云笔记Wiz在科技查新中的应用举隅

〔摘 要〕面对技术环境不断发展的潮流和趋势，图书馆科技查新的手段需要创新。云笔记以云计算为基础，以知识管理为使命，契合图书馆科技查新的需求。论文阐述了云笔记Wiz在图书馆科技查新中应用的4个方面：查新流程云改造、查新档案云管理、查新主体云协作、查新知识云培训；结合这几方面的实践分析云笔记Wiz在图书馆科技查新中的应用价值，总结经验，以期抛砖引玉。

〔关键词〕云笔记；知识管理；云培训；科技查新

DOI：10.3969/j.issn.1008-0821.2015.07.018

〔中图分类号〕G25262 〔文献标识码〕A 〔文章编号〕1008-0821（2015）07-0093-05

〔Abstract〕Facing the technology development trend，the library science and technology novelty search means should be changed.Cloud notes which based on cloud computing technology and took the knowledge management as the mission；coincide with the needs of library science and technology novelty search.The paper expounded four aspects of the cloud notes Wiz in library science and technology novelty search，namely：Novelty business process reengineering，Novelty archive management，Novelty body Collaboration and Novelty knowledge training which all based on cloud note Wiz.Combined with the several aspects of the practice，the article analyzed the value of using cloud notes Wiz.

〔Key words〕cloud note Wiz；knowledge management；cloud training；cloud novelt yretrieval

高校图书馆查新机构是我国科技查新的重要组成部分，在科研活动中的作用日益明显[1]。面对技术环境不断发展的潮流和趋势，图书馆科技查新的手段必须创新。国内多家图书馆查新机构利用AJAX、J2EE、Web、ASP等技术建立了查新管理系统[2]，发挥了积极的效益。近年来，云计算、大数据等新技术的出现，为科技查新业务的转型升级带来了新的机遇[3]：如戎文慧、张昱[4]等提出 “云查新”的概念；丁思思[5]对“云查新”服务体系的建设进行了探索；王磊、付立波[6]等论述了云计算环境下深化科技查新服务的举措。

从文献上看，云计算在图情领域尤其是科技查新领域的应用和研究还处于始创阶段，缺乏实践支撑。图书馆作为非营利性的服务机构，往往难以承担大量的资金投入以及技术风险[7]，是重要的因素之一。因此，在用户需求的驱动下，引入开源或企业级云计算方案成为图书馆的自觉选择。典型的案例包括基于VMware vSphere虚拟化技术构建图书馆云服务平台[8-9]；基于亚马逊AWS云服务的数字图书馆云服务基础设施构建[10-11]；基于开源Hadoop的云移动信息模型[12]；基于XENServer的数字图书馆云服务平台实现[13]；基于XCP的虚拟化云平台[14]等。但整体来看，这些新平台较少涉及图书馆科技查新领域，因此云服务介入查新过程成为云计算应用的一个新的增长点。

1 云笔记Wiz概述

11 现状分析

云笔记以云计算为基础，旨在帮助用户解决数字笔记的跨平台跨时空管理问题，它是一种轻量级云服务，投入低、风险小，非常适合图书馆等公益性机构使用。云笔记已然超越其固有的记录、获取、分享、整合的基础功能，其应用不断扩充，服务触角日益延伸。其中，罗秀娟[15]探讨了云笔记Evernote在科研工作者个人知识管理以及开展学科化服务工作中的应用；付永华[16]对数字图书馆阅读笔记云分享系统进行了研究；杨治容[17]分析了数字笔记管理工具在高校图书馆中的应用；MOOCs中国也将云笔记Wiz作为重要的知识管理工具进行了介绍。

不难看出，研究者总是不自觉地将云笔记与知识管理联系起来。科技查新作为典型的知识服务过程，云笔记为其提供了适合的实践场域，使二者的“联姻”成为可能。一方面，查新知识大量存在于查新员的头脑、行为、经验中，由于难以表述、难以规范[18]，其价值往往得不到充分利用；另一方面，查新人员因离退休或者岗位更迭等原因，也容易造成知识价值的流失。云笔记的引入，能够发挥其固有的知识服务能力，建构起鼓励知识分享和交流的组织文化。

