IT环境下会计流程再造

(集美大学 工商管理学院，福建 厦门361021)

1 会计流程再造的思想依据

受传统会计流程的影响，会计信息存在着及时性和可靠性不足，无法提供个性化报告等缺陷，这严重制约了会计信息的相关性，随着竞争的加剧，使用者对会计信息的相关性的要求越来越强烈，因此，会计流程的再造已经刻不容缓.本文以为，在进行流程再造设计时，应重点考虑以下两个因素:

1.1 必须与业务流程的再造相适应

传统的业务流程在设计时，由于当时技术上的局限，很多的设计思路已经不适合现代技术的要求，因此，业务流程的再造是很多行业焕发生命力，提高竞争力的重要手段.随着计算机技术，特别是网络技术的发展，信息之间的传递和处理更为便捷，在这种作用下，新的业务流程将更多地强调系统的集成并行、组织的扁平化和信息的共享，作为会计流程必须要对这样的业务流程进行恰当地反映.很难想象，业务流程改变了，而会计流程还能按照以往的方式僵化的运作.例如，在网上报销系统中，采集数据的方式、审核凭证的方式和填制凭证的方式等都发生了变化，相应的会计流程和内控的方式就不得不随之改变.因此，在进行会计流程再造的设计时，必须充分考虑到传统业务流程在IT 环境下的变革.

1.2 必须与会计目标相适应

任何领域在研究时的首要问题都是确定其研究的界限和目标，因此，会计目标的研究一直是会计领域的热点问题.作为会计概念框架的重要部分，会计目标将对会计流程再造的思路产生重大的影响.传统的受托责任观认为，会计目标主要是为投资者和债权人等资源委托人报告所委托的资源的保管与经营情况，这种目标的形成是由当时的社会、经济和技术环境决定的.由于受托责任观强调对受托责任的履行结果的评价，这种目标必然要求会计信息的客观可靠，如计量方式要求采用历史成本计量，然而，过于强调会计信息的可靠经常会带来会计信息相关性的降低，如历史成本经常和当前的公允价值相背离，并且，定期发布的通用财务报告不能满足投资者对及时性和个性化的要求，随着竞争的加剧，使用者迫切需要对决策更加有用的会计信息，因此，受托责任观向决策有用观转变已经成了一种必然的趋势，而信息技术的应用发展可以加速这种转变.

随着以网络为代表的信息技术的发展，会计信息完全可以通过“会计频道”或会计标准组件的方式提供各种可能的与决策模型相关的经济事项信息，从而可以使信息使用者根据其决策需要加工产生所需要的个性化信息，而网络技术又使会计信息的及时乃至实时提供成为可能，并且信息技术还可以使公允价值得到更好的应用，所有这一切都大大增加会计信息的相关性.因此，会计流程再造时，不仅要考虑加强会计信息的可靠性，更重要的是考虑如何加强会计信息的相关性，只有这样，才能赋予会计这门学科更强大的生命力.

图1 传统会计流程［1］

2 从信息论角度探讨会计流程再造的实现

依据信息论的观点，信息系统由信息的输入，信息的加工和信息的输出三部分组成，而会计是一个以提供财务信息为主的经济信息系统因此，会计流程无论如何变化，大体上是由三类流程组成:数据采集流程，数据存储和加工流程，数据输出流程.下面结合图1和图2的描述，阐述了IT 环境下的会计流程，并对两种流程进行了比较.

图2 IT 环境下会计流程

2.1 数据采集流程

在传统的会计流程(图1)中，大部分的原始凭证是由企业内的业务部门根据发生的业务内容，手工填制原始凭证，经审核后由会计人员入账处理，这种信息传递的方式存在一定的滞后，会计信息的相关性较差［2］，随着企业信息化的发展，很多企业在企业内部某些部门虽然实现了一定程度的信息化，但这些部门的数据往往是与财务部门相隔离的，从而形成“信息孤岛”.而在新的会计流程中，原始数据的采集变成了电子的方式，在网络上流动的是大量的电子单据.当业务发生时，可以实时地从企业内部或企业外部的业务发生部门获得数据，并通过网络传递给财务部门，这样就可以把数据采集方式进行前移，不仅提高了信息传递的效率，更重要的是，它可以与业务同步，大大提高了会计信息的相关性.

