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基于Excel三种方法编制现金流量表*

2015-12-31衣光臻

潍坊学院学报 2015年6期
关键词:总账会计凭证现金流量

衣光臻

(山东经贸职业学院,山东 潍坊 261011)

现金流量表,是反映企业一定会计期间现金和现金等价物流入流出的报表。它按照收付实现制为原则,以现金及现金等价物为基础,将权责发生制下的盈利信息调整为收付实现制下的现金流量信息。编制现金流量表通常采用的是工作底稿法或T 型账户法,工作强度大,且容易出错。笔者结合多年实际财务工作经验和实践教学经验,对基于Excel现金流量表的编制进行了多种的尝试,现总结出三种可行方案,希冀与大家一起分享。

本文以梁峰公司为例,结合2014年01月实际经济业务实施。

1 建立会计凭证表

先建立包含科目编码和科目名称的会计科目表,并以其为基础录入本月经济业务的会计分录,生成会计凭证表,见图1、图2。

图1 会计科目表(部分)

图2 会计凭证表(部分)

2 设置“现金流量项目”辅助列

2.1 方法一

2.1.1 建立工作表“现金流量项目表1”

删除现金流量表中的汇总项目,建立“现金流量项目表1”工作表,如图3。

图3 现金流量项目表1

定义范围名称“现金流量项目1”,区域为:现金流量项目表1!$A$1:$A$20。

2.1.2 设置“现金流量项目”辅助列

复制工作表“会计凭证表”到工作表“会计凭证表1”,并设置L列为“现金流量项目”辅助列。

选择L列,执行“数据有效性”命令,选择“设置”选项卡下的“允许”为“序列”,在“来源”文本框内输入“=现金流量项目1”,如图4。

图4 设置“现金流量项目”列的有效性

2.1.3 输入分录对应的“现金流量项目”

选择“会计凭证表1”数据清单内的任一单元格,执行“自动筛选”命令。单击字段名称“总账科目”的下拉三角按钮,选择“库存现金”,筛选出总账科目为“库存现金”的记录。选择L5单元格,根据L列设置的有效性,在下拉选项中选择“支付的与经营活动有关的其他现金”项目,如图5,下同。

图5 输入总账科目为“库存现金”的分录对应的现金流量项目

说明:第二行“提现金”是现金自会计主体流进流出的业务,不构成现金流量,因此L2单元格不需要输入,类似的业务还有“存现金”或“货币资金与现金等价物互换”等。

同理,筛选出总账科目为“银行存款”和“其他货币资金”的记录,分别选择输入对应现金流量项目,如图6、图7。

图6 输入总账科目为“银行存款”的会计分录对应的“现金流量项目”

图7 输入总账科目为“其他货币资金”的会计分录对应的“现金流量项目”

2.2 方法二

分析:在上述会计凭证表中,通过会计科目编码表可实现“总账科目”根据“科目编码”自动切换。同理,如果建立现金流量项目编码表,也能实现“现金流量项目”根据“现金流量编码”自动切换的目的。

2.2.1 建立工作表“现金流量项目表2”

设置现金流量项目编码体系由三级表示,一级用01、02和03分别表示经营活动、投资活动和筹资活动,二级用01、02分别表示现金流入和现金流出,三级用01、02和03等表示具体的现金流量项目,建立“现金流量项目表2”工作表,如图8,其中A 列格式为文本。

图8 现金流量项目表2

定义范围名称“现金流量编码”,区域为:现金流量项目表2!$A$2:$A$21

定义范围名称“现金流量项目2”,区域为:现金流量项目表2!$A$2:$B$21

2.2.2 设置“现金流量编码”和“现金流量项目”辅助列

复制工作表“会计凭证表”到工作表“会计凭证表2”,并设置L 列、M 列分别为“现金流量编码”和“现金流量项目”辅助列。

设置L列数据有效性为“序列”,在“来源”文本框内输入“=现金流量编码”。

设置M 列现金流量项目公式:

M2=IF(L2="","",VLOOKUP(L2,现金流量项目2,2,0))

下同,可拖拉填充控制点向下复制公式到凭证表最后一条记录。

2.2.3 输入分录对应的“现金流量编码”和“现金流量项目”

筛选出总账科目为“库存现金”的记录,根据L列数据有效性的下拉列表,选择输入“现金流量编码”,则M 列“现金流量项目”自动切换,结果如图9。

图9 总账科目为“库存现金”的会计分录对应的“现金流量项目”

同样筛选出总账科目为“银行存款”或“其他货币资金”的分录,选择输入“现金流量编码”,自动切换对应“现金流量项目”。

2.3 方法三

2.3.1 建立工作表“现金流量项目表3”,如图10。

图10 现金流量项目表3

定义范围名称“现金流量类别”,区域为:现金流量项目表3!$A$2:$A$7;

定义范围名称“经营流入”,区域为:现金流量项目表3!$B$2:$B$4;

定义范围名称“经营流出”,区域为:现金流量项目表3!$B$5:$B$8;

定义范围名称“投资流入”,区域为:现金流量项目表3!$B$9:$B$12;

定义范围名称“投资流出”,区域为:现金流量项目表3!$B$13:$B$15;定义范围名称“筹资流入”,区域为:现金流量项目表3!$B$16:$B$18;定义范围名称“筹资流出”,区域为:现金流量项目表3!$B$19:$B$21。

2.3.2 设置“现金流量类别”和“现金流量项目”辅助列

复制工作表“会计凭证表”到工作表“会计凭证表3”,并设置L 列、M 列分别为“现金流量类别”和“现金流量项目”辅助列。

设置L列有效性为“序列”,在“来源”输入“=现金流量类别”。

设置M 列现金流量项目公式:

单击M2单元格,设置有效性为“序列”,在“来源”输入公式“=INDIRECT(L2)”,下同。

2.3.3 输入分录对应的“现金流量类别”和“现金流量项目”

筛选出总账科目为“库存现金”的记录。根据L 列的数据有效性,选择输入L5单元格“现金流量类别”为“经营流出”。根据M 列的数据有效性,选择输入M5单元格“现金流量项目”为“支付的与经营活动有关的其他现金”,如图11,下同。

图11 选择输入“现金流量类别”下的“现金流量项目”

同理筛选总账科目为“银行存款”和“其他货币资金”的记录,选择输入对应“现金流量类别”和“现金流量项目”。

图12 现金流量表(部分)

3 定义现金流量表公式

方法一:

C5=SUMIF(会计凭证表1!L:L,A5,会计凭证表1!J:J)

C9=SUMIF(会计凭证表1!L:L,A9,会计凭证表1!K:K)

方法二:

C5=SUMIF(会计凭证表2!M:M,A5,会计凭证表2!J:J)

C9=SUMIF(会计凭证表2!M:M,A9,会计凭证表2!K:K)

方法三与方法二类同。

定义其他现金流入项目公式与C5类同,其他现金流出项目公式与C9类同,可进行复制后粘贴。再设置流入、流出合计及净额栏公式,即可得到图13所示的现金流量表。

总之,上述基于Excel三种方法编制现金流量表的原理为:当现金(广义的现金)发生增减变动时,在会计分录中标注其对应的“现金流量项目”,最后用SUMIF 函数进行汇总求和,从而快速、准确地生成现金流量表。该方案可大大减轻会计人员的劳动强度,提高工作效率,广泛适用于未采用会计电算化的中小或小微企业。

[1]崔杰,崔婕.Excel财务会计实战实用[M].2版.北京:清华大学出版社,2011.

[2]韩小良.Excel会计实用范例精解[M].北京:电子工业出版社,2005.

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