企业档案管理社会化问题研究

毛小英

摘 要：中國虽然目前作为发展中国家立足在世界的洪流中，但是随着中国的改革开放和市场经济的不断发展，我国各个领域的企业也在不断的发展和壮大。从一开始零散的几个人、几十个人到最后的几百人几千人，越来越多的企业成立，越来越多的企业壮大，这是市场经济发展的必然结果。随着企业的发展和壮大，企业的档案管理作为企业稳定发展的重要因素，也在不断的进行变化，企业档案是记载企业由开创到兴盛的重要依据。现如今，企业为了降低管理成本、提高管理水平，企业最终都选择让社会上一些档案管理部门来管理企业自身档案，这就形成了目前的企业档案管理社会化的趋势愈来愈严重，本文就企业档案管理社会化问题出现的必然性和发展进行分析和探讨，来说明企业档案管理社会化是否可行。

关键词：企业档案；管理社会化；探究

由于目前我国市场经济正处于迅猛发展阶段，我国各企业之间的竞争也在持续不断的进行着。而传统企业的档案管理已经不能给企业的发展带来帮助，加之企业不能科学的进行档案管理，因此，企业档案管理社会化便应运而生[1]。企业档案管理社会化从一定角度来说，能够使企业管理成本减低，而且也能提高企业的管理水平，确保企业持续、稳定、健康的发展。

1 为何企业档案管理会出现社会化

在现代社会环境下，“社会化”这个词并不陌生，它是随着经济的发展而演变出来的标志。由于市场经济的不断发展，各个企业档案的管理也面临着彻底的转变，在这种情况下，企业档案管理社会化就成为我国档案部门提出的新型概念。企业档案管理之所以会被社会化，是因为这种管理模式更具社会性和开放性，能够使企业管理更透明，可以对企业的管理进行更好的监察，对企业的健康发展和公平竞争都提供了社会保障。

2 为何要进行企业档案管理社会化

2.1 对企业自身的影响

随着社会市场经济的不断发展，社会分工逐渐明确，企业为了跟随时代的潮流就需要不断的强化自身、扩大规模，但是随着企业规模的扩大，相应的工作也在增加，人员也在增加、相对的企业的档案管理工作也在不断地增加。企业档案管理社会化可以使企业管理成本减低。所谓企业档案管理社会化，就是企业把档案管理的工作交由社会一些专业机构或专业人员，这样不仅可以使企业管理更透明，而且很大程度上节约了企业的管理成本，企业可以把节约下来的成本用于企业其他项目中，更好地推动了企业经济的发展。

例如：对于生产类的企业来说，企业的档案比较复杂，如对于食品生产企业来说，企业的档案一般分为食品生产流程档案、生产设备信息档案、员工管理档案、食品材料卫生档案、食品材料来源档案等等，这些档案是企业发展的重要的依据，如果不对这些档案进行有效科学的管理，那么企业就无法掌握食品的质量问题和企业预期发展的目标。但是在这些生产类的企业中，档案信息往往都是由会计来管理，没有专业的人员和专业的部门进行统筹和管理，这样就会导致企业信息丢失，而影响企业的稳步发展。如果对这类的企业进行档案管理社会化，把企业档案交由社会专业人士或专业部门来管理，利用其科学、专业的知识来为企业更好的服务，在为企业节约了人力物力的同时还能使企业档案更透明化，让每个员工都了解企业的发展史。

2.2 对企业人员的影响

由于我国市场经济的不断发展和改革，各个企业的人员管理也变得尤为重要。各企业中对人员的终身雇佣逐渐演变为合同制雇佣，企业人员的工作变得更为自由，不再受到终身制的影响。合同制雇佣关系的建立，使得企业人员流动性增加，这对企业的档案管理来说，也相应的增加了档案的流动性，使得档案的管理更加繁琐和管理内容更加专业化和精细化。因此，企业档案管理社会化可以使企业的管理更科学、更精确，同时企业档案管理社会化，可以保障档案的真实性、公平性和安全性，单纯的依靠企业内部管理已经无法满足企业的持续发展要求，也给企业的档案管理带来一定的隐患。

