大数据时代档案工作的几点思考

摘 要：进入21世纪的第二个十年，随着互联网、物联网、云计算等技术的飞速发展，以及智能终端、网络社会、数字城市的普及和建设，大数据时代已不可阻挡地来到我们身边。大数据时代影响着众多行业的发展，对档案事业的发展同样产生着深远的影响，档案行业只有改变传统的工作模式和发展思路，研究在大数据时代发展的新模式、新思路，争取在大数据时代的“数据权”，才能更好地向前发展。

关键词：大数据；档案工作；思考

进入21世纪的第二个十年，随着互联网、物联网、云计算等技术的快速发展，以及智能终端、网络社会、数字城市的普及和建设，大数据时代已不可阻挡地来到我们身边，数据呈几何级数的爆炸式增长，对我们的生活产生着越来越大的影响。数据正从我们日常面对的一个个简单的符号形式（文字、数字、图像、语音、视频等），变成了一种资源。在越来越多的领域，数据分析正成为决策的主要依据，这其中包括政府、企业、教育等领域。大数据时代是一场革命，日益深远地影响着我们的未来。

大数据（Big Data）是指那些超过传统数据库系统处理能力的数据。大数据最核心的价值就是在于对海量数据进行存储和分析。简单地说，就是通过对海量数据的分析，快速挖掘出数据里面隐含的价值和信息，去指导今后的工作，可以这样说大数据具备洞察未来的能力。[1]

在大数据时代，各行各业的边界将越来越模糊，各领域间相互融合的速度越来越快，如果不顺应时代发展和壮大自身，任何行业都会面临日渐边缘化的危险，档案行业同样如此。面对着这一场影响全人类的变革，档案行业应主动迎接挑战，改变传统的工作模式和发展思路，研究在大数据时代发展的新模式、新思路，争取在大数据时代的“数据权”，发展和壮大自己，去适应社会发展的需要。

大数据时代“数据”为王，数据成为一种资源，档案馆拥有着海量的数据资源，但这些数据并没有发挥应有的作用。档案馆如何在大数据时代能更好地发挥数据资源的作用，将这些“死数据”转变成为“活服务”？以档案利用为例，传统的档案利用工作是利用档案中的文件（电子文件），从单份文件中获取所需信息。而大数据时代的档案利用工作则是要利用档案中的档案数据（本文谈到的档案数据，不仅指档案中的文件，还包括文件中包含的有价值的专业信息数据），通过分析档案中相关联的数据得到有价值的信息，为政府决策、企业发展提供服务。一种是“被动利用”档案，是事后服务；一种是“主动利用”档案，是事前服务。这是两种截然不同的利用模式，显然，后者更能发挥档案应有的作用。

在过去十年数字档案馆的建设热潮中，档案馆虽然强调了档案信息数字资源的建设工作，但侧重于档案数字化和数字档案接收等方面工作，而忽略了档案信息数据资源的建设。档案实现了数字化，管理方式发生了改变，但档案的管理模式并没有发生相应变化，只是在管理传统实体档案的基础之上，增加了数字档案的管理，使档案的接收、利用更为便捷，但采用的还是传统的管理模式，数字时代的档案工作更像是传统的档案工作穿了一个“数字化”的马甲。实际上这是时代局限所致，档案馆也不可能实现跨越时代的发展。大数据技术是在云计算、物联网等新的技术上发展起来的，早期海量数据的分析往往需要付出大量的时间和代价才能得到所需信息，而新技术的应用使这一切变得更加快捷、方便和廉价。在档案馆开始信息化建设的时候，考虑到信息化建设的成本和管理的复杂程度，档案数据的采集仅仅以满足档案管理为目的，以现在的眼光看，少而不科学，在大数据时代很难发挥作用。而以“数据为王”的大数据时代，数据比档案本身能发挥更大的作用。因此档案馆未来的工作除了档案数字资源的建设工作外，更要开展档案数据资源的建设工作，实现档案信息资源的数据化。与档案数字资源的建设工作相比，档案数据资源建设工作更为复杂，难度更高，需要改变档案馆传统的管理模式和观念，用大数据的理念管理和利用档案，才能做好这项工作。可以这样说档案数字化只是档案行业发展的一次量变，而档案数据化将是档案行业發展的一次质变。

