加强“玉环农合行档案管理”建设之我见

李肖玉

摘 要：随着玉环农合行的发展，现如今已成为全县网点人员最多、服务范围最广、资金规模最大的地方性金融机构。玉环农合行在经营依法合规、依制度办事的情况下，综合档案管理工作发挥着越来越重要的作用，如各类监管、审计、起诉提供必需的历史文本和数据资料；档案的真实、可靠和完整，有利于玉环农合行实事求是反映情况并掌握主动。同时，银行业务集约化和电子化的推行，也对银行档案工作提出了更高的要求，迫切需要建立一套适应现代化企业制度的档案工作体系。因此，档案工作者必须积极探索做好玉环农合行档案管理工作的有效措施。

关键词：档案管理；制度建设；利用服务；积极探索

1 加强档案管理、建全各项制度、加大检查监督、落实档案整改力度

（一）加强内控基础管理，强化制度建设，促进档案规范管理。综合档案室紧紧围绕业务发展需要，高度重视档案管理工作，每年年初提出年度档案工作目标，将档案工作纳入行政议程；根据档案工作实际，制订《档案员岗位职责》、《档案立卷归档制度》、《档案借阅利用制度》、《综合档案室保密制度》等系列制度，为进一步提高档案管理水平奠定了基础。

（二）重视档案收集环节，规范档案管理机制。为了搞好档案材料的收集关，每年下发《关于要求整理送交各类档案资料的函》，要求各（部）室将本部门形成的文件材料及时收集齐全完整后，定期交于综合档案室进行集中统一管理，收集任务落实到职能部门和责任人，注重对容易被忽视的“账外”文件材料（会议记录、发言稿、汇报材料、各类统计数据）的收集，从而有效地确保了全行档案材料的齐全、完整。

（三）加强责任落实，强化安全防范意识，促进档案管理能力的提高。维护档案的完整与安全，是档案管理最基本的要求。为确保档案安全，综合档案室坚持“以防为主，防治结合”的方针，严格按照内控管理制度，扎实做好档案安全保管各项工作。对一些普遍存在和重复出现问题进行深层次研究，从机制上和管理流程上制定相关措施，提出根本的解决方案，确保通过检查深入发现、全面整改问题隐患，规范管理行为。

（四）加强专项检查，促进档案业务建设。总行办公室抽调相关人员组成检查组，坚持开展一年一度档案专项检查，重点检查各类档案“八大环节”、“五大功能”的实施情况；采取问询、实地抽查两种方式，对检查中发现的问题，建立档案检查工作底稿，提出整改意见，并要求各支行以书面汇报整改情况。

（五）依法治理，建立健全管理的各项规章制度。

玉环农合行档案工作的规章制度是国家有关方针、政策、法规的个体体现，是玉环农合行档案工作顺利开展的保证 ，它不仅仅是一种管理方法，也是档案工作管理经验的科学总结，是依法治档的重要手段。

在玉环农合行在历次改革中，玉环农合行的《玉环农村合作银行综合档案管理办法》、《玉环农村合作银行信贷档案实施细则》、《玉环农村合作银行会计档案管理办法》等制度也进行相应修改、补充，使其更完善、更科学。首先明确了各级分管领导的职责，使领导关心、支持档案工作真正落到实处。其次，建立各类档案管理分工岗位负责制和档案工作网络，确定了各岗位的职责，并有奖惩分别的措施，使专、兼职档案员明确自己的职责范围，充分发挥积极性、主动性和创造性，处理好自己职责范围内的事情。

2 运用各种手段，进行操作跟踪，控制风险

（一）档案信息化管理安全控制。

一是加强数字档案信息资源的共建和整合；二是进一步完善数字档案管理系统，加快推进重要纸质档案全文数据库和照片、音视频等档案数据库建设。三是严防信息安全漏洞可能造成的机密信息外泄、病毒入侵等问题。