2.3 对社会人员的影响

企业将档案交由外界专业机构进行管理，不但降低了企业自身的管理成本，运用外界的技术来为自身服务，而且对于社会来说也有一定的好处，实现了社会化分工的倡导。企业档案管理社会化，给社会上更多的人员提供了就业机会和学习机会，在企业减少技术、资金等资源的同时，统筹了社会的资源，这种企业发展模式为企业和社会打造了双赢的平台，在企业稳步发展的同时，也能带动社会的经济发展[2]。

3 如何呈现企业档案管理社会化

3.1 档案管理由分散到集中

根据市场经济的发展，企业档案管理的社会化逐渐体现出来。在传统的企业档案管理中，都是由各个企业内部相关人员进行分类管理，企业中不同级别的员工、不同年龄的员工、不同地区的员工都划分出来，很容易混乱和出错。现在，企业档案管理社会化的出现，把传统分散的员工档案管理方式转变为由社会统一集中管理，把分散的档案进行集中统筹管理，使企业的档案管理更明确、更有保障。

3.2 档案管理由落后到先进

一个企业能否顺利的发展，关键在于企业内部的员工知识素质和企业发展的信息。如果企业不注重员工的知识水平和企业的发展历程，那么这个企业在不断的发展的社会中必定会被淘汰。在传统的企业档案管理中，企业由内部档案部门进行管理，运用一套计算机系统来管理整个公司的大小事情，没有科学合理的管理方案，也不能确保档案的真实性和安全性。企业档案管理社会化，不但很好的解决了企业档案管理的隐患，而且紧跟了社会潮流，利用网络化和数据化来实施管理，不但增加了工作效率，而且对于人员流动性较大的企业来说，这样的档案管理更科学、更准确。

3.3 杜绝自带档案

在企业中，自带档案大多出现在人事档案管理中，而杜绝这一现象主要是为了防止自带档案所造成的档案丢失和档案管理困难的情况出现。有的企业对于员工的档案并不重视，导致员工档案丢失和损坏，但是员工的档案对员工来说是至关重要的，尤其是在核算工龄、考公务员、社会各项保险的办理等等都需要档案作为根本依据。在企业档案社会化管理中，要坚决杜绝员工自带档案的现象出现，为企业的发展奠定良好的员工基本[3]。

3.4 具有明确的法律保障

在我国，对档案的管理可以说是有明确的法律法规来保障。对档案管理机构也有一定的明文规定，使企业档案的保密性得到一定的保障。随着企业档案管理社会化的普遍应用，社会的档案管理市场也在应求发展，而且比企业的管理更科学、更明确，对企业想不到、做不到的问题都准确的进行预估和预防。以此来为企业提供更好的服务。这也是档案管理机构的义务[4]。

4 结束语

综上所述，企业档案管理社会化对于企业的健康发展有很大帮助，为企业的经济可持续发展提供了重要的依据，同时，企业档案管理社会化又大大推动了我国档案管理的进程。企业档案管理社会化，是我国社会快速发展、科技不断壮大、经济持续增长的必然结果，也是企业实现健康发展的必经之路[5]。企业档案关系着企业的发展历程和员工的基本信息，对企业档案进行科学、合理的管理是企业面临的重要问题，而企业档案管理社会化的出现，不仅帮助企业解决了这个问题，使企业能够有更多的时间、成本来管理其他事务，而且对于我国档案管理的发展和社会上的一些基本问题地解决也提供了可靠的依据和办法。因此，企业档案管理的社会化是具有可行性的。

参考文献

[1]于腾霄，王立玲.企业档案管理社会化问题研究[J].黑龙江档案，2013（4）：65.

[2]杨晓英.档案管理社会化问题研究[J].中国管理信息化，2015（14）：202-202.

[3]白爱云.企业档案管理社会化问题初探[J].新西部（下旬刊），2013（3）：73.

[4]杨艳翠.关于当前企业档案管理社会化问题的分析[J].决策与信息（中旬刊），2014（12）：75-75.

[5]李凤艳.浅议企业档案管理社会化问题[J].网友世界·云教育，2014（20）：49-49.