浅谈新时期档案“双套制”管理

摘 要：档案“双套制”即同一份文件通过电子和纸质形式加以鉴定、整理、保存和归档，并使两种版本同处存储与可利用状态。在新时期，档案“双套制”管理的模式必将长期存在，而这也是完善我国档案管理的必然要求。在新时期，必须要明确归档范围、做好载体间转换、构建完善的网络基础环境、加强制度和标准建设以及提高从业人员素质，全力推进新时期档案“双套制”管理工作的开展。

关键词：档案管理；双套制；电子档案

电子文件在信息传输方面具有先天的优越性，对传统的纸质文件形成了巨大冲击。当前，电子档案作为与纸质档案并存的原生信息记录体，已广泛形成并应用于社会实践中。然而，由于现阶段人们还普遍怀疑电子文件的安全性，使得电子档案与纸质档案必将长期共存发展。在新时期，必须深化对这一“双套制”的档案管理模式的认识，通过有效策略更好的实施，必然将有助于档案管理崭新时代的到来。

1 明确“双套制”归档的范围

在实行档案“双套制”管理过程中，由于档案保管部门经常会出现对档案界限不清的问题，导致档案划分科学性不足，当出现档案的范围划分相对较大情况时，难免会造成档案管理的人力物力浪费；而当出现档案的范围划分相对较小的情况时得，则极易导致重要档案的遗失或销毁。这主要是由于在档案管理中单纯强调“双套制”，并没有明确区分需备份和不需备份的文档。因此，应当对“双套”归档的范围加以明确。

在档案“双套制”管理的实际工作中，对于具体工作流程应当细致、不急躁，应该以科学合理的顺序稳步将之向前推进。例如，对于政府内部文件、关乎民生文件、重大政策性文件、上级批示文件等，对其归档工作均需依照“双套制”管理模式进行；而对于机关中的一些日常性文件，要视其具体的实际情况决定是否需要采用“双套制”管理；对于外部文件，其管理相对而言并不复杂，要视其隶属机构及隶属关系情况先行双套保存，对于无隶属关系的文件在具体管理中要根据实际情况决定。

2 做好信息储存在不同载体之间形式的转换

不同载体间信息储存在形式上的转换主要包含两层含义：一是将档案的各级目录乃至全文最终均实现电子化。这主要是因为数据是否丰富是决定计算机效益大小的因素所决定的。然而，对于数量规模庞大的文本型档案信息，要想在短时间内将之全部转换为数字信息只是一种理想状态，因为这想要在时间、资金和技术上实现是十分困难的，尤其对于那些历史久远、案卷庞大的档案馆而言更难实现。因此，应当以实际情况为基础，将纸质档案分阶段、有规划、有重点的转换为电子形式，稳步实现档案电子化。

二是将长期永久类的电子档案纸质化。《电子文件归档与电子档案管理规范》明确规定具有长期或永久保存价值的电子文件必须制成纸质件或缩微品。并且要求在对这些电子文件进行归档时，应将相应的纸质文件或缩微品一同归档。由此可见，在当前的文件的归档中仍然以纸质文件为主、电子文件为辅，而这两种载体间的相互转化在在今后一个时期内也都是必要的。

3 构建网络基础环境

为了更好地保障档案管理的安全性、便捷性、高效性，在档案管理过程中实施双套制管理模式是必要的。尤其是在信息时代，基于良好的网络基础环境是有利于防治档案资料信息遗漏问题出现的。通常，档案“双套制”管理需要的网络基础环境主要包括物理隔离、应用防火墙及身份认证等安全技术。其中，内外网隔离与控制是为实践所证明了的最为安全有效的“双套制”管理模式。因此，在日常“双套制”档案管理中，应以防火墙为基础条件制定具体的网络环境方案。

在档案“双套制”管理过程中，为了确保资料信息的安全性，要根据实际情况选择有针对性的具体管理模式。其中，要严格管理档案管理室的出入情况管理，可以引入证件识别或自动识别系统。也可以制定相应的操作程序和档案系统管理制度。在修改档案数据时，需经主管人员认可，同时还要有相应的安全管理人员在场。

4 加强电子文件管理的制度和标准建设

尽管《电子文件归档与电子档案管理规范》以及UCAD《电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》等行业标准、规范已经相继出台，但这对于我国电子文件管理方法探索道路而言只是一个开端。现阶段的管理方法仍过于宏观宽泛尚欠具体，迫切需要强化电子文档方面的立法与更细化的标准出台，使之与相关法律构成更具完整性的体系，逐步实现档案“双套制”管理的标准化与制度化。

5 提高档案工作者素质

相较于传统的纸质档案而言，电子档案管理的工作更有难度行，对从业人员的要求更高。当前，我国很多电子文件形成的执行者在归档上的意识还处于较为淡漠的状态，而对于“双套制”管理中的电子档案管理经验也尤显不足，加之电子文件常会给档案管理带来很多新的问题，等等。这些都需要档案管理工作者具备更高的素质。

在提高档案工作者素质方面，主要可以采取以下措施：一是要加快转变管理理念，适应新形势、勇于探索，适应电子文件这一新兴事物带来的新变化，并以此为契机实现档案管理由传统向现代化的转变。二是加快知识更新。档案工作者要加强自身学习，努力掌握信息管理自动化的基本知识、增强技能，熟练运用计算机及其他信息设备设施，尽快进入工作角色。三是档案部门要重视专业人员、兼职人员及其相关人员的业务培训与指导，协调好各相关部门间的关系，力求从根本上保障电子文件的形成与归档、保管工作的连贯性。四是工作人员要根据自身情况并给予实际工作，不断探索电子文件的归档程序、内容、管理方法的补充与完善，确保归档的电子文件的真实性、完整性、有效性。

总之，现阶段电子文件和纸质文件将会长期并存，从档案实体属性的角度出发采用档案“双套制”管理模式，具有重要的现实意义。

参考文献

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作者简介

苗红梅（1975-），女，河南鹤壁，本科，档案，中级，鹤壁市人民检察院。