规范管理电子文件 提高办公效率

文/中国地质科学院地球物理地球化学勘查研究所 邸月娇

规范管理电子文件 提高办公效率

文/中国地质科学院地球物理地球化学勘查研究所 邸月娇

【摘要】本文结合工作实践，论述了如何科学有效地管理电子文件，提高办公效率。

【关键词】文件管理；规范化管理；办公效率

随着科学技术的发展，办公自动化程度不断提高，文档电子化是提高办公室工作效率的必要途径。但随着时间的推移，电子文件越积越多，如果不科学、规范地存放，就会导致电脑开机速度缓慢，文件查找困难，从而影响我们的工作效率。现笔者结合自己的工作实践，谈一谈如何科学有效地管理电子文件，进而提高我们的办公效率。

一、分类存放 规范管理

目前电脑硬盘的存储容量一般都能够满足日常办公的需要。首先将硬盘合理地分区。通常我们将硬盘分为C区、D区、E区、F区。C区用于存放操作系统；D区用于存放工作文件；E区存放学习资料及个人文件；F区用于存放备份程序和临时文件等。

一般情况下，我们将近期需要处理或者未完成的文件放在电脑桌面上。但是桌面文件过多不仅影响开机速度，而且无形中给人一种凌乱的感觉。最好将文件存入对应硬盘的文件夹中，或者在建立专项文件夹存放文件。在桌面上只留常用程序的快捷方式和正在处理的文件，一般桌面上的图标越少越好。所以我们工作中要随时清理桌面文件。

分类存放。将D区的工作文件按不同的类别，分别建立文件夹。如管理类（有编号的）：分为行政管理的有所编号的文件放在一个文件夹里；党委的有党编号的文件，纪委、工会的文件分别存放在各自的文件夹里。政务信息类：简报、快讯、月讯各自存放一个文件夹。公函类：有编号的便函、无编号的函件以及外报材料各自一个文件夹。会议材料类：有领导讲话稿、会议材料、会议纪要、工作报告等各自存放。综合类：各种报表、各种通知等各自存放一个文件夹。再有日常办公类：如收、发信件，收、发公文，日常工作记录等等，都分别存放在各自的文件夹里，按顺序排列。每个文件夹再按不同的年份建立子文件夹。这样按不同的类别，分门别类存放，既规范、又整齐，让人看起来有条有理，又好查找。并且按每个大类的文件建立文件目录数据库，这样更便于今后方便快捷地查找检索电子文件。同样，其它区的电子文档也按此方法存放。每隔一段时间整理一下电脑中的文件，将文件放在对应的磁盘文件夹中，并及时清理过期文件。第三方清理软件只能帮助用户清理系统和应用软件产生的临时文件，日常办公的电子文件还是需要我们自己判断手动清理，避免占用磁盘空间和查找文件带来困难。

为了便于区分，必须给文件夹和文件正确命名。文件名应具有清楚表示文件内容，便于快速检索，利于区分版本的特点。文件夹命名应采用“序号+主题”的形式，例如01政务信息、02行政管理、03会议纪要、04公务信函等等，通过文件夹顺序排列，可使文件夹整齐有序；文件命名应采用“文件主题+部门+作者+日期”的规范的文件命名方式，例如2014年部门工作总结-办公室-小李-20141220；对于有编号的文件来说，如（地物研〔2014〕1号）（地物研党〔2014〕1号）（地物研函〔2014〕（地物研函〔2014〕1号）等，政务信息类的：如（第1期）（第2期）（第3期）等等，直接用文件编号进行命名就可以。另外，在命名过程中需要注意，对文件进行命名，其文件名需要严格遵守命名规则：一是不能使用字符对文件进行命名，否则出现命名失败。二是文件夹分类的深度控制在三层。三是不要修改扩展名，否则无法打开文件，通常情况下，可以通过文件选项隐藏扩展名，进而在一定程度上防止出现误删。

对快捷方式进行合理使用。在桌面上设置磁盘文件的快捷方式，随时将文件存放到相应的磁盘里，防止重装系统进而造成资料的丢失。对于应用程序，需要将其统一安装在C盘，在这种情况下，可以有效避免因每个磁盘中安装程序，降低开机速度。重装系统一般需要通过电脑公司的人员或者电脑高手来完成，在日常生活中，我们可以利用第三方软件重装系统，例如，360安全卫士，在该应用软件中，就有系统重装功能，借助该功能就可以轻松重装系统。对于磁盘的碎片需要进行定期地整理。利用碎片整理工具，整理磁盘碎片，具体的操作方法就是，选中磁盘，右键单击选择属性，然后选择磁盘清理。

二、良好习惯 贵在坚持

要做到科学、规范地管理电子文件，贵在坚持。办公室工作人员在日常工作中尽可能做到将电子文件随时归类，定期整理。以便于后续工作的顺利进行，从而提高办公效率。为日后方便快捷地查找、利用电子文档，打下良好的基础。

要不断强化工作意识，上班时间不玩游戏；不上网购物、聊天等；强化安全意识，设置电脑开机密码，防止非操作人员乱动，保护文档数据安全；严禁上网机处理涉密信息；禁止登录非法网站；定期杀毒，定期对磁盘碎片进行整理；安装使用正版操作系统，禁止下载安装使用不明软件，以免给计算机带来威胁；定期维护计算机，及时备份数据，避免人为或者硬件损坏造成的数据丢失。

养成良好的工作习惯，是做好各项工作的前提和保障，所以我们在日常的工作中要以认真负责、谨慎细致的态度对待工作中的每一个环节，不断完善和优化管理程序，并且要持之以恒。清爽的电脑桌面和存放有序的电子文档如同摆放整齐的办公桌和井井有条的文件柜，让人神清气爽，心情舒畅，工作起来得心应手。还给人以高效干练的印象。不但确保了文件处理的及时性、准确性。同时也提升了个人的素质修养，提高了整个办公室的工作效率。因而培养规范、严谨、高效的工作作风，要从点点滴滴做起，从科学、规范的管理电子文件做起。