事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施分析

摘 要：事业单位档案是一种重要的信息资源，具有广泛而重要的作用和价值。近年来，不断发展的信息网络技术，给事业单位档案管理工作带来了严峻的挑战，这就要求企业具有更加完善的事业单位档案信息化建设。国家要高度重视现代事业单位档案信息化建设，重点分析其在建设过程中出现的问题，并寻求相应的解决措施，促进其发展。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设；问题；措施

事业单位档案管理信息化建设对事业单位的重要信息起到了很好的管理作用，有效的避免了企业信息的外漏和流失。在这个互联网的时代，网络已得到广泛应用，在事业单位对档案进行信息化管理中也起到了至关重要的作用，保证了其信息的完整性和准确性。面对事业单位档案信息化建设过程中出现的问题，要及时采取相应的措施来解决问题。

1 档案信息化管理的特点

1.1 档案存储环境方面的优势

档案信息化管理保障了企业单位档案信息的安全，避免了档案信息的外漏、流失，保证了其完整性和准确性。随着社会的发展，人们对档案信息的管理要求也日益提高，再使用传统书面记录的档案管理方式很难满足社会的需求，为了更好的解决这个问题，便需要建设科学合理的档案管理体系。将网络运用到事业单位档案管理信息化建设当中，能够有效提高相关部门的工作效率，同时也能更加确保档案信息的完整性和准确性，有效的保障了事业单位档案的安全。

1.2 档案在使用和查询方面的优势

传统的书面记录方式的档案管理不仅存在较大的风险，也不利于急需档案信息的查询，给档案管理工作带来了很大的困难。为了符合时代的要求，则需建立科学有效的档案管理体系，所以档案信息化管理是必然趋势。档案信息化管理能够较好的利用网络，对档案信息进行安全可靠的管理。同时，档案信息化管理课有效提高对所需档案信息的查询，使有关部门能够更快速、更完整、更准确的获取档案信息。

2 事业单位的档案管理实现信息化的必要性

档案管理信息化建设是当今社会的必然产物。其是结合实际，以档案本身的保存为主体，通过网络工具，对社会进行信息化的服务方式。随着社会的发展，社会档案也日益增多，极大地增加了相关部门对档案管理的难度。这就需要寻求有效的管理方式，来帮助相关部门对档案的管理。而在这个经济全球化、信息化的现代社会中，信息化的事业单位档案管理体系是社会的必然产物。事业单位档案管理信息化的出现极大地缓解了档案管理难、风险大、不便查询等各方面的档案管理问题。档案管理信息化的投入和使用，有效的提高了档案管理的完整性、准确性，更加方便了相关部门对所需档案的快速查询，明显提高的档案管理效率。

3 事业单位档案管理信息化建设存在的问题

3.1 没有合理开发档案信息资源

合理开发档案信息资源能够有效的提高档案的价值，但我国对这方面不是很重视，认为档案里面的信息都是比较过时的，没有任何利用的价值。我国在档案管理上存在许多漏洞，对档案上的信息没有过多的关注，档案上的信息大多存在重复，因此，许多研究人员都不会对档案进行有效、合理的开发。另一方面，我国对于档案的管理是比较严格的，不会轻易的让我们研究，开放的量不多，所出现的信息也是比较少的，对研究人员来说，大多是没有价值的，所以，档案信息资源就不会得到合理的开发。

3.2 工作人员素质不高

随着社会的发展，市场竞争日益激烈，人们在选择自己的职业时，往往会选择那些有朝气的行业，对于这种平淡的工作，没有几个高学历的人才愿意在这工作，这就会造成在这里面的工作人员素质相对来说较低，而档案管理就是这样的工作。档案管理需要工作人员有较强的专业知识和良好的管理才能，而这样的人才是不会到这种单位来工作的，档案管理人员的浮动会很大，还没有把相关的知识了解掌握，大多数人员因为受不了，都选择离职，也会导致，工作人员的整体素质不高，必须对档案管理加大力度，培养专业人员，来提高工作人员的专业知识和管理理念。

3.3 档案检索效率比较低

档案检索的时候，可以采用一定的设备，还可以人工检索。不同的检索方式会产生不同的检索效率。随着社会的发展，科技的进步，目前大多数都采用的是计算机进行检索，其效率要比人工检索的几十倍。人们看到计算机的检索效率较高，普遍的认为是只要计算机的数量多，检索的速度就快，从数量上来弥补，但是实际情况却不是这样的，计算机检索固然快，这也受限于计算机的配置，如果计算机的硬件设施不好，单个计算机的检索效率不会太高，数量太多时，很容易出现卡顿的现象，所以提升硬件设备才是当下工作。提高硬件设备的质量，才能从根本上解决检索效率问题。

4 解决事业单位档案管理信息化建设问题的措施

4.1 完善对事业单位的档案信息化的监督制度

档案信息的监督一定要到位。事业档案在收录中可能会出现的很多问题，比如信息的不正确、档案资料的丢失等。所以，相关部门一定要加大监管力度。事业单位应成立相应的监管部门，并且制定相应的监管政策，完善相应的制度。在进行事业单位档案管理信息化建设的过程中，一定要按照相关的规范，合理科学的进行档案信息化的建设，保证建设工作的质量。

4.2 制定事业单位的档案管理信息化的总体规划

对事业单位的档案进行规划是一项重要工作，合理科学的规划能提高档案的管理效率，可以节省大量的时间和人力。在制定计划的时候，结合实际情况，根据社会发展的速度，制定一个长远的稳定的规范。规划的不合理会经常出现一些问题，还需要重新的制定，又要耗费事业单位的资源，所以在一定在最初规划的时候考虑长久问题，尽量的减少规划次数。

4.3 要全面提高档案管理工作人员的素质

在这个经济全球化、信息化的社会中，信息化的档案管理方案的投入，严格要求了对档案管理人员的要求，间接的提高了工作人员的素质。其要求档案管理人员要熟练把握信息化管理的内容，采用正确的操作流程对档案做好管理工作。因此，国家在注重档案管理方面，还要注重对人才的培养，全面提高工作人员的品质，激发他们的工作积极性，高度重视对档案的信息化管理工作。

4.4 档案信息化应做到规范化、标准化

档案信息化的建设一定要根据相关的规定进行建设。我国在档案这方面的规定是相当严禁的，所以在建设过程中，一定要严格的按照规范进行建设，档案的内容一定要真實、可靠，不能和实际相差太大。所以在档案信息化的建设中，不能有一丝的马虎，导致在翻阅档案的时候出现问题。

5 结语

综上所述，档案信息化的建设需要做很多方面的工作，我们对待档案一定要持严谨、严肃的态度，同时还要提高我国档案检索设备的质量，为档案信息化的建设打下基础。

参考文献

[1]苏红. 事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J]. 理论观察，2014，05：127-128.

[2]邢莎莎. 事业单位档案管理信息化建设的探讨[J]. 办公室业务，2012，07：78+81.

[3]项静瑶. 浅谈事业单位档案管理信息化建设[J]. 科技资讯，2013，30：214+216.

作者简介

李忻芝，湖北省疾病预防控制中心，本科。