论企业档案信息化建设中存在的问题及解决的办法

张丽

摘 要：企业档案信息化建设能够为企业的可持续性发展创造发展的动力，企业档案信息化建设也是企业运用信息更好的建设企业的不竭源泉。但是，目前我国企业档案信息化建设还处于成长的初级阶段，其各方面发展还有待提高，有许多问题会时常暴露出来。本文就企业档案信息化建设中存在的问题及其解决办法进行了探索。

关键词：企业档案；信息化；建设

随着世界经济形式的转变和我国社会主义市场经济坚定不移的继续前行，现代企业制度得到广泛地认可，我国加入WTO迎来更多的机遇与挑战，市场经济竞争日益激烈，要想在经济发展的大潮中逆流而上，企业要摆脱传统的经济发展模式的束缚，引入并积极培育新的生产要素——信息。完善企业档案信息化建设，从而高效率地利用原本复杂繁琐的资源，推动企业充满生机地大力发展是企业当前面临的重要问题。当然，在此过程中也存在着诸多问题。

1 企业档案信息化建设中存在的问题

1.1 国内各企业档案信息化建设发展水平差异大

国内的大中型企业大都开展了档案信息化建设，而小型微型企业与之相比则相对较少，甚至不曾进行。已开展档案信息化建设的企业发展水平也相差甚远，大型企业因产值高，对信息化建设较为看重，能够将大量的精力倾注其中，企业的发展和信息化建设相互促进，企业的发展越来越乐观。而那些规模小，效益并不可观的企业，意识到信息化建设的重要性，但是难以投入足够的资金人才，有计划但是难以实施。还有部分企业想要通过裁员精简企业，提高效率，因意识不到档案信息化建设的重要性，档案管理部门首当其冲受到威胁，企业的档案信息化管理就更是不從谈起了。总体而言，发展水平差异大阻碍了企业档案信息化建设。

1.2 缺少必要的人力物力财力，基础建设落后

由于当前许多企业不能够理性清醒地认识到档案信息化建设的重要作用，所以不愿在此投注过多，使信息化程度不尽人意。企业的档案信息化建设缺乏基础和设备的支持，相关的信息平台不能够满足发展要求，企业档案管理网站水平参差不齐，企业档案信息化水平受到压制。信息化建设缺乏资金支持，相关人才的数量和质量都难以满足需要，相关从业者对企业档案信息化建设方面的研究探索还远远不够。

1.3 缺乏统筹规划，盲目跟进

对企业档案信息化的统筹规划对于信息化建设来说至关重要，但是我国目前普遍存在盲目跟进的状况。而且，我国的东西部经济发展的不平衡，所以我国企业的信息化发展也是东部优于西部。企业内部一部分档案管理的缺陷也会使另一部分出现困扰。企业间信息难以实现对接，造成了资源的大量浪费。企业在进行信息化建设时没有目标，且对信息化的了解程度不够，不顾自身技术，资金，效益等因素，忽视了信息化建设的长期性，难度大等阻碍性因素，投入大量的精力进行信息化建设加重了企业的经济压力，减缓了企业的发展速度。有的企业虽然已经基本实现了档案的信息化，但是没有实现对其的充分利用，建成之后，缺乏对系统的更新补充维护，使企业档案信息管理系统形同虚设。

2 针对企业档案信息化建设的建议

针对当前我国企业档案信息化建设过程中出现的问题，相关部门必须重视起来，及时制定出相应的解决措施，从而为我国企业实现档案信息化奠定良好的基础。

2.1 国家出台政策进行扶持

政府需要认识到企业档案信息化建设的重要性，鼓励企业的信息化建设，同时利用政策或资金支持的方式减轻企业档案信息化建设的压力。对于档案信息建设存在技术性问题的企业，地方政府可以指派技术人员进行指导。另外，政府应当加强档案信息化建设的宣传力度，是私营中小企业了解档案信息化建设的重要性和必要性。政府要保证支持政策及资金落实到实处，切实有效地为企业档案的信息化建提供支持，同时采取规模企业带动小微企业的政策，实现各企业的信息化建设进度统一。加强各规模企业间的联系，实现信息资源的有效利用，实现资源共享，使各企业的信息化建设能够齐头并进，相互促进共同发展。

2.2 企业提高自身对档案信息化建设的认识

企业只有认识到档案信息化建设的重要性，才有改革的动力。在当前这种市场经济日益激烈，产业科技含量越来越高的情况下，通过信息化的运用提高人员工作效率，完善企业经营，才能创造更大的收益，使企业在市场竞争中处于有利地位。首先可以通过信息化平台的建设对企业的各项信息进行有效地整理，同时由于现当代信息化平台具有共享的作用，这样工作人员就可以随时随地通过平台进行信息的调用，大大提高了其工作效率，节省了工作时间。对以往的纸质档案材料加快其向信息化转变的进程。

注重信息化人才的培养。企业档案管理部门的高水平人才在企业档案信息化建设中有着很高的地位，企业档案管理部门的人员应该提高自身各方面的修养能力，包括个人能力和思想意识。企业注重高水平专业人才的引进，提高入职门槛，同时加强对在职人员的技能培训，必要的情况下可以定期进行专业素质考核。同时为了督促从业人员，可以建立相应的奖惩制度，对于专业技能不过关的人员进行停职或减薪处理。档案管理人员自身也要有危机意识，加强对信息化技术的学习和应用能力。

2.3 逐步推进综合协调发展

改革的最终目的就是为了企业竞争能力的提高和经济效益的提高，因而，档案信息化的建设也不是一个独立进行的过程，需要企业其他各部门的共同配合。企业的管理者需要站在整体的角度综合分析，通过企业档案信息化的建设推动现代化企业建设，进而推动企业的全面发展，解决企业现存的问题。企业管理者也需要协调好各部门，充分发挥每个部门的功能，同时各部门的分管人员需要加强部门人员的企业整体意识，通过部分推动整体的发展。企业档案信息化建设是一个长期性的工作，要认真规划好，组织好建设工作，综合考虑各方面因素，步步推进，环环相扣，逐步实现。

3 结语

综上所述，企业档案是企业信息的重要内容，实现其信息化对于企业的长足发展具有建设性意义，这也是适应社会经济发展的必由之路。当前企业的档案信息化建设虽然面临着诸多困难，但只要全面考虑各个击破，定能大大促进企业的现代化建设。

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