如何做好档案的管理工作

丛丽敏

黑龙江省大庆市萨尔图区编委办 黑龙江大庆 163000

如何做好档案的管理工作

丛丽敏

黑龙江省大庆市萨尔图区编委办 黑龙江大庆 163000

档案是企业、事业单位、高校或者其它单位进行日常管理的重要依据，对档案进行科学的管理可以有效地提高单位日常管理的效率。然而，如何做好档案管理工作已经成为一个备受关注的话题。本研究主要综述了档案管理及其意义、如何做好档案的管理工作等内容。目的在于给企业、事业单位档案管理提供一定的新思路。

档案管理；管理制度；工作效率

在我国加快改革开放以后，我国国民经济和综合国力得到了快速发展，每个行业都发生了翻天覆地的变化。其中档案管理发展尤为迅速，但同时也暴露出了一些问题，事业单位人事档案的管理问题表现更为突出。档案在企业、事业单位以及其它单位中具有重要的作用，所以企业、事业单位比较重视档案的管理工作。在档案管理过程中会出现各种各样的问题，只有逐渐地解决好这些问题，才能提高企业或事业单位的工作效率。

1.档案管理及其意义

档案是一种重要的信息，每个组织或个人都拥有各种各样的档案。档案是一种直接形成的历史记录，它具有历史再现性；档案主要由一些官方机构形成的，而且档案来源于文件。随着社会的快速发展，档案管理就显得越来越重要，这对数据管理技术也提出了较高的要求。而我国数据管理技术的发展主要经历了三个阶段，即人工管理阶段、文件系统阶段、数据库系统阶段。在人工管理阶段，人们主要是运用常规的手段从事记录、整理、储存数据；在文件系统阶段，人们可以根据文件名进行访问，对文件中的数据进行处理，这一时期的数据可以长时间的储存；在数据库系统阶段，传统的文件系统管理数据的缺陷得到了克服。

随着我国经济的不断发展，各行各业出现了各种各样的问题，特别是各种档案信息的管理存在很多困难，主要的问题在于如何改变传统的信息管理方式，传统的纸质文档已经不能满足现代的信息档案管理的需要。人事单位和各个企业的数据管理是一个非常庞大、复杂的工作，每个行业中的数据和档案管理都存在着重大的意义。

2.做好档案管理工作的有效措施

2.1 健全档案管理制度

任何工作都需要建立一定的保障机制，同样在档案管理中也要建立健全的档案管理制度。档案管理工作是一项很琐碎的事，这就更加需要各企事业单位加强档案管理工作制度的建设，在完善制度的过程中，结合档案管理工作的实际情况和社会进步的需求，不断修订已有的制度，从而适应新的工作的需要。同时要完善档案案卷整理工作细则，使得档案的管理工作全面、完整、规范。所以说健全的档案管理制度是该项工作顺利开展并取得良好效果的重要保障。

2.2 加强档案管理人员的素质培养

在我国，企事业单位的档案管理是一个非常重要和关键的工作内容，对管理人员素质和业务水平的要求很高。在档案管理人员选拔的时候要对管理人员进行全面地、综合地考察，选择责任心强、业务能力强的人员。另外，还要对选拔的新人进行专业的培训，在培训过程中要注重培养他们忠于职守、严守机密、正确的价值观。同时，档案管理工作人员应该及时参加培训，了解最新的档案管理方法，有效提升档案管理水平。总之，加强档案管理人员素质是做好档案管理工作的重要前提。

2.3 加强档案信息资源整合力度

档案资源建设是实现档案资源共享的必要条件，同时也是促使档案工作发挥自身优势的关键。档案资源也是分种类的，好的档案资源属于那种可以直观反映社会生活和个体发展情况的。因此，对于档案资源的整合是非常重要的，在档案资源整合过程中应该做到统一领导和分级管理，只有这样才能真正做到档案资源的有效配置。另外，整理与组合是档案资源整合的基本途径，档案整合、整理包括基础性整理和研究性整理，具体又涉及了物理资源整合、应用系统整合以及数据资源整合。档案资源整合的真正意义在于为社会提供一个资源共享、行业协作以及提升原有资源价值，同时还可以提高档案信息管理的效率[2]。

2.4 增加资金投入，增设软、硬件设施

档案管理也离不开资金支持，因为在档案管理过程中需要利用一些设备，因此各企事业单位需要加大对档案管理的资金投入。另外，档案管理需要进行信息化建设，而档案管理信息化建设就需要依靠软件和硬件设施来实现，这不仅需要企事业单位提供资金，还需要借助外部技术，将现有的软件、硬件投入到档案管理信息化建设中。与此同时，还需要不断地开发、利用档案管理智能软件，为档案管理提供最大的技术支持。

2.5 制定我国档案信息化发展规划

任何事务要想得到了快速地发展，就需要做好发展规划。所以档案管理也需要做好发展规划，但目前我国还没有制定一个完善的档案管理信息化建设发展规划，这对于档案管理的发展是非常不利的。因此，档案管理相关部门应该尽早地做出一个合理的、科学的发展规划。只有做出发展规划，接下来的档案管理及其信息化建设才能有章可循。制定发展规划对于档案管理来说是非常关键的，相关单位一定要深刻地认识这个问题，同时及早地做出行动，争取尽早做出完善的档案管理发展规划。

2.6 加强档案管理的现代化建设

档案在企事业单位的管理中发挥着极为重要的作用，要想提高各单位的管理效率就要不断地提高档案管理效率，而要想提高档案管理效率就必须加强档案管理的现代化建设。在我国档案管理人员的不断努力下，档案管理工作逐步走向标准化、高效化。另外，科技的快速发展也为档案管理提供了有利的保障，比如电子计算机技术以及其它的网络技术，特别是检索工具的利用，更加提高了档案管理效率。

加强档案管理的现代化建设也需要做好规划，只有完善的规划才能把握正确的方向，同时还需要有完善的制度作为保障，而且也需要依赖于一些有效的手段，其中包括科技手段。只有从各个方面去完善才能更好地促进档案管理的现代化建设。

结语

总而言之，档案对企业、事业单位的意义非常重大，而档案管理工作就显得尤为重要，但是档案管理工作具有很大的复杂性，该项工作对管理人员的素质提出了较高的要求，而且对档案信息管理设备也提出了很高的要求。因此，要想做好档案管理工作就必须从各个方面也完善，当然也包括档案管理制度，只有这些条件都得到满足，才能有高效率的档案管理。

[1]莫若琦,杨力.事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考[J].经济与社会发展,2013(02):8-10.

[2]刘芙蓉.档案管理现代化过程中存在的问题和改进措施[J].科技创新导报,2015(13).

[3]栾海霞,陶湘萍.浅议如何做好档案管理工作[J].民营科技,2009(03).