示范校项目建设资料管理体系构建的探索与实践

谢长建

摘要：国家中等职业教育改革发展示范学校项目建设周期长，涉及内容多，所形成的项目建设资料管理难度大。本文以重庆市机械高级技工学校为例，通过对示范校项目建设资料管理现状、原因及示范校项目建设资料特性的分析，系统介绍该校形成的“1245”的资料管理体系。

关键词：示范校项目;建设资料;资料管理体系

中图分类号：G712     文献标志码：A     文章编号：1674-9324（2015）23-0130-02

国家中等职业教育改革发展示范学校建设计划是国家大力推进中等职业教育改革创新、全面提高办学质量的一项重大举措。建设计划以项目为载体，要求立项学校在两年的建设周期内，完成由教育部、人力资源和社会保障部、财政部三部委批复的建设方案和项目任务书中的全部建设内容。由于整个项目建设周期长，涉及内容多，形成的项目建设资料数量大，种类多，来源广，使得项目建设资料管理工作成为一个难点。因此，在示范校的建设过程中，构建行之有效的项目建设资料管理体系，确保资料的完整性、规范性和准确性，提升项目建设的质量和工作效率，显得格外迫切和重要。

一、示范校项目建设资料管理现状及原因分析

示范校建设项目是一项高标准、高要求的质量工程，示范校项目建设资料是示范校建设工作的重要组成部分，是国家示范校项目建设过程的真实记录和原始凭证，是检查、验收国家示范校建设项目的重要依据。但由于示范校建设工作是一个全新课题，项目建设资料管理无可借鉴的经验，使得很多示范校建设单位普遍存在资料收集与建设工作脱节、项目资料收集不完整、资料质量不高、资料归档不准确等一系列的问题。示范校建设资料管理工作出现这一现状的原因主要有以下几个方面。

1.资料存档意识薄弱，对资料管理工作重视度不够。由于示范校项目建设任务重，要求高，涉及面广，立项单位往往会把大量的精力集中用于开展各项建设活动，忽视资料管理工作的重要性，认为工作做完后再来补资料，造成资料收集与建设工作脱节。同时，项目组的大多数成员对资料管理工作的重视度不够，资料归档意识不强，导致资料不能及时归档，造成资料的不完整。

2.资料管理工作业务指导不到位。一般示范校建设单位项目负责人及相关工作人员没有资料管理的工作经验，业务不熟，对建设中的资料归档内容不明确，范围把握不准，再加上他们还要承担其他的大量工作，投入到资料管理的时间有限，且没有必要的资料管理工作业务指导，难免会影响到项目资料归档的质量和数量。

3.未建立资料管理工作机制，工作流程不明确。在资料管理的实际工作中，未建立行之有效的工作机制，对资料收集人员职责、资料收集时间、资料收集内容及资料归档范围等具体事项未做出规定，工作流程不明确，使资料的收集和归档存在随意性，严重地影响资料管理工作。

二、示范校项目建设资料的特性

1.示范校项目建设资料具有很强的专业性。根据《教育部 人力资源和社会保障部 财政部关于实施国家中等职业教育改革发展示范学校建设计划的意见》（教职成[2010]9号）的文件精神，国家中职示范校建设的主要任务是以重点专业建设和特色项目建设为载体，推动办学模式、培养模式、教学模式、评价模式、教育内容、师资队伍、内部管理的改革与创新，从整体上促进学校内涵式发展。其中，示范校重点专业建设包含人才培养模式与课程体系改革、师资队伍建设、校企合作、工学结合运行机制建设等方面的工作，人才培养模式与课程体系改革又包含行业需求调研、典型工作任务分析、课程体系构建、课程标准制定、教学内容开发、教学环境设计、评价模式改革等工作内容，因此记录这一示范校建设过程的资料具有很强的专业性。

2.示范校项目建设资料形成的分散性。示范校项目建设资料形成较为分散，主要表现为两个方面：一是资料来源分散。由于建设内容涉及面广，牵涉部门众多，示范校建设过程中产生的资料往往分散在各个部门，使资料来源很是分散。二是资料形成时间分散。由于各项建设任务的完成时间不一致，使资料在形成的时间上也很分散。

3.示范校项目建设资料载体形式的多样性。示范校建设工作任务重，内容多，记录这一建设过程的资料载体形式多种多样，如文字、图表、照片、扫描件、幻灯片、视频等，因此示范校建设资料的载体形式呈现多样性。

三、示范校项目建设资料管理实践

示范校项目建设资料是示范校建设工作的重要组成部分。做好示范校资料管理工作，真正让资料管理工作日常化、正规化，已成为完成每项示范校建设工作任务不可缺少的工作环节。重庆市机械高级技工学校根据首批示范校建设资料管理中存在的问题，结合示范校项目建设资料的特性，构建出“1245”的资料管理体系，即遵循一个“原则”。强化两个“同步”，建立“四维一体”的运行机制，实施“五定”管理模式。

1.遵循一个“原则”。学校在示范校建设初期就意识到资料的重要性，明确要求建设工作必须遵循“建设任务的完成以资料的提交为准”的原则，因此按照示范校建设的月工作计划，把每月月底作为资料定期收集时间，只有完成相应资料的提交，才能确认任务的完成。

2.强化两个“同步”。为了确保示范校建设资料的质量，学校在资料管理工作上提出强化两个“同步”，即下达建设任务计划与提出资料的归档要求同步，资料收集与资料的跟踪检查、整改同步。

3.建立“四维一体”的运行机制。为了有序地推进资料的管理工作，学校建立“四维一体”的运行机制，即周例会制、定单验收制、资料延时机制、内审机制。①周例会制。周例会制是指学校将每周四定为示范校项目建设资料员工做周例会，由示范校项目办资料管理员组织，各项目专职资料员及内审小组工作人员参加，进行现场办公，主要解决资料工作中存在的问题、遇到的困难，通报资料的完成和整改情况，及时补充、下发需要提交的临时性建设任务资料验收表，确保资料不被遗漏。②定单验收制。为加强对资料管理工作的业务指导，对建设任务实行定单验收制，即由示范校项目办针对每项建设任务计划拟定建设任务资料验收表，罗列每项建设任务需要提交的相关资料，并对资料的规格提出要求，切实将业务指导工作落到实处。③资料延时机制。它是指对资料的完成情况进行监管和督促。示范校建设的每项任务都有明确的完成时间和要求，按照“各建设任务的完成以资料提交为准”的资料管理原则，任务完成时间即资料的提交时间。如果在规定的时间内不能按时完成任务，项目负责人须填写示范校建设工作任务延时确认书，写明延时原因、采取措施及拟延时完成时间，资料提交后才能给予相应延时。④内审机制。为确保示范校建设工作的质量，学校成立国家示范校建设项目内审工作组，负责对国家示范校建设项目的过程资料和成果资料进行分层内审，即通过校内初审，确保过程资料的完整性、规范性、准确性;通过校际审核和专家审定，提升成果资料的质量。endprint