（二）档案新技术资源有效使用

档案工作迎接数量巨大的以电子形式创建的文件；找到具有有价值的电子文件进行长久保存；提供局域岗，使越来越多的员工能更好利用档案资源。数字化成果管理采用在线和离线方式，配合相应的软件对数字化成果进行管理。 纸质档案数字化成果提供网上检索利用时，制作单位的电子标识，并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式。

（三）加强档案保护措施，防范风险。

随着业务发展，档案数量大幅度增长，为使各类档案处于一个较好的保管环境，首先定期打扫档案库房卫生，按时做好档案库房温湿度记录及调节，在库房内定期投放防虫药品，坚持做好防潮、防老化、防虫咬、防盗、防磁、防火等工作，保证各类档案处于一个安全的保管环境。对数字化档案在中加工过程中必须保证原始档案的完整性，保证档案原件的不被损伤、破坏和遗失。在加工过程中建设档案出入库制度、档案安全管理制度，确保档案实体的绝对安全。对磁价质储存的档案，通过对备份数据进行定期检查，检查存储载体的物理状态及其所存储数据的可读性和可用性。并做好双份备份并且分两地存放；数据库数据信息一旦出现问题，应该启用备份数据信息来进行数据恢复。截止目前，完成了玉环农合行电子目录数库条目总数52000条，档案全文数字化扫描120000页。

3 解放思想，加大档案事业新发展

在实际工作中，我们要做到实事求是应当努力把握以下几个方面：第一，必须注重理论学习，不断提高学习和运用的水平和能力，才能在实践上更好地坚持实事求是，做到在思想上融会贯通，在工作中自觉运用。坚持不懈的推进档案信息化建设，不断提高档案信息化程度，运用现代化管理思想、理念和现代化科技设备，提升档案管理水平。贯彻执行《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》、《档案管理违法违纪行为处分规定》；以档案省一级目标管理创建活动为载体，不断推进玉环农合行档案工作的规范。

4 执行各项制度、全方位加强档案利用服务

（一）为了有效地发挥档案在维护合行权益和各项活动的重要作用，综合档案室在提供多形式、多途径的便民服务同时，必须确定其使用对象、使用时间、使用地点、使用范围等，以免造成档案信息外泄而发生的不合规行为；在提供档案复印时，严格执行《档案资料复印登记制度》、《档案查阅利用制度》，从源头上防止制度执行不力的现象。

（二）专门建立办公系统电子档案，数据库中保存着跟实物档案一致的电子档案，每一文件要素都可以作为检索点，也可以进行多条件检索，检索速度快，检索结果指向强。同时，利用扫描图片查阅、打印，一次性办结，不需要再到档案库房调取原始档案复印，大大提高了工作效率，也使档案原件得到了最有效的保护。加强档案利用情况管理，建立系统的利用登记簿，对每笔档案的利用情况都会作详细记录，包括借阅人、借阅时间、借阅内容、归还时间等信息，需要时可按照时间段对档案利用情况进行统计汇总。据玉环农合行档案使用登记结果显示，近三年来利用559多人次，复印档案资料计8115多张，使档案的自身价值得到了充分发挥，为金融建设、企业融资、社会公益事业服务，特别是在信贷审批、单位建档、解决经济纠纷、司法仲裁等诸多方面发挥了积极作用，大力推动社会各项事业的有效开展。

五、对档案工作的积极探索，加快档案信息数字化建设步伐。

档案工作是“功在当代，利在千秋”的事业。档案的价值无可估量。对档案工作的认识要更新，在经济市场竞争激烈的今天，信息管理是决胜的关键。档案作为一种重要而特有的信息资源，必须进行开发、传递，实现业务流程自动化。目前玉环农合行档案信息技术的应用、硬软件环境初具规模，随着档案信息数字化用其网络建设的发展，一个数字化档案的新趋势已初露端倪，尽管玉环农合行在电子文件及其档案管理水平还落后于电子文件的产生和发展，在档案法规、制度、标准措施、技术方法、理论原则等方面都还存在着诸多不足，但是只要我们充满信心、不断努力，定能开创电子文件及档案网络化管理工作的新局面。endprint