浅谈火电EPC模式下的项目文件控制环节与方法

文/山东电力工程咨询院有限公司 邵甜甜

近年来，EPC管理模式（设计、采购、施工、试运行一体化）在火电建设乃至工程建设中得到了大量的应用，成功地克服了设计、采购、施工、试运行相互制约和脱节的矛盾。对文件的有效控制在EPC项目管理中占据着重要的地位，与安全控制、质量控制、进度控制、费用控制并列为五大控制，建立完善的文件控制管理体系，掌握必要的文件控制方法对文件控制工作乃至火电项目建设显得尤为重要。

一、文件控制的含义与特征

火电EPC模式项目文件控制是指按照项目文件控制和管理程序，采用科学的方法和手段对项目文件的真实性、准确性、规范性、专业性、完整性、系统性、高效性进行控制，使项目文件始终处于有序合理的状态，为工程的高质量建设和顺利移交服务。该体系颠覆了档案管理的静态管理模式，从招投标开始介入，过程中动态控制，结束后验收移交，实现了全过程的动态控制模式。文件控制的特征主要体现在以下几个方面：

（一）动态性。文件控制有别于对档案实体的静态管理，是对项目文件整个生命周期进行动态的控制，并且在过程中对偏离项以及不符合项均会作出适当的调整，实现整个生命周期的动态管理。

（二）全面性。文件控制需在过程中把握文件的真实性、准确性、规范性、专业性、完整性、系统性和高效性，实现过程中文件的全面性控制。

（三）过程性。文件控制的重要阶段是在项目建设的过程中，此阶段也是文件控制的最佳时期，只有在过程中控制好项目文件的准确性、规范性、完整性、系统性和高效性，才会有高水准的验收移交。

（四）控制性。文件控制的灵魂在于控制，即按照统一规则或者标准行事，避免任意的活动，通过一定的控制手段使得项目文件始终保持有序可控的状态。

二、文件控制的环节

（一）招评标。在招标文件中应纳入文件管理，将文件清单、文件管理要求等写入标书中，并在评标时占据一定的比例进行考核，实现文件的源头控制。

（二）签订合同。文控人员应参与合同的编制及修订，明确文件数量、质量、时间等各方面的要求，通过合同的法律效力明确职责与分工。

（三）过程控制。专业工程师对文件完整性以及文件的质量进行过程控制，在过程中及时催报、审查项目文件，对不符合的情况及时纠正或退回。

文控人员对文件的规范性进行过程控制，严格以程序文件的要求编制文件，文件流转过程中监督检查，对不符合的情况及时退回。

（四）费用控制。应建立相对应的激励与惩罚机制，例如，为项目文件管理预留5%工程款，通过费用控制项目文件管理与移交的质量。

（五）竣工验收。以单位工程为单元进行竣工文件的验收与移交，单位工程结束后，接收单位及时对竣工文件进行技术性和规范性审查，把握好最后的控制环节。

需要注意的是，文件控制与文件流转是有区别的。前者是能够控制文件的力的总和，具有制约性；后者是文件生命周期中运动的轨迹，没有明显的制约力。文件流转环节一定是文件控制的节点（但有强弱之分），但文件控制的节点不一定是文件流转的环节。文件控制环节、文件流转和文件控制的工作内容关系下图：

三、文件控制的方法

文件控制应以“过程控制文件的真实性、准确性、规范性、专业性、完整性、流转高效性；竣工控制文件的成套性、系统性、移交及时性”为重心，以“三个一（一班人员、一套程序、一个平台）”为策略，建立覆盖项目生命周期全过程的文件控制体系。

（一）一班人员——全员参与理念。应建立以项目领导为总负责人，文控管理部门为归口部门，其他各部门及全体成员共同参与的文件控制管理体系，加强全员参与理念，共同控制项目文件的规范性、完整性与高效性。

（二）一套程序——严格执行程序。因根据合同的要求以及项目实际情况，编制管理程序体系，并且严格以程序文件为依据规范项目文件的控制和管理。

（三）一个平台——文档管理系统。依托文档管理系统，实现项目信息化管理和人机统一，提高文件管理水平，确保项目文件完全数字化与共享，方便利用。

需要注意的是，文件的规范性、完整性和高效性之间是制约关系，并且，并不是文件的规范性、完整性、高效性越高越好，需要文控人员寻找之间的平衡点，动态把握之间的平衡关系。

[1] 苏洲，吴坤艳.浅谈EPC模式下核电设备采购文件控制体系的应用.管理观察，2013（03）

[2] 吴笛.工程项目管理中文件控制体系的建立和运作.项目管理技术，2010（3）