高校日常办公中使用OA系统的相关探讨

俞学英

摘要：随着信息时代的到来、高等教育的蓬勃发展，高校办公自动化（Office Automation，简称OA）系统在各高校得到了应用和推广，为高校日常办公中的行政管理、信息管理等做出了巨大贡献，既提高了办事效率，又节约了办公经费。本文阐述了OA系统的发展历程，结合当前OA系统的高校日常办公中的应用，分析探讨了高校在OA系统应用上的缺点以及不足，并为OA系统在高校日常办公中新技术、新应用提出了一些建设性意见。

关键词：办公自动化;高校;日常办公

中图分类号：G640     文献标志码：A     文章编号：1674-9324（2015）22-0058-02

一、前言

随着互联网及移动端技术的广泛应用并逐渐成熟，各国间的信息化程度逐步成为国际竞争力和社会生产化的需求伴随着“无纸办公”、“协同办公”的服务理念在不断升级，并将成为我国高校建设信息化校园的前进方向。

OA（办公自动化）系统，是将现代化办公体系和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公模式。OA系统的概念由60年代美国科学家提出，80年代在我国得到了较大的推广与应用。OA系统大致经过了三个阶段的发展，分别为传统模式的信息管理系统、信息流应用、知识管理应用。随着高校OA系统的普及，传统意义上的以纸介质为主的办公模式近于消失，然而OA系统在高校日常办公中的应用也提出了较高的要求。能够满足进一步加强政务管理和提高工作办事效率的要求，OA系统在功能、需求方面也越发全面。

为实现高校“移动一站式”、“无纸化”办公模式，整合高校各部门信息孤岛，搭建顺畅的数据交流平台，提高高校的网络利用率，营造高校办公更加高效、公开、透明的环境，需要制度保证、技术支持、管理重视、注重培训等完成这个循序渐进的过程，才能将OA系统真正融入到高校日常办公中，得到更为广泛的推广与应用。

二、OA系统在高校日常办公中的应用

OA系统是一个不断完善、不断发展的结合体，其核心应用根据实际功能可以分为五大摸块，下面分布进行介绍。

（一）个人办公

OA系统个人办公模块，一般包括个人登陆账户管理、考勤记录、通讯录、工作计划等。详细划分个人办公，包括进行计划小结、填写单位工作计划，记录工作日志、备忘录，规划日程安排，进行在线通讯录的共享，个人在线查看考勤记录等，还可以进行个性化设置满足个人品味要求。

（二）单位管理

OA系统单位管理模块，一般包括公文管理、会议管理、考勤管理、车辆管理等。该模块主要由系统管理员对办公自动化系统进行管理维护和权限分配。部门管理、用户管理，主要用于添加修改用户，用户按部门划分进行管理。用户组管理设定不同的使用权限。数据库备份、安全日志，系统中所做操作等全部以日志方式形成记录。

（三）信息管理

OA系统信息管理模块，包括人事档案、通知公告、固定资产、信息简报等。信息管理主要用于学校内部公共信息的发布和共享。此模块根据业务工作需要细分为通知事项、大事记、领导讲话、调研园地等栏目，维护人员对栏目的信息可以增加、删除、修改。

（四）系统安全管理

OA系统系统管理模块，一般包括后台权限管理、防火墙设置、后台浏览设置等。系统安全模块主要用于提高系统安全性和数据可靠性，防止非法用户进入系统窃取或篡改信息。

（五）其他事务

OA系统其他事物模块，一般包括内部邮件、民主调查等。日常办公中同事之间需要交换公务文件，而该公务文件又不能让外界知道，那么就可以通过相互之间发送内部邮件的方式解决，内部邮件自动通过内部服务器进行中转，当有新邮件到达时，在系统首页显著位置会出现动画提示。民主调查一般包括意见列表、问卷调查、意见类型三个子栏目。

三、OA系统在高校日常办公的发展

根据实际需求和业务层面进行新功能的扩展和升级，进一步提升OA系统在当前我国高校日常办公中的应用。在OA系统发展的同时，我们理应看到OA系统在高校应用中的现状，结合当前应用实际进行分析OA系统的优点以及其存在的弊端，才能实现OA系统的便捷使用。OA系统的建设经验“七分应用、三分技术”，关键点还是结合高校的实际情况进行应用，进一步开发OA系统的新技术。

