浅析企业档案管理工作存在的问题与对策

赵媛

摘 要：陕煤化澄合矿务局地处陕西澄城、合阳两县，位于渭北煤田东部，隶属于陕西煤业化工集团有限责任公司，是一家国有大型煤炭企业。澄合矿务局筹建于1970年2月，成立于1974年，原隶属煤炭工业部，1998年8月划归陕西省管理。目前共有5对矿井，两对年产各300万吨大型现代化矿井正在建设中。

煤炭企业是人力密集型企业，一般拥有大量的档案资料需要管理与维护。档案管理作为企业管理工作的重要组成部分，必须适应新时期企业和社会的发展需要，符合企业不断更新发展的管理制度。文章指出了现在煤炭企业档案工作存在的问题，提出了做好煤炭企业档案工作的见解。

关键词：煤炭企业；檔案管理；问题与对策

1 企业档案管理与企业管理的关系

科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为企业经济发展和长足进步做出应有的贡献。煤炭企业的档案管理只有坚持与时俱进，才能实现档案管理工作的规范化、科学化、法制化，开创煤炭企业档案管理工作的新局面，满足新形势煤炭企业科学、快速发展的需要。

煤炭企业档案管理工作是煤炭企业管理工作中的重要部分，是提高煤炭企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要依据，是衡量这个煤炭企业业绩与管理水平的重要尺度，因此，煤炭企业档案只有科学规范的管理，坚持与时俱进，才能适应新形势的发展需要。

2 档案管理概述

档案管理亦称档案工作，是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。具体指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究（见档案文献编纂）、档案提供利用。这 8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。整个档案管理系统及其子系统在运行中都形成反馈机制。随着档案管理现代化的发展，还将对档案管理工作的结构产生新的影响。档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。其中每项工作都必不可少，并有一定程序。它们组成一个有机整体，为实现档案管理系统整体功能而发挥各自的作用，同时也相互关联、相互制约。例如价值鉴定工作有时与收集、整理工作结合进行，甚至在文件立卷归档时就进行初步鉴定。

3 做好煤炭企业档案工作的重要意义

规范化、科学化的档案管理，是企业必须做好的一项基础性工作，在企业发展的同时档案工作不被削弱，建立一套适应本公司业务特点、体现公司规范化、科学管理水平的档案体系，使得档案工作的发展不置后于企业发展速度，它将为公司各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险起到一定的必备作用。传统的企业文件档案管理模式，是以保存在工作中产生的原始信息记录为主要内容，以实现归档信息在必要时刻的历史查考与法律凭证作用为工作目的。这种模式在以手工管理的时代不仅十分重要，而且也十分可行。然而，伴随着自动化管理工具的成熟和普遍使用，企业对其所需信息的控制，已经开始从库房管理模式转向资源管理模式，信息管理的要求和具体实施，已经渗透到企业活动的方方面面。

4 存在的问题

煤炭企业档案是企业在发展过程中形成重要信息资源，是企业各项工作活动的重要组成部分，对传承企业文化、经济利益、合法权利及全面发展具有不可替代的作用。从大的方面讲，社会和企业发展都离不开档案工作，档案工作记载了煤炭企业艰苦创业的发展历史，对我们做好目前工作起着明显的借鉴和促进作用；从小的方面讲，档案工作是企业职工日常生活必不可少的一部分。完整的档案是煤炭企业的一项基础工作，不仅是煤炭企业发展的真实记录和历史凭证，而且是维护企业利益的必备条件，但是，现在部分煤炭企业档案管理工作存在着诸多问题。

（一）、煤炭企业档案工作缺乏长期发展规则

（二）、没有运用办公自动化对档案管理方法进行更新改造

（三）、档案管理不规范、不健全

5 如何做好煤炭企业的档案工作

面对新时期档案工作的新要求、新变化，这对看似清闲工作的档案人员提出了严峻的挑战。能否让档案工作在推动煤炭企业改革发展中发挥更大的作用呢？笔者认为应该从以下几点做起：

（一）、更新观念，提高认识，加强领导，坚持档案集中统一管理、分级负责的工作原则

首先，观念更新是实践更新的前提条件。煤炭企业档案工作不能拘泥于旧的管理模式之中，要意识到一切事物经过一段时间之后，都会随着客观形势的变化而变化，要跟得上时代发展步伐，牢固树立与时俱进思想，使档案管理水平得到不断提升。

（二）、加强教育培训，提高管理人员综合素质

由于设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革，因此，对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以必须对档案人员加强继续教育，尽快培养一批既掌握新技术，又熟悉档案专业知识的人才，才能完成档案管理现代化的任务。

（三）、规范管理，广泛收集，充分利用建章立制是档案规范化管理的保证，煤炭企业在制定明确的档案管理人员岗位责任制的同时，要完善《档案室职责范围》、《档案归档制度》、《档案保管制度》、《档案借阅制度》等，使档案工作有章可循、有规可依。把各类规章制度尽可能地细化、量化，增强可操作性，为实现档案工作规范化、标准化提供有力保证。

（四）要积极主动的调整档案工作思路，做到目标明确、措施得力。在具体工作当中，要探索出新的档案管理模式，将档案工作服务与生产经营活动紧密结合起来，使煤炭企业档案管理工作水平得到更进一步的提升。再次要利用多种渠道宣传档案资源信息，提高档案的知名度，增强人们对档案作用的了解，使企业档案更好的发挥出应有作用。

综上所述，科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案工作的新局面。做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案工作的自身价值，而且可以为企业的经济发展做出应有的贡献。

参考文献

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