关于电子档案管理工作的若干思考

张拓

黑龙江省传染病防治院

关于电子档案管理工作的若干思考

张拓

黑龙江省传染病防治院

随着时代的发展，过去的纸质档案已经逐渐淡出人们的视野。随之而来的是电子档案的时代。尤其是当前科学技术的飞速进步，为电子档案的发展带来了极大的便利。所以，电子档案在未来的发展前景必然是十分广阔的，并且在今后的工作中，也是人们应该重点关注的问题。本文以电子档案在档案管理中的问题进行深入的研究，分析其中存在的问题并且找出解决方式，希望能够引起相关人士的重视，为电子档案的进一步的发展作出贡献。

电子档案；档案管理；问题；思考

电子档案的发展离不开现代科学技术的应用，这是时代发展的必然趋势，也是现代化社会的重要表现形式。电子档案在为人们带来便利的同时，也需要注意在其中存在的问题，只有充分了解了其优势以及不足之处，才能合理的利用电子档案造福于人类。同时，我们还要关注电子档案的保护问题，这是长期以来困扰档案管理人员的一大重要问题，只有有效的解决了上述问题，才能使我国的档案管理事业获得长远的发展。

1、电子文件的来源和电子档案的发展

在人类进入21世纪后，科学技术的发展速度愈发之快，为人们的生活带来了翻天覆地的变化，同时，高科技也逐渐渗入到了各行各业之中。档案管理这一行业也不例外。在过去，人们主要是依靠文字记载对档案进行记录，这一方式具有诸多不便之处，其一是容易损坏，一旦遇到水火，就会损坏档案，造成无法挽回的后果。如果档案丢失，同样也很难找回，所以，纸质的档案在过去的管理环节是需要耗费大量人力物力的。但是自从有了电子档案这一形式，档案管理人员的工作就清闲的不少，只要将重要的信息输入进计算机中就可以了。人们不必再担心档案的损坏或遗失了。同样，在对档案进行查找时，也变得更加的便捷。只要在互联网中输入关键词，所需要的信息就会出现，大大缩短了查找资料的时间。在电子信息化发展的今天，无论是企业还是各政府部门，都要使用互联网进行办公，如果在过去，人们很难进行相互交流，在信息的传送方面也具有很大的不便之处。但是在现代化的社会中，只要具备了互联网，就能将信息在短时间内传送出去，使各部门之间的信息传送变得更加快捷，这是科学技术为人们带来的便利，这一便利在电子档案管理中得到最大化的发挥。

我们要认识到电子档案的管理与纸质档案的管理各具优势，同时，其优势也是相互之间的劣势所在。例如纸质档案具有稳定性，但是电子档案却受到网络信号等影响，不具有稳定性，如果发生断电的情况，人们就很难通过计算机查阅到所需要的资料。这是其不便之处。但是人们同样发明了光盘等信息化的产物，通过将档案存储其中，就能够有效的避免上述问题的出现。这是网络技术为人们带来的便利之处。在电子档案的管理过程中，归档是一项重要的工作，过去要想将档案进行归档，一般需要耗费大量的时间，有些档案存在关联性，对档案的归档增加了一定的难度，但是通过计算机的应用，能够有效的对档案进行资源的整合，可以将档案进行编目，同时也能够加快档案整理的时间，形成具有实际价值的档案资源。综上所述，我们应该认识到档案管理是现代企业或各个部门必然要进行的信息资源的管理，在长期发展的过程中，电子档案必将会成为相关部门主要的工作重心，通过对档案进行合理的归档，能够有效地保证档案的真实性以及可靠性，为企业的发展做出贡献。

2、电子档案的分类

由于电子文件信息与载体的可分离性，打破了原有档案实体的属性联系，单线排列的分类方式也可能将被概念分类整理所取代、在电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行像纸质文件那佯的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。但考虑到企业生产经营实际情况及所产生的文件类别，我们将电子文件采用档案全宗号和档案分类号划分为：党群管理文件、行政管理文件、经营管理文件、生产管理文件、财务审计文件、人事劳资文件、生产技术文件、科研文件、基本建设文件和设备设施文件。同时，考虑到我国现行的档案归档范围及其保管期限表是经过长期的调研和实践而制定出来的，具有相当的科学性和可操作行，特别是保管期限表已考虑了档案的重要程度和保存价值，因此，在电子档案的归档中，也基本上将此归档范围及其保管期限表作为依据，并根据企业实际制定相应的归档范围和保管期限，以保证电子档案分类的系统性和合理性。

3、电子档案在管理工作中的影响

过去，档案管理人员主要管理的是纸质的文件，因为纸质档案的文件一般都是文字材料，所以管理起来有所不便，一定要保证管理人员具有足够的耐心以及责任心。但是在计算机得到发展后，人们不再拘泥于同一种方式，而是通过磁盘录入的方式对档案进行管理，纸质档案由此发展成为电子档案。电子档案的形成不仅加快了资源共享的速度，同时也促进了电子信息化产业的发展。人们通过对档案进行有效的管理，逐渐形成了统一的管理系统，这样便极大的减少了档案管理人员的工作量，同时效率也得到了进一步提高。所以说电子档案的发展，为档案管理工作带来了重要的意义。

由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

4、结语

档案管理工作对于一个单位的全局工作是十分重要的，我们应该正确认识其根本性和重要性。电子档案的应用前景是广阔的，我们应当在这条路上不断创新和优化，实现档案工作的简易性和稳定性的不断提高。在这个高度信息化的时代，信息技术无疑为档案管理，特别是数据量大、更新频繁和远程需求大的高校档案管理注入了新鲜血液。继续采用传统的手工方式已经无法满足高校规模发展的需要，只有把工作重点放在信息化管理，网络资源化建设，充分利用信息高速路的优越性，才能使高校的档案管理更健全、更高效。

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[2]王大本,吴彬.信息时代加强档案现代化管理工作刍议[J].消费导刊,2009(07)

[3]陈煜,张津.电子文件与电子档案管理初探[J].才智,2012(17)