1 大数据时代档案服务观念的改变

档案最大的价值在于利用，传统的档案利用是等人上门，需要什么提供什么，在大数据时代这远远体现不出档案的价值，档案馆的发展受到很大制约。因此，在大数据时代，首先就要改变档案传统的服务观念，档案馆除了提供传统的利用服务外，还要提供有大数据特征的档案信息服务，用服务理念的转变引领传统档案工作的改变。一是要利用大数据观念改变档案传统的管理模式，建设档案大数据库，变传统的“事后服务”为“事前服务”，变传统的“被动服务”为“主动服务”，为政府决策、企业发展和档案服务对象提供需要的服务；二是要加强宣传工作，让更多的人了解档案馆的馆藏、价值和作用，让政府、企业在做出重大决策前能首先想到档案馆的作用，提高档案馆的社会地位，增强档案人的社会责任感。如城建档案馆可以在城市管理者做出重大建设决策前，主动提供涉及城市规划、建设和管理的城建档案资料和经过分析的、综合性的、有参考决策价值的信息，供城市管理者参考决策。

2 大数据时代档案鉴定和档案大数据库建设工作

档案鉴定就是鉴别和判定档案的价值，是档案管理中难度最大、最重要的一项工作，档案的价值包括档案的现存价值和历史价值。大数据时代的核心是数据，因此大数据时代档案鉴定工作除了鉴定档案的价值外，还要鉴定档案中档案数据的价值，通过鉴定将档案中有价值的数据采集录入到档案大数据库中以备将来的分析利用。档案鉴定小组的组成除了档案管理人员外，还应有相关专业的专家，以便鉴定档案中各种专业数据的价值。档案数据价值的鉴定是建设档案大数据库的基础性工作，通过档案数据鉴定工作的开展，制定出档案大数据库建设的方式、数据采集的标准和规范。

档案大数据库建设工作是档案大数据建设的核心工作，大数据库的质量直接影响到未来进行数据分析的效果，应分三个阶段进行：一是档案大数据库建模阶段，通过档案宏观鉴定法提炼出馆藏档案中有价值的数据项并建立元数据模型，不包含馆藏档案本身，但在档案形成过程产生或涉及到的有价值的数据项也一并归集并建立出关联元数据模型；二是馆藏档案数据录入阶段，通过档案直接鉴定法鉴定出有价值的档案数据录入到档案大数据库中；三是对政务网上数据进行分析，将政府各部门在管理和服务过程中产生的和各自数据库中已有的有价值的数据采集到档案大数据库中。

针对已有的档案数据库，则通过鉴定增补档案数据项方式建设档案大数据库，然后针对增补的档案数据项开展档案数据补录工作，同时对原有档案数据库中数据进行校正。

3 档案云的建设

大数据时代是伴随着云计算、物联网、社交网络等新兴技术的应用而到来的。云计算通常是指IT基础设施的交付和使用模式，通过网络以按需、易扩展的方式获得所需的资源（硬件、平台、软件），提供资源的网络被称为“云”，云计算技术是大数据应用的IT基础。从档案馆的角度看，云计算技术易于扩展、通用性强、可靠性高、方便、易用，运营成本低，能实现档案大数据建设的平稳高速发展。[2]因此，档案行业主管部门应统筹规划，加快云计算技术在档案行业的应用。

