论如何提高高职院校学籍管理工作效率

陈韵羽+马正友

摘要：近年来国家大力提倡职业教育，生源数量大幅增多，给高职院校学籍管理带来了新的挑战与困难。在分析高职院校学籍管理效率偏低原因的基础上，从提高信息化程度、合理共享学籍信息、规范管理流程等方面论述提高高职院校学籍管理工作效率的途径。

关键词：高职院校;学籍管理;效率

中图分类号：G473.3     文献标志码：A     文章编号：1674-9324（2015）46-0014-02

一、引言

高校学籍管理工作是贯穿高校教学、日常运行和学生工作的关键工作[1]。抓好学籍管理，在工作中寻求创新，不断提高学籍管理工作效率，对及时掌握在校生学、毕业生籍动态状况，稳定教学秩序，提高教学质量有着十分重要的意义。尤其在近年来国家大力提倡职业教育的背景下，生源数量大幅增多，给高职院校学籍管理带来了新的挑战与困难。

二、高职院校学籍管理特点分析

高职与本科院校学籍管理工作有相同之处，也存在差异，相同之处在于学籍管理都承载着新生入学资格审查、升级、降级、休息、复学、退学、转学、转专业、参军入伍、学业预警、毕业证换发等工作，紧紧围绕学籍信息维护、异动、更新工作为学校教育教学服务和保障。但其不同之处在于：第一，学生层次不同，决定了学籍管理服务对象的差异，高职学生对自我发展关注度较低;第二，本科院校全部实行学分制管理，然而高职院校含有3+2、9+3等培养模式的学生，该部分学生未实行学分制教学，在学籍管理时需要区别对待，在处理学业预警中也需要制定不同的预警红线;第三，现国家提倡高职本科教育，使得部分高职院校创办高职本科联培教育，其办学宗旨、教学模式均有别于一般本科，应对这类教学学籍管理也将面临新的问题。

三、高职院校学籍管理效率低下的原因

绝大多数高职院校都是在中职教育的基础上发展起来的，而其现行的学籍管理从理论到实践，都难以适应迅猛发展的高职教育的需要[2]。其问题主要表现在以下三个方面：

1.学籍管理的信息化程度不够。众所周知，网络时代的到来，不仅改变了我们的生活方式，也冲击着我们传统的工作习惯。高校是先进思想和文化的传播者，理当从各个方面都走在时代的前列。但目前管理手段落后，对人的依赖较大，反馈滞后。

2.学籍数据多部门共享能力较差。学籍数据是贯穿整个教育教学工作的枢纽，高校各部门都有可能用到学籍数据，如学生处、财务处、各教学系部等。现在高职院校中普遍采取的方法是，各部门向教务处学籍管理人员提出请求，等到顶层学籍管理员回应，间接获取学籍数据。然而这样既不利于工作效率的提高，也增加教务处学籍管理员的工作量，倘若学籍管理人员外出某些事情则无法进行，需推迟办理，灵活性差。鉴于此，可以使用技术手段优化学籍数据使用权限，弱化中间沟通环节，降低沟通的时间成本，进而提高工作效率。

3.学籍管理流程规范性较差。多数高职院校学籍管理人员普遍存在一种思维误区，只要能将目前的工作开展得开即可，按部就班，在工作中缺乏统筹安排和创造性。学籍管理服务的对象不仅仅是在校学生，还有已毕业生，相关工作的教辅人员。在工作中常遇到这种状况，学生无法一次性办理学籍事宜，其中很大部分原因是其携带的资料不齐全或不合规定。面对这种情况学生只有重新整理资料，再次提交材料，这样固然能够让自身免责，但容易造成矛盾的积累。对于此类问题可以通过规范办事流程，尽量避免不必要的重复工作，提高办事效率，更多地体现以人为本的服务宗旨。

4.学籍数据处理配套工具选用不够合理。学籍管理过程中涉及到海量数据的提取、处理、筛选、比对工作，在此工作中需要用到一些数据处理软件，常采用较专业的SQL或VF数据库软件。这类专业数据处理软件功能强大，但是使用相对复杂，从管理角度而言也不利于学籍岗位的轮换，阻碍了学籍岗位流动性，从长远来看不利于学籍管理工作的有效开展。除此以外对于毕业生而言也有大批量图像信息的处理、分类、归档工作，据了解大部分高校采用人工处理，这大大降低了工作效率，且容易造成学生图像信息分类错误，后果严重。

四、提高学籍管理效率的策略

工作效率决定工作效果，面对高职院校教育对象、办学层次、教育形式的多样化，要解决上述学籍管理过程中的问题，需要提高学籍管理信息化程度，优化各级管理人员权限范围，规范学籍管理流程，选用适合学籍数据处理分析的辅助工具。

