2007年颁布了《四川省普通高等学校学生档案管理办法》（试行）（川教[2007]26号），对高校学生档案的管理作出具体的规定，对全省高校的学生档案管理起了指导性作用。此外，有些省、自治区、直辖市根据《高等学校档案管理办法》制定了实施细则，关于学生档案的归档范围只是沿用了《高等学校档案管理办法》的规定，没有新意。也有个别省印发了高校毕业生档案管理的文件，如江苏省教育厅办公室2013年印发的《关于规范我省高校毕业生档案管理工作的通知》（苏教办指[2013]9号），但归档范围并不准确、完整。

《四川省普通高等学校学生档案管理办法》（试行）与《高等学校档案管理办法》相比，增加了出国留学材料和有工作经历的个人人事档案材料。其第三章第十条把学生档案的归档范围分成十大类，具体为“第一类 学生登记表、毕业生登记表;第二类 鉴定、考核、考察材料;第三类 学生成绩卡（表）、授予学位决定、学籍异动材料;第四类 加入中国共产党、共产主义青年团或其他党派、团体等组织的材料;第五类 奖励材料（含三好学生，优秀党团员、奖学金和优秀学生干部等登记表）;第六类 处分材料（包括个人检查、调查报告、校级处分决定或免于、撤销处分的意见等）;第七类 出国留学材料;第八类 学生入学及毕业体检表，大学生体质健康标准登记卡片或免予执行体质健康标准申请表;第九类 有工作经历的个人人事档案材料;第十类 其他可供学校及社会录用人才时参考的材料”。^[3]

江苏省教育厅、江苏省档案局印发的《江苏省高等学校档案管理办法》（苏教规〔2012〕5号）关于高校学生人事档案材料的归档范围作了详细的规定，与《四川省普通高等学校学生档案管理办法》（试行）相比，学生人事档案的文件材料归档范围增加了高考档案材料，如体检表、高考报名登记表、志愿卡。此外，把学生人事细分为本专科生新生、本专科毕业生、硕士毕业生和博士毕业生。如“硕士毕业生档案归档材料主要包括：报考攻读硕士研究生登记表、毕业研究生登记表、研究生学位申请书、授予硕士学位决定、硕士毕业体检表、党团材料、奖惩材料等。博士毕业生档案归档材料主要包括：报考攻读博士学位研究生登记表、专家推荐书、毕业研究生登记表、研究生学位申请书、授予博士学位决定、博士毕业体检表、党团材料、奖惩材料等”。^[4]

江苏省教育厅办公室2013年印发的《关于规范我省高校毕业生档案管理工作的通知》（苏教办指[2013]9号）规定高校毕业生归入档案的材料有八大类：（1）《毕业生登记表》;（2）学习成绩登记表;（3）奖惩情况;（4）学位授予证明;（5）入党（团）志愿书等;（6）毕业离校前体检结果;（7）《就业通知书》;（8）其他需要归档的材料。

1.3  校级关于学生人事档案材料归档的规定。据教育部统计资料表明，目前全国高等学校共计达到2845所，其中普通高校有2553所。这么多的高校中制定学生人事档案归档范围的高校不足1/10，部属院校中主要有武汉大学、浙江大学、北京师范大学、东南大学、中国农业大学等。许多高校把学生人事档案按照其形成阶段来划分为本科生、硕士研究生和博士研究生三个阶段，每一个阶段均包含三大方面：新生入学档案材料、在校期间形成的档案材料和毕业档案材料，如《北京师范大学学生人事档案管理办法》（试行）。也有高校按照学生人事档案的内容划分，如《浙江大学学生档案管理暂行办法》把学生人事档案归档范围细分为十六个大类：登记表、高考当前信息、各类鉴定（考核、考察）材料、学籍材料、党团材料、军训材料、奖励材料、处分材料、出国留学材料、体检材料、实习（社会实践）材料、资格证书材料、等级证书材料、就业通知书、助学贷款材料和其他可供学校及社会录用人才时参考的材料。