12 功能特点

云笔记Wiz是一款云服务笔记平台，也是基于资料进行沟通的协作工具。云笔记Wiz在知识管理中的应用价值主要体现在知识的快速获取、快速共享和快速利用3个方面[19]。从功能上看，云笔记Wiz具有碎片化和智能化两大方面的典型特征。

121 碎片化

云笔记Wiz采用多级目录进行笔记管理；采用群组进行笔记共享；采用权限控制进行笔记协作；采用评论和消息机制进行互动。从媒体形态上，云笔记Wiz支持Windows、Mac、Linux，也支持iPhone、iPad、Android。查新员无论是在PC，还是在手机或者平板上都可以方便地记录个人查新实践中发现的问题，记录日常的经验总结；从信息入口上，云笔记Wiz内置了各种功能接口，可以实现与邮箱、微博、播客、微信、网页等主流互联网应用平台之间的互通互联，并将各种渠道的碎片化知识笔记化。endprint

122 智能化

云笔记Wiz支持多种特色化的功能，例如：在绑定微博后，查新员在评论里写下“@mywiz”，微博内容会自动保存到个人笔记中，你的笔记你做主，无须担心被人删除原微博；查新员可以随时随地将微信录音以笔记附件形式保存，还可以将录音转化为文本；查新员能够充分利用微信便捷的功能和强大的生态圈，随时随地转存到个人笔记；云笔记Wiz还支持IFTTT功能，定义“If This Then That”的智能触发条件，实现查新知识的智能化管理[19]。

2 云笔记Wiz在科技查新中的应用案例

21 查新流程云改造

211 查新委托笔记化

查新委托单是查新报告办理必备的材料，它通常由委托人信息、查新点、科学技术要点、参考文献、关键词等构成。查新委托单的在线填写是查新管理系统的基本功能。现有查新管理系统绝大多数采用B/S结构设计，云笔记Wiz采用标准的Html格式存储，二者可以无缝对接。因此，采用Wiz模板技术可以将查新委托单笔记化。其具体过程为：（1）新建笔记，制作标准化的查新委托单，一般是由〈table〉、〈th〉、〈tr〉、〈td〉等构成的html表单。（2）查新委托单另存为Wiz特有的模板格式ziw文件（如查新单ziw），将该文件保存在Wiz笔记安装目录：＼templates＼new下，重启Wiz。（3）在Wiz新建笔记下拉列表菜单，即自动增加“查新单”子菜单选项。通过客户自填或查新受理员代理填写的方式，即可快速实现标准化的查新单。

笔记化的查新单可供查新机构受理人员代填，也可以由查新员过Wiz笔记的同步机制发送给查新委托人自行安装。借助Wiz云端共享机制，可实现一次设置，永久可用。

212 查新派题自动化

派题是将查新课题分配给不同检索人员的过程[20]。为了利用Wiz完成派题，查新管理员需要利用云笔记Wiz中的“团队&群组”功能，建立相应的群组，并进行必要的配置，查新派题的过程可以分为以下几个步骤：

步骤1：查新管理员在Wiz笔记中建立个人文件夹，如“我的查新委托”，专门存放已经受理的查新委托。

步骤2：查新管理员在Wiz笔记/个人笔记/标签下定义查新委托单属性。查新员通过甄别和筛选，赋予该查新项目以相应的属性标签，需定义的有关属性和包含关系如图1所示。类别标签分为省级、市级、校级标签；年度标签，表示查新项目受理的年份，如果某查新机构查新项目较多，相应年度下还可以定义季度子标签或者季度月份子标签；学科标签分为人文、理工、医药等；时效标签，表示客户要求的查新项目完成周期，如3个工作日为加急项目，7个工作日为普通项目等；分配标签表示该查新委托单分配的情况，可按照查新员的姓名定义标签，同时增加待分配标签。云笔记Wiz支持开放性的标签定义，各查新机构可根据自身的需要定义或修改相关标签内容。