1.加强学籍管理信息化程度。在工作中充分利用网络和计算机是提高工作效率的重要手段。第一，将纸质资料电子化，建立索引，方便查找。在工作中常会遇到这样的问题如：学生提交的休、复、退学离校申请表，保留入学资格申请表等纸质原始资料一年两后需找出再次核对，那么这时如果从无序的申请表中逐一翻阅，必定效率低，工作量大。相反，若在纸质文档归档的同时就采用索引科学的编排顺序，使电脑中的记录依靠索引号与纸质文档建立一一对应关系，将极大地便于后续的使用。第二，学籍事务网络化，降低沟通成本，提升服务质量。学籍管理是一项相对琐碎的管理工作，其服务对象除在校的师生以外，还有已毕业学生、外来单位人员。无论对于校内还是校外服务对象，尽可能多地利用网络办公，将办事流程呈现在网络端，如“学历证明补办流程及注意事项”、“学籍事务委托办理要求”、“***学院转学要求”等;设置学籍管理网上答疑区;总结学籍常见问题并整理成电子文稿供办事对象参考。此举一劳永逸，特别有利于校外对象办理学籍相关事宜，也可作为展示学籍工作的窗口平台。第三，建立学籍管理公共交流平台。随着互联网模式的不断突破，我们的工作方式也应随之变化。现在我们接待的对象以80后、90后居多，他们的特点是喜欢使用新的通讯工具，了解新闻信息，高校不能故步自封，应跟随时代变化，选择被更多人喜爱和接受的方式方法来传递消息。如建立微信、微博公共账号，可用于发布各类消学籍相关息通知提示条（而非具体内容，主要是为了引起服务对象的关注，起提醒作用），可有效帮助服务对象因工作太多而忽略掉和自身切身利益息息相关的信息。总之，学籍管理也要紧跟时代步伐，注入新鲜血液，全面提升服务质量。

2.优化学籍数据使用权限分配。目前，高校都实行双系统学籍管理模式，一个是全国统一的“中国高等教育学生信息网”平台，另一个高校自己的学籍管理系统软件。学信平台只能由专人维护，但是校内的学籍管理平台则可以根据高职院校的实际情况合理分配权限。学生学籍的变动是一个动态过程，如果数据使用权限只局限于教务处或学生部门等某一个部门，学籍数据无法共享，其他各部门需要学籍数据时只能向教务处学籍管理人员提出数据请求，对核心学籍管理员的依赖过大，工作效率和准确性将大幅降低。教辅人员和学生工作管理人员依据自身职权的大小划定查询学籍数据的范围，数据使用权限合理下放，有利于推进学籍管理的二级管理。事实证明，学籍管理上的问题很多是因为各部门沟通和协调不够造成的，如果能优化数据使用权限分配，实现数据合理共享，将大大提高工作效率，进而提升对学籍工作的满意度。

3.选用合适的学籍管理配套工具。学籍管理过程中涉及到海量数据的提取、处理、筛选、比对工作，高职院校普遍选择的是专业性较强的SQL或VF数据库软件。该类数据处理工具功能强大，但要求使用专业的数据库语言。对于非计算机专业的学籍管理人员来说，使用起来难度较大，不易掌握，容易遗忘，而且每次数据对比分析前还需要将数据导入和导出，处理程序烦琐，性价比低。微软的办公软件excel数据处理功能同样十分强大，由于其相对专业的数据处理函数在一般性的数据分析中使用频率较低，故而容易被大多数学籍管理人员忽视，excel中的vlookup函数可实现绝大多数的学籍数据分析比对工作，countif函数实现数据重复查找，字符串提取函数实现数据二次利用，使用bat文件格式DOS命令批量修改文件名字等。可见，选用符合学籍管理人员软件使用习惯的配套工具，既容易被接受，也有利于学籍岗位的轮换，以弥补非计算机专业出身的短板，进而提供工作效率。

4.将创新思维融入到学籍管理中。在工作中我们也需要创新思维，勤学习，常思考，适当改变学籍管理中的习惯做法，创造性地开展学籍工作，将新的方法、手段、流程融入到高校学籍管理工作中。在创新中寻求改变，每一个小小的改进都是快速提高效率的不二法宝。能用即可的、得过且过的办事宗旨虽能解决眼前的问题，但并非处理高校学籍管理事务的长久之道。

学籍管理是高等学校教学管理工作的一项重要内容，是保证高校正常教学秩序，形成良好学风、教风和校风的重要保障。随着学籍管理工作的深入开展，将会遇到新的问题、新的矛盾，但只要学籍管理工作者始终秉承不断探索、开拓创新的工作理念，坚持以服务对象为关注焦点，工作中及时总结，合理归类，不断探索适合自身校情的学籍管理办法，必将大大提高学籍管理工作效率。

参考文献：

[1]陈锦，刘瀛淜.高校学籍管理问题探讨[J].湖南农业大学学报：社会科学版，2008，（9）：43-44，90.

[2]罗辉，李晓.高校学籍管理问题及应对研究[J].教育艺术，2010，（9）：24-25.

[3]范丽萍，黄巨恩.高校学籍管理工作若干问题思考[J].高教论坛，2009，（4）：158-159.