（一）OA系统在高校日常办公中的高效运作

1.去“信息孤岛化”。一个完备的OA系统应包括信息的采集、加工、处理、传送和存储等流程，其主要任务是向各级办公人员提供其所需的信息。可以想象在一个成千上万人的高校系统中，办公人员需要根据实际需要查询相关有价值的信息，而且高校办公人员需要对整个高校的整体运作情况和通知公告等进行全方位的了解，高校OA系统可以满足其快速、高效、全方位的要求，而不需要分别到各个科室或者部门去进行查询或者询问，各级办公人员在实行去“信息孤岛”化的同时，既实现了信息、资源的共享，又加强了各个部门之间的信息交流，另一方面也利于高校整体工作的开展。

2.流程自动化。我们可以想象，假如高校政务管理中没有OA系统，面对繁杂的行政事务，高效率的现代校园办公的要求成为一个空谈。当下我们迫切需要寻求更高效的方法使复杂、烦琐、重复的事务性工作变得自动化、流程化、数字化，对于不便于对外公开的校内文件或资源安全地实现收发、传递、阅签与共享。高校OA系统简化了整体办公流程，提高了工作效率，实现了高校日常办公流程自动化，“找人办、等人办”成为历史。在满足网络条件下，即便是出差在外也能够实现在线办公，流程自动化，避免了传统管理模式下跨部门、跨级别的事务办理时需要来回操作的麻烦，省时省力，在简化了办事流程的同时，能够大大提高高校办公人员的积极性，便于工作的开展。

3.办公“无纸化”。高校OA系统能够在不耗费一张纸一滴墨的情况下，即完全通过办公系统来实现发文、收文、批阅、转送等所有步骤，节省了办公经费的同时，也大大降低了单位办公成本，提高了经济效率。而相较于传统的文件传送和批阅，必须在借助纸张来走完整个办公流程，从部门下达的文件，经过层层流转，到所有收发单位，最后到达具体承办的科室，到具体的承办人，在整个办公的过程中耗费的纸张和油墨是相当可观的，而且主要的是费时费力，拖慢了整个运作流程。

（二）OA系统在高校日常办公中的发展趋势

高效OA系统在实现“协同办公”、工作效率提升、信息传达透明公开的同时，我们还应看到OA系统存在一些问题，还需要进一步解决。

1.实际应用性差。首先，当前高校OA系统属于信息管理中心管辖，但其没有行政管辖权，行政管理部门与信息技术人员存在有效沟通配合的问题。另外某些高校OA系统运作过程中，一味注重其功能的全面，而忽视了加强其实际应用，虽然花重金购买系统，然而华而不实，没有考虑到最实用的功能。

对于这种情况，需要针对高校不同办公人员的权限与职责，分层次进行培训。而且可以编写各自高校的OA系统操作指南，这样在行政人员与信息管理人员之间就不存在配合不一致的问题。

2.OA系统自身问题。高校OA系统作为一个完整模块化的产品，不是普适性的系统。某些高校在购买后，没有根据自己高校的建设进行有效的衔接与匹配，这样的情况下，既不能满足OA系统高效办公的要求，而且花费了相当大的人力物力进行不同部门间信息衔接的工作，赔了夫人又折兵。

对于这种情况，首先需要做好前期的调研，针对高校各自的建设情况进行升级和二次开发，这就需要加大科技投入，需要对OA系统安装设计人员的培训。

3.系统安全性问题。身处互联网时代，高校OA系统首先对其电力、通讯技术要求很高，才能保证OA系统的正常使用。另外在OA系统整个办公流程中，电子文件存在于网络系统中，被下载、传播，办公流程中每个部门之间的层层审批必须得到安全性保障，使用者的权限必须得到保护，由此可见网络信息安全十分重要。对此，高校OA系统的使用者可以通过多种加密安全方式，包括密码服务、权限控制、存储和传输加密以及电子签名、系统安全防火墙技术等方法，来确保高校OA系统的安全运作。

4.新技术应用。当前高校OA系统大部分只能在PC端进行操作，部分高校实现了OA统与即时通讯系统间的无障碍衔接，这是一个很重要的发展趋势。高校OA办公系统在开发模式上，由C/S结构上进一步改进为B/S结构也是当前的技术方向。

四、总结

本文阐述了OA系统的发展历程，结合当前OA系统的高校日常办公中的应用，分析探讨了高校在OA系统应用上的缺点以及不足，并为OA系统在高校日常办公中新技术、新应用提出了一些意见。随着科技的发展、信息化通讯技术的进步、使用人员技能的提升，虽然高校OA系统使用、功能尚不完善与健全，使用现状也不尽如人意，但可以预见的是高校办公自动化系统的层次类型会不断提升与完善，管理体制更加人性化，OA系统将得到更加广泛的推广与应用。

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