信息化背景下企业档案资源整合探索分析

殷悦

摘 要：本文主要以企业信息化为研究背景，以企业档案发展为研究主体，重点对企业档案资源整合进行初步探索，并充分结合笔者所在企业的档案发展实际，对档案资源整合实施可行性、现实实施条件、资源整合原则、实现模式等系列内容进行简要阐述，进而在信息化背景下，促进企业档案资源整合的发展策略：培养多层次信息化档案人才；实现信息化技术、档案管理实践有机结合构建“企业主导+部门协同”多级管理机制，以此达到明确研究主题、理论联系实际，促进企业档案资源整合逐步发展的研究目的。

关键词：企业档案；资源整合；企业信息化

如今，受到企业信息化、竞争激烈化的广泛影响，企业档案整体发展不断受到企业经营者重视，然而，档案“信息孤岛”频现，档案实际作用有限，各类档案缺乏必要沟通，已经成为制约企业档案发展的重要因素。由此，实现企业档案资源整合，形成必要整合策略，具有较为重要的现实实施意义。

本文结合笔者所在企业档案管理实际，从实际联系理论的发展角度出发，在理顺“相关概念——实施可行性、现实条件分析——整合原则、实现模式”等系列内容的研究脉络的过程中，不断实现企业发展实际与研究脉络的实际结合，形成能够指导、引导企业档案資源整合的策略与建议。

1 信息化背景下企业档案资源整合基础阐述

1.1 相关概念界定

1.企业信息化涵义

企业信息化，顾名思义，就是将企业一系列诸如：生产过程、原料募集、客户管理、财务管理、现金收支等生产、管理活动，都纳入信息化、数字化过程之中，进而依托各类信息系统的再管理、再加工，形成较为新颖的信息化企业资源，促使企业各类资源不断实现有效配置的过程。

企业信息化的广泛、有效运用，可以不断加强企业本身的整体竞争力，促使各类企业能够更加适应日渐激烈的企业市场环境，为取得经济效益最大化提供相关保障。

2.企业档案的资源整合涵义

对企业档案的资源整合进行明确阐述，就必须首先明确企业档案的涵义，明确企业档案的各类表现形式，企业档案，顾名思义，就是一家企业在从事产品生产、企业经营、活动管理等一系列企业事务时，形成的企业各类活动（事物）的原始记录性总和。企业档案的表现形式较为广泛，既有传统档案形式，即：纸质档案形式，也有形式众多的新型档案形式，即：视频型档案、照片型档案、光盘类档案、录音类档案等等。

企业档案的资源整合既是对各类档案形式的资源整合，也是对众多档案形式依托下的企业不同活动的资源整合。资源整合的具体实施，是形成“企业各类经营、管理信息收集——信息转化为资源——资源整合形成合力——为企业整体发展提供资源保障”的具体过程，其资源整合实质则在于，实现信息收集、资源转化的过程中，依据一定企业的具体发展要求，不断实现整合合力。

本文主要基于笔者所在企业逐渐起步的企业档案发展现状，对该企业不断形成的纸质档案、视频型档案、照片型档案、光盘类档案进行有效整合，形成必要的研究效果。

1.2 档案资源整合实施可行性及现实条件阐述

1.档案资源整合实施可行性

企业档案资源整合的具体实施，具有较大程度地实施可行性，在此，结合笔者所在企业的实际情况，进行简要阐述，其一，具有发展认知实施可行性。笔者所在企业的档案管理工作虽然起步较晚，但企业管理者已经逐步意识到企业档案管理，档案资源整合的实施重要性，并且给予了这一工作较多的关注与工作倾斜，这些因素的客观存在，为相关工作的开展提供了发展认知的实施可行性。

其二，具有技术、设备实施可行性。企业不断引入的网络技术、移动网络技术，并结合这些技术的引入形成的运用机制，为资源整合形成技术可行性，另外，已经逐步配备到位的电子计算机设备，以及逐步走上配备正规的各类信息管理系统，也为资源整合的发展提供了一定程度的设备可行性保障。

2.档案资源整合现实条件阐述

对于笔者所在的企业而言，档案资源整合工作的开展，具有一定程度的现实实施条件。其一，不断发展的信息化技术使其不断具备技术层面的现实实施条件，笔者所在企业的企业档案工作起步虽晚，但受到企业本身不断发展的数据库技术、网络技术、电子计算机技术的良性影响，不断拓展档案表现形式，尤其在新型档案形式上，不断呈现形式多样化发展趋势，这些不断发展的企业信息化态势，无疑为企业档案资源整合工作带来了较为扎实的技术现实条件。

其二，相关政府的电子政务构建也为资源整合形成政策层面现实实施条件。电子政务构建的具体实施，不仅为相关政府的政治行为提供了较为稳定的信息化氛围，而且作为掌握企业信息资源的主管部门，由于自身重视信息化的发展，也使得相关政府对于企业信息化给予较多的关注，而在针对企业档案的整体工作开展上也能给予一定程度的政策倾斜，使之形成了稳定的政策现实实施条件。

2 信息化背景下企业档案资源整合原则与实现模式阐述

2.1 企业档案资源整合实施原则

1.整体协调原则

针对囊括视频型档案、照片型档案、光盘类档案、录音类档案、纸质档案等众多形式在内的企业档案进行整合，必须要遵循整体协调原则，任何经过整合而形成的档案信息整体形式，都不能违背未整合前各类档案形式，应具备的原始记录功能，这是档案整合工作实施的首要原则。