2.2 数据存储和加工流程

在传统的会计流程(图1)中，财务部门收到原始凭证，要把原始凭证进一步地处理为记账凭证，这里要求财务人员要有一定的会计专业知识;然后把记账凭证录入计算机系统中，这里也要进行认真校验，防止数据输入错误，在这种传统的流程中，由于有人为的干预，因此，虽然采用很多的内控措施，但仍难以完全避免有意或无意的错误数据进入系统，而这些错误一旦录入很难发现，因此，会计信息的可靠性大大降低.而在新的会计流程中，由于电子单据是计算机软件可以识别的形式，我们完全可以采用一定的规则，由计算机直接对这些电子单据进行处理，自动地生成对应的记账凭证.但这种方式生成的记账凭证中往往仅仅包含财务的信息，非财务的信息仍存储在电子单据中，这样同样造成了财务与业务信息一定程度的分离，因此，很多专家学者提出了事项会计和REA 会计［3］的概念，主张采用尽可能原始的方式把事件信息存储在共享数据库中，把加工的操作留给使用者来完成，这样使用者可以根据自己的需要从共享数据库中提出自己需要的财务信息和业务信息，从而使会计信息的个性化输出和实时输出成为可能.

随着XBRL GL 的日益成熟，这种思想的实现成为了可能.XBRL GL 是目前XBRL 研究的一个热点内容，它是针对财务报告的来源数据及其结构订立的协议［4］，它专门针对交易层面的业务信息和会计明细信息进行规范，从而使交易系统和会计系统有效地连接.XBRL GL 与XBRL FR 一样，也都采用XML 语言，因此也就具有XML 的共性，如标签化、跨平台、易搜索、内容与格式的分离、可扩展等.

为了实现业务数据的“原汁原味”，可以考虑按照REA 的思想，从资源(如存货)、事件(如采购或销售)、参与者(如供应商、客户等)、原始凭证信息(如发票、单据等)对交易事件建模，并按照XBRL GL 的标准对数据进行规范.采用REA 思想和XBRL GL 格式对交易层面信息进行处理的好处在于:

(1)对业务事件的建模思想，保留了业务信息的内容

XBRL GL 本质上也是一种建模语言，它由财务信息和非财务信息组成，对于非财务信息完全可以采用类似REA 的建模思想，比较全面、完整地反映业务事件，从而避免了有用信息的丢失.

(2)方便了交易数据的传输、搜索和再利用

XBRL GL 是对企业内部业务系统信息表示格式进行标准化，使每一单元信息(无论是财务或非财务)均具唯一的身份标识.这样一来，自数据最初进入企业业务系统，到最终被纳入财务报告，任何一个数据处理节点都可实现定位和追溯［5］.由于XML 的特性，交易数据的传输、搜索和再利用变得非常方便，并大大减少了人为的干预，信息的安全性得到了很好的保证.

值得一提的是，IT 不仅可以应用在数据的存储中，在公允价值计量中也将发挥了重大的作用.在IT 的支持下，各级估计的可靠性可以得到进一步的加强.首先，在一级和二级估计中，由网络系统从外部市场将最新的市场报价实时传递入到系统中，使得资产价格信息比较全面地呈现在核算系统中，从而保障了数据的客观性，减少了主观性;其次，在三级估计中，在IT 的支持下，可以将金融计量模型引入核算系统，从而使计量的过程和依据尽可能地透明化，大大降低了人为操纵的可能性.黄世忠(1997)也肯定了IT 在公允价值中的作用，“公允价值的困难在于如何解决公允价值会计信息的可靠性和公允价值会计方法的可操作性.随着电脑技术突飞猛进的发展，随着理财学对金融工具计量模型研究的日臻完善，会计界完全有能力解决公允价值会计的这两个关键问题.换言之，公允价值会计在技术上是可行的”［6］.总之，IT 可以在公允价值的数据源上以及资产估价过程上为公允价值的可靠性提供帮助.