通过云计算技术的应用，城市或地区的档案主管部门可以建立档案大数据联合共建机制，减轻档案数据资源建设压力。以城市各类档案馆为节点建设一个城市或地区的“档案云”平台，同时对档案主管部门自身的档案数据中心进行改造和架构调整，建设“档案云中心”，通过云计算技术实现各节点资源的自动调度和分配。“档案云”应为私有云，相比由运营服务商提供的共有云，私有云更为安全、可靠，因为档案数据是全社会共有的数据资源，不能让这些数据资源掌握在商业机构和私人机构手中，以免让档案馆的进一步发展受制于人。

4 大数据时代档案信息资源的交互与共享

数据的价值在于共享，大数据时代对数据共享提出了更高的要求，大数据只有在高度共享的环境中才能更好地发挥作用。但共享的前提是开放，大数据的高度共享与档案的信息安全形成了一对矛盾体，如何在保证档案信息安全的情况下实现档案数据的高度共享？首先需要档案部门解放思想，制定档案信息开放的标准，将能开放的档案信息资源全部开放；其次档案数据资源建设工作是一项长期而繁重的工作，需要各职能部门相互配合，很多数据在档案形成过程中已存在各职能部门的数据库中，还有数据可能在各专门档案馆或部门档案室数据库中，档案主管部门需要制定相关的数据交换标准，依托政务网，实现和各职能部门及各专门档案馆（室）的数据信息的交互及共享，在可能的情况下，形成一种“数据归档”的机制；三是建设城市大数据中心，推进政府公共信息资源的共享。目前大数据建设最大的障碍，在于一个个信息孤岛的存在，在于信息资源利用的低效率。城市大数据中心就是要打破这种部门、单位之间的信息壁垒，消除信息孤岛，整合各自为政的信息系统，由各职能部门承担各自专业、行业的数据采集工作，数据中心负责数据的整合和应用。城市大数据中心是未来城市的服务中心，是政府开发利用公共信息资源，对外提供服务的核心。因此政府大数据中心的建设工作不可能交由社会和私人机构进行，必须由政府相关部门承担建设，作为海量档案信息资源的拥有者，档案馆可以说是承担城市大数据中心建设工作的理想部门，档案馆要通过努力让城市大数据中心落户档案馆，建设一个涵盖档案馆和政府各职能部门的虚拟大数据中心，更好地服务于社会。城市大数据中心建设也能大大提升档案馆的社会地位和促进档案馆的信息化建设工作。

5 大数据时代档案信息资源的安全体系建设

大数据时代数据的高度共享性必然带来数据的安全问题。由于大数据是处于网络化社会这样一个开放的环境中，加上大数据中隐含的价值，使大数据更容易受到来自网络上的攻击，而档案馆长期以来处于一个相对封闭的环境中，且有相当部分的档案涉及一定的密级，稍有不慎，就容易造成档案信息安全问题。因此要建立有效的安全机制，来保障档案大数据建设工作的有序进行。一是加强安全制度建设。云计算专家李志霄博士说：“数据安全三分靠技术，七分靠管理。”要保证档案大数据建设工作的安全，需要建立规范的大数据建设安全管理策略和制度，让档案大数据建设工作在统一、安全、规范的管理框架下进行，用管理来保证档案大数据建设的安全；二是建立档案数据分级制度，用能公开的档案数据建设档案大数据，涉密的档案数据按照国家相关法律法规严格管理；三是在分析平台中嵌入CA认证系统，对传输中的档案数据信息进行加密，保证传输中档案数据的安全。同时加强对用户的访问控制，对档案数据信息的利用控制在权限范围内，因为有些分析统计出来的数据信息不可能对所有服务对象开放；四是建设数据安全防护系统，保证存储上的大数据信息不会遭到人为破坏；五是建立大数据容灾机制，确保档案大数据遭到破坏后能有效恢复。