步骤3：查新员在Wiz笔记“团队&群组”建立群组，建议采用查新人员名称的方式命名，并把查新管理员账号添加到该群组中。

步骤4：查新管理员通过云笔记Wiz的分享功能，将个人笔记中的查新委托单分享给相应的查新员，并把该查新委托单属性标签修改为对应查新员的名称，即可完成查新派题。整个过程表面上看稍显繁琐，但事实上标签定义和群组创建只在首次使用时配置，后续操作仅通过简单的分享以及标签设置两个步骤即可。多级标签的定义让整个查新委托单变得更加丰富和立体。首先，查新管理员可快速了解某个年度、某种类别的查新委托数量（云笔记Wiz提供了通过标签自动统计功能）；其次，专业分组[21]是提高查新服务质量的有效举措，查新管理员可以根据查新委托单的学科标签实现查新项目的分组指派。

22 查新档案云存储

查新资料的科学归档、管理和索引是实现查新科学管理标准化的重要指标。云笔记Wiz通过其Wizsync同步工具，可以实现查新资料的跨终端同步存取和访问。云笔记Wiz具备完善的存储和索引机制（如图2），确保了查新档案存储的安全、可靠、高效。

221 服务器端同步机制

云笔记Wiz服务器端数据采用基于Hash表的分布式存储，通过键（Key）和值（Value）的配对，可以使数据的存储和查找的时间大大降低；客户端也借用了这种数据存储的机制。高效的存储访问机制，是云笔记Wiz应用于查新档案管理的主要优势。

云笔记Wiz支持将资源同步到云端，用户可以通过Web或使用互联网终端（手机、手持设备）等访问查新资料，查新机构可以节约服务器购买、管理和维护的成本。大部分的查新管理系统不具备跨终端的访问和自动同步的能力，同步机制是云笔记Wiz在查新档案中最具优势的功能。

Wiz云同步具有两个主要特征：（1）同步过程增量式，Wiz的同步数据包是带有文档版本控制的，是以增量的形式与服务器同步，多个设备同时操作不会造成文档丢失；（2）同步过程基于http/https的网络协议进行。该技术能够有效避免用户局域网出口的限制，规避带宽等网络条件对数据同步带来的障碍。

222 开放、安全、高效的本地数据管理

云笔记Wiz本地数据来源主要有两类，一类由自身笔记创建；另一类则借用第三方工具（如插件、邮箱、IFTTT等）导入其他数据。两种数据均采用开放的数据格式，可实现高效的数据检索。云笔记Wiz支持目录、标签、样式等组织文档，支持全文检索，它不但自带了全文检索引擎，还可以使用Windows桌面搜索引擎和Google桌面搜索引擎等，以满足不同用户的检索习惯。另外，云笔记Wiz提供高级搜索功能，支持按照标题、关键词、作者、来源网址搜索，支持模糊搜索、精确搜索、按照选项搜索（如是否包含附件）等。

云笔记Wiz提供公开的软件开发工具包（SDK）和开放的数据格式，可以方便地开发插件进行数据的导入导出，因而能够有效地保障数据完整和安全。2013年，云笔记应用Catch因业务调整，关闭了CatchNote应用。云笔记Wiz实时地推出了导入功能，笔记的图文、层次结构、标签、附件等实现了完整的延续[22]。对以数据安全为核心的图书馆而言，该案例无疑具有很好的说服力。退一步讲，即使云笔记Wiz不再提供服务，因其数据格式的开放性，其数据依然能够得以导出或者迁移，从而最大程度上保障数据安全。endprint

23 查新主体云协作

查新协作包括查新员与审核员的协作、查新员与学科专家的协作、查新员与委托人的协作等方面。从功能特点来看，查新协作主要包括以下3种方式：

231 基于todolist的任务协作

查新审核员一般承担查新管理的任务，他们通过创建todolist的任务列表，将任务笔记发送消息@给相关人；任务执行者勾选复选框，即可标记任务完成，并自动记录人员和完成时间（见图3）。查新人员通过拖动其他相关笔记到任务正文，将与任务相关的笔记关联起来。例如针对查新报告撰写任务，可以将委托单位、委托人、会议讨论记录、可参考的期刊文献等拖动到任务中，查新员和审核员之间通过笔记评论和消息机制，跟踪任务执行过程中的问题、思路。