2.3 数据输出流程

在传统的会计流程(图1)中，财务报告在最终的输出环节也存在很多问题，主要体现在以下两个方面:

(1)报告无法定制，交互性差

财务报告的使用者有很多，由于不同使用者具有利益冲突性，导致他们在信息的需求上也具有一定的差异性，通用报告实际上把不同使用者对财务信息的需求平均化了，这种折衷的方式反而会带来更多的指责，尽管各国财务报告的内容也在不断的扩充，试图尽可能照顾到各种使用者的需求，但由于供给的速度远远落后于需求，因此，单纯的依赖对通用财务报告报告内容的改进不可能根本上解决这种供给和需求的矛盾，最好的方法就是改变这种通用报告的方式，让使用者通过交互方式表达自己的需求，而不是被动的接受.与交互性密切相关的是定制，即通过对会计信息的定制来满足不同用户的个性化需求.

(2)披露的及时性差

信息的一个重要特性就是及时性，一个过时的信息是毫无意义的，有时甚至只能起到误导的作用.在传统的会计流程中，财务报告不论是编制，还是传播都是较慢的，由于会计信息披露不及时，会导致丧失投资机会.特别是目前企业竞争日趋激烈，外部市场环境波动越来越大，企业的财务情况可能在短时间内发生较大变化，这就客观上要求企业加快决策速度.

因此，要解决这些问题，就要引导财务报告向定制、交互和实时(及时)性方向发展，这应是未来财务报告模式改进的指导思想，AICPA 在2008年公布的白皮书中也指出，“无论是内部使用者还是外部使用者都越来越多地表达了这样的需求:以标准的电子的格式提供更及时的信息，这种信息便于更快地更容易地进行分析.目前静态的、基于纸质的模式将被按需的、实时(及时)的在线模式所取代”［7］.

在新的会计流程中，财务报告一般通过网络的形式公布，企业完全可以不必拘泥于季报，半年报，年报等限制，在需要的时候，可以迅速地公布企业的财务信息和非财务信息，财务报告使用者也可以迅速地看到企业发布的信息，这使实时报告有了存在的可能，随着事项会计和REA 会计等理论的提出和发展，以及XBRL GL 所带来的对财务数据和非财务数据的标签化处理，人们认识到在IT 环境下，财务报告使用者完全可以利用计算机强大的速度和快捷的网络传输能力在需要财务信息时，实时地加工出自己所需要的个性化的信息.这方面很多学者已经取得了相关的研究成果，如肖泽忠，提出的大规模按需报告的公司财务报告模式［8］，张天西，提出的多层界面报告模式［9］，特别是潘琰，林琳，提出了基于XBRL 与Web 服务的柔性报告模式(X－W 模式)，对这种财务报告的披露模式进行了系统地可行性地描述，并指出在这种模式中，由于XBRL GL 对业务事件数据的标准化处理，Web 服务不仅可以使软件的实时组装成为可能，而且使对资源的达到最高境界，即按需服务［10］.这里不再赘述.

3 结论

新的会计流程的前景固然是美好的，但它要走向现实，还有很多路要走，如记账凭证是否可以全部自动生成;如电子单据、财务数据的传输和存储的安全如何保证;新的流程建立后，如何建立起适合这种新流程的内部控制方法，从而确保数据的可靠性，这些都是我们不得不考虑的问题.

［1］李海波.新编会计学原理［M］.11 版.上海:立信会计出版社，2006.

［2］张瑞君.网络环境下会计实时控制［M］.北京:中国人民大学出版社，2004.

［3］霍兰德等，杨周南译.现代会计信息系统［M］.2 版.北京:经济科学出版社，1999.

［4］欧阳电平等.XBRL GL 信息安全风险与防范机制研究［J］.财会通讯，2009(15):151－154.

［5］潘琰，林琳.网络财务报告的基础:XBRL 分类账［J］.财经论丛，2006(1):50－55.

［6］黄世忠.公允价值会计:面向21世纪的计量模式［J］.会计研究，1997(12):1－4.

［7］AICPA.The shifting paradigm in business reporting and assurance［R］.Whitepaper，2008:1－33.

［8］张天西等.信息技术环境下的财务报告及信息披露研究［J］.会计研究，2003(3):47－52.

［9］肖泽忠.大规模按需报告的公司财务报告模式［J］.会计研究，2000(1):44－50.

［10］潘琰，林琳.公司报告模式再造:基于XBRL 与Web 服务的柔性报告模式［J］.会计研究，2007(5):80－88.