论学院工资档案管理的信息化

段新宇

（赤峰学院 人事处，内蒙古 赤峰 024000）

学院人力资源管理信息化是信息化时代必然趋势，其中学院工资档案管理信息化，使用工资管理系统管理工资档案也是信息化时代的产物.工资档案管理系统的应用不但能提高工作效率，改变服务模式，而且工资档案管理系统根据工资核算政策自动进行核算，提高了核算的准确性和工资档案信息的完整保存.

1 工资核算的特点及要求

工资档案管理的信息化与工资核算有着重要联系，学院工资核算是学院人事部门的重要工作之一.工资核算对数据的准确性、政策性要求较强，在核算过程中不能出现任何错误，核算也涉及方方面面，工作量很大，而且工资核算处理业务重复性较强，要通过多次的重复核对才能完成.工资核算的数据采集要求十分准确（要根据人事档案采集）.工资核算的特点决定了它对档案信息和相关政策的把握有着很高的要求，所以学院工资档案的准确性和实效性离不开工资档案管理的信息化，信息化的手段能高效、及时、准确根据每个职工的档案信息进行工资核算，为人事部门工资核算工作的进行提供了一个很好的信息化平台.

2 工资档案管理信息化有利于提高工作效率

学院工资档案管理信息化可以提高学院工资管理工作的效率，从而降低工资管理人员的工作强度.学院工资档案管理系统就是学院工资管理信息化的一个平台，它可以根据国家事业单位工资标准体系自动完成单位职工工资晋级、职称变动、职务变动、定级工资的核定等等相关工资的调整，同时也可以根据本单位工资档案数据准确、快速进行年报和工资统计年报，此外还可以根据档案管理系统中的信息自动生成花名册及工资变动审批表等各种相关表格，避免了手工调整工资出现的失误，提高了工作效率和工资核定的准确性，同时还能形成统一格式的工资审批表，使纸制工资档案规范美观.例如根据工资政策调整事业单位艰苦边远津贴时就完全可以将学院的工资管理系统升级，通过数据核对无误，再利用系统重新核定功能生成新的艰苦边远津贴标准，再通过系统工资数据变动功能生成并打印学院教职工艰苦边远津贴变动审批表（如表1），统一打印的审批表既规范又美观.

表1 调整艰边津贴花名册

3 学院工资档案管理信息化有利于人事档案信息材料的存储与查阅

学院档案管理信息化是将部分人事信息与工资数据信息存储在了工资档案管理系统的数据库中，这样工资管理人员在查阅某些工资时可以随时利用计算机进行查阅，减少了纸质档案原件的翻阅，这样不但可以提高工作效率，工资核算的准确性，也可以延长纸质档案的寿命.

4 学院工资档案管理软件的选择

学院工资档案管理软件是由市级主管部门推荐的精微工资管理系统，此系统已经服务于学院工资档案管理多年，实践验证了它的可靠性和实用性.工资档案管理系统提高了工资档案管理的准确性和便捷性，但如果能有效的利用好工资档案管理系统，就不能忽视工资档案数据的后期维护，这也是保证工资核算准确的最基本数据.只注重工资档案数据的维护还是不够的，还要及时根据教职工工资的变动及时操作系统，保证数据与实际工资变动的一致性.学院工资档案管理系统的升级也是非常重要的一项工作，随着不同工资政策的出台，工资管理系统也要根据工资政策的调整进行升级，这里要注意的是工资管理人员在工资管理系统升级后，一定要核对单位每个职工的工资信息，保证系统升级后工资数据的绝对准确性.

5 操作工资管理软件的几点注意事项

学院教职工人数比较多，工资档案信息比较复杂，工资管理软件的应用虽然提高了工作效率及操作的准确性，但在使用工资档案管理系统时也需要小心谨慎.首先不要误操作，操作工资管理软件应该遵循软件的操作步骤和方法，谨慎认真操作，一定要避免误操作使工资档案数据丢失.其次每次工资数据变动后都要进行工资数据备份，这是避免工资管理系统出现问题时丢失工资数据的最直接有效办法.当然也不能忽略硬件设备，硬件设备出现问题也可导致工资档案信息的丢失，所以在备份数据时要备份两份，一份备份在电脑中，一份备份到移动硬盘等其它设备中.

6 学院工资档案管理信息化与其它管理信息化的兼容

学院工资档案管理信息化只是学院人事管理信息化的一部分，学院工资档案管理要与人事管理、档案管理、职称管理、绩效考核管理、财务管理、网络管理等多个方面的管理信息化相结合，使这些管理相互支撑，还需要一个过程.多方面的信息化管理相互支撑，即能给学院管理带来便捷，同时也能更好的服务于学院的广大教职工，能充份体现信息化带来的方便、准确、高效.

7 工资档案管理人员的专业素质

工资涉及每个职工的切身利益，工资档案信息化管理提高了工作效率和工资核算的准确性，但同时对工资档案管理人员提出了更高的要求.工资档案信息化管理对工资档案管理人员的专业素质和计算机应用能力要求更高，仅仅掌握了办公软件的操作能力和上网获取信息的能力不能完全应对信息化管理工作的要求，因此对工资档案信息化管理人员的再教育和再培训十分必要.面对工资档案信息化管理平台，管理人员只做到细心、认真负责远远不能适应信息化管理的潮流，在信息化背景下做好学院工资档案管理工作，提高管理人员的专业素质和计算机应用能力十重要.

8 学院工资档案管理信息化的安全意识

学院工资档案管理系统中的工资数据涉及全体在职及离退休教职工的切身利益，所以保证工资数据的安全很重要.因为工资档案管理系统的数据涉及到每个教职工的许多个人信息，所以管理人员应做好数据的保存和保管，不能将数据转给不相关人员或通过邮箱方式发送.其次在病毒和黑客无处不在的情况下，做好工资管理专用电脑的病毒防范工作尤为重要.

在信息技术飞速发展的今天，信息化已经融入了学院工资档案管理工作的各个层面，工资档案管理信息化对工资档案管理人员提出了更高的要求，管理人员只有不断提高自身的业务水平和不断学习掌握先进的信息手段，才能使学院工资档案管理推向真正的信息化，提升学院工资档案管理水平，更高效、及时、准确地做好工资档案管理工作，让学院工资档案资源更好的发挥作用，这也是在信息化时代学院工资档案管理的重要意义.