2.整合延伸原则

对原有的档案形式，按照一定程度的整合目标，采取相应的整合策略，形成的整合效果不仅要遵循整体协调原则，也应该积极匹配整合延伸原则，仍然以笔者所在企业的照片类档案为例，针对企业管理者活动、企业经营活动、企业文化活动等各项活动都形成了大量的原始照片，这些照片可以通过一张张电子照片、传统照片，彰显企业不同时期的不同风采，在未整合相关档案之前，这些照片散见于不同的企业科室之内，互不相通，而一旦经过整合，则可以集中保管，而且还具有较为明显的整合延伸效果，可以为之后的企业发展史回顾等相关活动的开展提供必要的延伸性帮助。

3.资源共享原则

在没有实施档案资源整合的时候，对于笔者所在企业而言，很多新兴档案形式仅仅局限于不同的企业科室之中，互不连通，也起不到原始记录保存的目的，形成了一个个的“信息孤岛”，进行资源整合之后，则可以通过专有机构，专有人员，专有设备的专门管理，实现相应档案的资源共享，为任何需要相关企业档案的人员提供及时、完整、有效的档案服务。

2.2 企业档案资源整合实现模式

1.整体架构模式

整体架构模式的实施，主要是指，相关企业将企业所属的各类形式的档案进行全部集中，全部置于统一的档案管理部门，运行统一的信息管理系统，对所有企业档案进行整体架构，这一实施模式优势较为明显，可以节省较多的企业人力、物力、财力，也便于相关专业档案管理人才进行信息交流，然而，如果企业规模较大，而企业档案种类、数量过多，则有可能因为管理整合形式的过于集中，使得这一模式存在管理压力大、管理人员专业要求太高的相关弊端。

2.分散构建模式

与整体架构模式不同，分散构建模式则是将原有的各类档案，按照不同内容进行分类，并分散于不同的部门之中，各部门对相关的档案进行分散管理，同时，在企业内部建立档案管理协调部门，对各大部门进行管理式协调，构建“分——总”类档案整合机制。这一类模式主要用于规模较大，档案数量较多，且档案管理日臻成熟的企业。

3.重点整合模式

重点整合模式则主要是相关企业以分散构建档案管理、整合部门为前提，选择潜力大、发展优势明显的部门重点构建，其余整合部门为辅的“金字塔”式发展模式。由于这一模式构建、发展的相对复杂性，由此，选择这一模式的企业大多为实力雄厚的集团公司。

以笔者所在企业的实际情况来看，由于起步较晚，还没有明确采取以上哪一类型的档案整合模式，而是现阶段以探索发展为主，整合已有专门人才、形成相关关键技术以及实现有效管理为主要发展策略，为之后何种模式的构建与实施奠定相应基础。

3 在信息化背景下，促进企业档案资源整合的发展策略

3.1 人才策略：培养多层次信息化档案人才

培养多层次信息化档案人才，是任何企业实现档案管理、档案整合工作的关键人才举措。对于笔者所在企业而言，尤其需要重视这一人才举措的实施重要性，现有的档案管理人员大多在传统档案管理上拥有较多的实践经验，却没有在企业信息化背景下，形成必要的信息化管理经验，这就使得在开展档案整合工作的过程中，会出现相应的问题。

由此，多措并举，培养相关人才，势在必行。其一，“老带新”机制不断推广。以具有实践经验的老员工与新员工一一配对，在实践中传承档案管理与整合的经验。

其二，积极提倡互为老师，共同进步发展举措。新员工不断将自己掌握的企业信息化管理知识与技能传递给老员工，形成信息化管理手段与档案整合技能的互相学习，共同促成企业档案专业人才的综合进步。

3.2 技术策略：实现信息化技术、档案管理实践有机结合

技术保障性策略同样是实现企业档案整合不断进步的重要举措。对于笔者所在企业来说，现有的档案管理实践正在逐步形成，而信息化技术则相对缺乏，由此，必须实现信息化技术、档案管理实践有机结合，从而为企业档案整合提供较为系统的技术支撑。

首先，加大信息管理系统的引进、技术实践力度。引进实用的档案信息管理系统，组织相关专业团队，消化、运用这些管理系统，夯实相应的信息化基础。

其次，促使档案管理整体技能的实践化，该企业更多的档案人才还停留在档案初步收集、管理的层面之上，对于资源整合的技能培养迫在眉睫，采取“集中培训+学习交流+注重实践沟通”等方式，确保档案资源整合技能的不斷稳步提升，与逐步形成的信息化管理技术相结合，共同为企业档案整合工作的具体开展提供坚实技术基础。

3.3 管理策略：构建“企业主导+部门协同”多级管理机制

构建“企业主导+部门协同”多级管理机制是应对现阶段企业档案整合发展的关键举措。对于笔者所在企业来说，还没有明确形成档案实现形式，在此之前，夯实管理基础，形成有效的企业档案整体管理机制，具有较为重要的意义。

其一，形成企业管理者为主导的管理主导策略。任何档案整合模式的实现，都必须以企业管理者为主导，由此，明确企业管理者对档案整合工作的主导权，是无可厚非的重要依托。

其二，形成部门协同为补充的管理主导策略。部门协同的档案整合形式，是在未形成统一的整合模式之前，笔者所在企业可以通过各大部门、科室重视整合工作开展，协同专有档案管理部门，共同开展档案信息收集、档案类型甄别、档案有效管理等工作，形成必要的管理机制。

4 结语

针对企业档案资源整合这一研究主题进行详细分析，本身具有较为实际的研究价值，本文从信息化背景出发，结合笔者所在企业档案管理工作的发展实际，理论联系实践，既梳理了相关的研究脉络结构，也为笔者所在企业的档案整合具体发展提出了一些建议与策略。

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