232 基于社会化互动的协同编辑

云笔记Wiz能够以一篇笔记为基础进行多种方式的灵活沟通。查新员可以利用@功能指定某一个或某些成员阅读这篇笔记；相关成员可以根据笔记内容给予评论，从而以笔记为中心进行问题探讨。

对检索资料进行交叉阅读和分析能降低文献分析误差，提高查新质量[23]。查新管理员可以将规章制度、查新报告模板、工作日志等放在群组中有序管理、并共享给群内成员，针对性地展开讨论，并直接在笔记中提出修改建议。查新员可以将完成的查新报告@某个团队中的伙伴，共同讲评、讨论、修改，推动查新报告质量的不断完善。在查新高峰期，图书馆查新机构可以临时组建一个团队，把查新任务分解，多人交叉协作，能有效地提高查新效率。

233 基于微信公共账号的沟通协作

微信作为图书馆信息服务[24]、信息资源推送[25]、服务营销[26]的手段日益受到重视。云笔记Wiz适时地推出了微信公众账号“云笔记Wiz企业助手”。通过微信可以快速方便的分享内容给委托客户、学科专家等。例如：如果查新员需要把遇到的问题反馈给学科专家，可以事先请求学科专家“扫一扫”关注微信“云笔记Wiz企业助手”，而查新员在云笔记Wiz企业后台把该学科专家的手机号码添加到群组，且把资料放到相应的群组中。这样，学科专家通过微信就可以查看查新员不断更新的资料。因为微信强大的用户黏合度，云笔记Wiz企业助手公众号极大地拉近了查新员、客户、学科专家三者之间的距离，也有益于图书馆查新的业务营销。该公众号与笔记记录、群组、消息中心等功能无缝衔接，二者相得益彰，使得协作的时效性大大提高。

24 查新知识云培训

对于新手查新员而言，从图书馆员到查新员中间有一个断层，查新业务往往难以直接上手，他们具备比较强烈的知识更新需求；对于经验丰富的查新员而言，随着业务模式日趋成熟，在不影响日常工作的情况下，自我“充电”成为职业能力提升的关键。云笔记Wiz的应用可归结为3种主要模式：

241 授课式

授课式是一种自上而下的培训模式。在培训过程中目的要明确，目标要清晰，设立一定的评价指标，激励查新员的参与热情。查新管理员在笔记中建立查新员档案，追踪学员培训日志；建立“查新小站”群组，建设的资源栏目包括：电子培训讲义、培训视音频，互动天地，以及通过网络剪辑获取的网络资源等。通过笔记化的累积，形成一个结构良好、完整性的查新资源链条，给查新新人以观察老手的机会。新手可以充分了解查新的各个环节，也可以通过日志笔记对培训情况进行反思。通过“实践——反思——实践”的螺旋上升过程，促使查新人员实践性知识的不断跃升。

242 自主式

学习者需要在培训之外花费大量的时间学习积累才能达到自主理解，而这个最重要的过程恰恰被传统培训所忽略。云笔记Wiz可以作为查新员自主培训的主要抓手，通过多种方式的信息输入和输出，查新员可以利用碎片化的时间快速获取网页、微博、微信、邮箱中的文本、图像、视音频等资源，导入Wiz“资源池”，形成个性化的培训材料。查新员也可以选择任意的笔记，生成为chm、pdf，快速的生成系统化的自主学习教程。