2  现有规定中归档范围存在的问题

2.1  缺少权威性。目前全国关于专门档案管理的文件并不缺少，如中共中央组织部印发的《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号），财政部、国家档案局印发的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号），国家档案局、水利部、国家能源局印发的《水利水电工程移民档案管理办法》（档发〔2012〕4号）等，但没有专门的学生档案管理规定。教育部、国家档案局印发的《办法》虽然增加了“学生类”档案，从其包含的内容来看，并没有完全反映学生在德、能、智、体等各种方面的活动。

2.2  缺少规范性。《高等学校档案管理办法》增加了学生类档案，有些省、自治区、直辖市制定了学生档案的管理办法或相关文件，许多高校也印发学生档案的管理文件，但并不规范。如《高等学校档案管理办法》中的学生类档案，其归档范围与教学类、科研类、党群类、行政类等类别的档案相比，显得不协调。因为其他类别的档案是由高校档案管理部门收集、保管和利用，而学生类档案是归档随人走，最终要转递到学生就业单位或人才市场。显然，学生类档案应该单独制定管理办法。《江苏省高等学校档案管理办法》中对学生类档案作了明确的划分，提出“学生类档案在实际操作中应当分为两种，一种是随学生毕业、就业而派遣的学生人事档案材料;另一种是由高校档案机构永久或定期保存的与教学、科研等活动相关的学籍类文件材料。两种学生类档案在归档范围、工作流程、管理模式与体制等方面应当区分开来，并制定相应的管理办法。前者作为高校专门档案管理，后者纳入高校综合档案管理”。

2.3  缺少指导性。2015年全国高校应届毕业生总量为749万左右。这么多高校的学生档案管理没有一个统一的指导性文件，许多高校各自为政，学生人事档案材料的归档范围五花八门。而《高等学校档案管理办法》虽然增加了学生类档案，但归档范围并不全面，如学生实习（实践）材料、出国材料等都不在此列，尤其是毕业生重要的材料——《就业通知书》（或《就业报到证》）存根也明确在归档范围内。而《关于规范我省高校毕业生档案管理工作的通知》中的表述与此相比并不一致，对全省高校而言，缺少执行力，没有指导价值。

3  学生档案归档范围确定的原则

3.1  学生人事档案归档的内容应与干部人事档案衔接。高校学生档案作为干部人事档案的重要组成部分，其归档的内容应与干部人事档案归档的要求相吻合。中共中央组织部2009年印发的《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发[2009]12号）把干部人事档案归档的类别划分为25大类，其中与高校学生档案有关的有10大类，分别是履历材料、考察（考核、鉴定）材料、学历学位材料、职业（任职）资格材料、党团组织材料、表彰奖励材料、涉纪涉法材料、出国（境）材料、健康材料和其他材料（毕业生就业报到证）。高校学生档案的收集、整理应围绕这些类别展开。

3.2  学生人事档案归档的范围应围绕学生的各项活动而展开。高校学生人事档案反映的是学生在校期间参与各项活动的历史记录，不仅记录其学习成绩，而且也记录德育、体育、美育等方面的活动，全面而又真实地记录人才成长历程。高校学生人事档案的管理是一项系统性工程，高校各部门都有责任、有义务详尽记录学生在校期间的成长历程。现有的归档范围独自为政，不够系统，不够全面。既不能涵盖其全貌，也不能使用人单位对学生有全面准确的了解。所以，当前应根据大学生（研究生）学习、科研、生活、工作的特点，补充、扩大高校学生档案归档范围。通过这些档案材料真实反映其个性化发展特征，更好地为学生的成长成才服务，为高校的各项管理服务，为社会选拔优秀人才服务。

4  学生档案归档范围的建议

根据《干部人事档案材料收集归档规定》和《高等学校档案管理办法》等规章、文件的要求，建议高校学生人事档案材料的归档范围从五个方面考虑，入学材料和高考材料、大学（研究生）材料、组织材料、出国材料和其他材料。