6 大数据时代档案人才的培养

大数据时代除了带给我们新技术的体验外，更多的是改变着我们对传统事务的认知和看法，改变着我们的传统工作模式，带来一种档案工作观念的改变。在大数据时代，传统的档案工作思维已不能适应时代的发展，档案馆的建设和发展不能沿用传统的思维模式，需要应用新技术、新思维、新观念使档案馆实现跨越式发展，以便在新的时代有立足之地甚至发挥更大作用，成为时代的“弄潮儿”，而不是成为时代的“弃儿”。人才是档案事业发展的第一资源，在档案大数据建设中，通过和专业的大数据公司合作，引进和培养具有掌握新技术、具有新思维的新一代档案人，是大数据时代档案馆可持续发展的必要条件。新一代档案人是一种复合型人才，他们即精通传统的档案业务工作，又通晓云计算、大数据等信息技术，能用新的理念创新和发展传统的档案工作，能把握档案馆在新时代的發展机遇，建设新一代档案馆。这一代档案人是档案馆在大数据时代发展的核心力量。[3]

7 智慧档案馆建设

随着大数据时代的到来，智慧城市的建设在我们国家方兴未艾。智慧城市就是运用信息和通信技术手段感测、分析、整合城市运行核心系统的各项关键信息，从而对包括民生、环保、公共安全、城市服务、工商业活动在内的各种需求做出智能响应。中国工程院院士邬贺铨说道，“智慧城市是使用智能计算技术使得城市的关键基础设施的组成和服务更智能、互联和有效。”智慧城市是在数字城市建设的框架上发展起来的，大数据是智慧城市建设的智慧引擎，智慧城市的建设又促进了大数据的发展。

智慧城市的建设，为档案信息化的进一步发展带来了机遇，如物联网、智能分析、云计算等在智慧城建档案馆建设中需要运用的新一代信息技术已经在智慧城市中得到应用，为智慧档案馆的建设打好了基础。依托智慧城市建设智慧档案馆，是档案馆自身发展的需要。智慧档案馆，是数字档案馆的高级阶段，是数字档案馆发展到一定阶段的必然产物，是数字档案馆在大数据时代高度智能化的体现。相对数字档案馆，智慧档案馆体现更多的是服务的提升和大数据的智能利用，用户在智慧档案馆可以得到全新的服务体验，享受到精细、动态、定制和智慧的服务。

智慧档案馆是数字档案馆后的新一代档案馆，是在数字档案馆的基础上发展起来的，同数字档案馆相比较，智慧档案馆的建设难度更大，不可能一躇而就。档案主管部门需要制定出符合各档案馆自身实际的发展战略，牢牢把握住智慧城市建设节点，依托智慧城市进行建设：一是要找准定位，即智慧城建档案馆是智慧城市的一个节点，是为智慧城市和民生服务的；二是打好基础，即智慧城建档案馆是数字城建档案馆的高级阶段，必须首先建设好数字城建档案馆；三是统筹规划，制定出符合各城建档案馆自身实际的发展战略，分步实施。智慧档案馆的实现必将对档案馆的未来产生深远的影响。[4]

大数据带给我们洞察未来的能力，对档案馆来说，大数据时代是挑战更是机遇，档案馆迎来了一个能发挥更大作用的时代。但“打铁还需本身硬”，档案馆只有做到与时俱进，加快档案信息化建设，强大自己，才能迎来更为辉煌的明天。

参考文献

[1]http：//baike.baidu.com/link？url=uux9TZdjveBXCG-1rOg-heS4ku4SzaekeTlA7j6GZevwjhLOS8NqqmCatSVr8Kx055XUZB4dIGQ-keTd2C5tmj63nusnKRYmcCXu3oupD83.

[2]http：//baike.baidu.com/link？url=Bc_wvnIciL_mIWMBwsObHNofn6kQAhAs9X2Jnkx5EhyDo7zlioCwY2rTmTJKJ2Y3nAyxOJs13igMx6q-nweKr_.

[3]楊丹.大数据时代档案管理提升措施探究[J].办公室业务，2014（17）：49.

[4]沈东辉，张震，李小璠。大数据与智慧城建档案馆建设[J].湖北档案，2015（3）：16-17.

作者简介

沈东辉，武汉市城市建设档案馆，本科。