以Wiz邮箱功能的笔记化为例，其作为最常用的互联网服务，通过邮箱渠道转载、记事、分享查新资料是常用的方式。用户在申请云笔记Wiz账户后，将会拥有一个关联的Wiz邮箱账户，将邮件转发或直接发送到这个邮箱，将会自动保存到个人笔记的MyEmail目录。云笔记Wiz实现了通过邮箱将邮件、网文、手机上的照片等分享发送到Wiz笔记的功能。查新员可以通过邮件转发功能，将日常与客户的沟通记录等有价值的邮件转存到个人笔记。或者在没有安装Wiz的电脑或手机上，随手新建记事类邮件记录日常经验等，同时发送到自己的Wiz中，形成个人经验知识库；查新员通过群组&团队的分享功能，可进一步形成机构的经验知识库。

243 合作式

云笔记Wiz借助群组或者团队协作功能，能够及时了解小组之间个体的参与情况，进行组间评价、组内贡献度的评价等。不仅对查新员学习过程进行监督管理，同时还能通过一对一，多对多的协同，改善培训质量。查新员可以借助手机、平板电脑等将查新现场遇到的问题反馈到群组中，供大家讨论和及时解决。查新员外出培训时，也可以通过Wiz移动客户端对培训情况进行图文直播或资料的实时共享，以降低培训成本，扩大培训受益面。

3 经验和启示

经过1年多的实践，云笔记Wiz已经初步应用于查新流程处理、查新档案管理、查新协作、查新员培训等环节。根据笔者对查新员、学科专家、委托人等用户的走访调查，云笔记与查新工作的“联姻”，取得了一定的经验和启示。

31 针对查新流程云改造，其价值在于开展反思性实践 传统的查新平台和云笔记Wiz各擅胜场，前者在查新流程管理方面更加科学，后者更适合进行知识共享和互动。图书馆查新工作，不能停留在仅仅关注查新流程再造，而应培养查新人员有能力在互动中对自身的工作做出反思，以帮助他们审视诸如职业发展等问题。以Wiz平台为代表的云笔记可以作为查新过程之外开展反思性实践的有力工具。endprint

32 针对查新档案云管理，其价值体现在对大量非结构化数据的保存 对于查新机构而言，云笔记Wiz能够有效地替换、整合日常的电话、邮件、微信等沟通方式，推动碎片化信息得到存留。以本馆为例，自1991年以来本馆开始查新工作以来，由于人员的更迭，场所的变迁，大量的珍贵数据没有保存下来。云笔记Wiz应用1年积累的培训文档、工作日志、客户资料、查新档案等从绝对数量上已经远远超过了过去数十年的资料总和。云笔记Wiz的保存方式是自动或触发式的，其数据存储在对用户不可见的云服务器上，通过同步功能，能够实现在不破坏工作流的情况下对文档资料的储存和管理。

33 针对查新主体云协作，其根本在于提高查新服务效率和质量 基于任务列表的团队协作模式，有助于查新人员关注任务中核心的内容，便于方便地组织和安排工作计划。对于时效性要求较高的查新而言，计划性和执行力显得尤为重要。社会化协作的工作流程，能够在一定程度上解决查新数量增多所产生的质量问题。据本馆查新机构一年来的统计月报显示，在查新过程嵌入云笔记Wiz后，不合格的查新报告数量有了明显的降低。云笔记中微信公众号，使得查新主体之间的联系更加紧密，互动更加便捷；对图书馆查新机构而言，这意味着更多需求增长点和机会，以及更好的查新质量和服务。

34 针对查新知识云培训，需要做好培训过程的“加减乘除” 加法，就是要注重需求，加强创新，即利用好云笔记Wiz开放API接口的特点，针对培训需要开发新的功能，如灵感收集器插件、思维导图插件等；减法，就是建章立制，重视考核，即通过顶层设计，对兼职查新员建立考评、淘汰机制；乘法，就是协同创新，通过云笔记Wiz的多人实时协作编辑、社会化互动、消息机制等功能，推动团队互助，实现效益倍增；除法，就是碎片化运作，即利用云笔记Wiz跨平台、跨终端的特点为查新员提供无处不在的培训，将集中式培训逐步优化为散列、个性化的培训，并根据查新员的职业乃至生活习惯制定相应的培训模式。

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（本文责任编辑：郭沫含）endprint