4.1  入学材料。招收入学的本科生档案材料，一般应包括高中（职中、中专）学籍卡、高中（职中、中专）毕业生登记表、高考报名登记表、高考体检表、高考志愿表、高考成绩单等材料;招收入学的研究生除原有个人档案应有材料外，还应有报考攻读硕士学位研究生登记表（含录取为直接攻博生）、推荐免试攻读硕士学位研究生登记表、报考攻读博士学位研究生登记表、推荐免试直接攻读博士学位登记表或在校硕士生提前攻读博士学位申请表、报考博士学位和单独考试的硕士学位研究生的专家推荐表等材料。

4.2  大学（研究生）材料。这一部分材料是整个归档范围的核心内容，主要有八个方面：一是学习成绩材料：大学、硕士、博士等各学习阶段各类课程的学习成绩登记表等材料。二是学籍材料：各大学、硕士、博士等学习阶段退学、结业、肄业、休学、转学、保留入学资格、复学等变更材料（注：有些高校这两类材料合为学籍卡）。三是鉴定材料：组织上对学生本人的各种鉴定表等材料。四是实习（实践）材料：大学、硕士、博士等各学习阶段实习（实践）报告、总结及成绩等材料。五是毕业材料：高校毕业生（毕业研究生）登记表、毕业生（毕业研究生）就业通知书（就业报到证）等材料。六是学位材料：各学习阶段学位申请、授予等材料（这部分材料有些高校与毕业生登记表合在一起，或者与学籍卡合二为一）。七是奖惩材料：在校期间获得各级表彰奖励的材料，包括获得三好学生（研究生）、优秀学生（研究生）干部、优秀共产党员、优秀团干部、优秀团员、优秀毕业生（毕业研究生）等荣誉称号的登记表，各类奖学金登记表及其他获奖评审证明材料;处分材料：在校期间违反校纪校规，触犯国家法律等形成的各类处分材料（警告以上处分材料）。八是体检材料：入学体检表、毕业体检表等材料。

4.3  组织材料。入党、入团的申请书、志愿书，自传、入党积极分子考察表、政审材料、思想汇报，预备党员转正申请书，党团组织建设上形成的其他材料;参加民主党派的申请书、登记表等材料。入团材料基本上在初中形成，也有少量学生的入团材料是在高中、大学阶段形成。入党材料最早在高中形成，大部分学生是在本科阶段或研究生阶段形成。

4.4  出国材料。因公（私）出国（出境）审查表、备案表，在国（境）外学习、进修情况或鉴定等材料。

4.5  其他材料。入学前参加工作期间的工资、考核、职务（职称）、劳动合同等材料以及具有保存价值、应予归档的学生个人材料。

总之，要严格按照《干部人事档案材料收集归档规定》和《高等学校档案管理办法》的要求，把高校学生人事档案作为一项重要的工作来抓，准确、科学划分其归档范围，全面收集高校学生人事档案材料，追补缺失的档案材料，切实把反映高校学生德、能、勤、绩等方面的材料，及时收集归档，提升高校学生人事档案的利用价值。

*本文为2014年度江苏省档案局科技项目《就业视角下高校学生档案服务体系建设研究》（项目编号：2014-12）、2013年江苏省高校档案研究会科研课题《加强高校学生档案服务功能的研究》（项目编号：JSGDF2013-21）阶段性研究成果。

参考文献：

[1]教育部办公厅.《高等学校档案管理办法》解读[M] .北京：高等教育出版社，2010：49.

[2]教育部、国家档案局. 高等学校档案管理办法[EB/OL].[2015-08-12]. http：//www.china.com.cn/policy/txt/2008-09/12/content_16441222.htm

[3]四川省教育厅. 四川省普通高等学校学生档案管理办法[EB/OL].[2015-08-12]. http：//archives.scu.edu.cn/detail.asp？id=627

[4]江苏省教育厅、江苏省档案局. 江苏省高等学校档案管理办法[EB/OL].[2015-08-12]. http：//dangan.yzu.edu.cn/art/2012/9/3/art_5715_240680.html

（作者单位：盐城师范学院  来稿日期：2015-08-20）