浅议档案信息资源存在形式及其使用价值

文／江苏省连云港市第一人民医院　胡静



浅议档案信息资源存在形式及其使用价值

文／江苏省连云港市第一人民医院胡静

【摘要】信息社会的飞速发展，向档案事业提出新的挑战，使档案工作面临艰巨的任务。档案工作信息化是摆脱传统的手工处理方式，使其进入到新的高水平发展阶段。档案部门保存了丰富的档案信息资源，与其他信息产业部门相比，档案信息以其特有的原始性而作为惟一的原生信息资源，发挥着越来越大、也是其他信息资源无法替代的作用。作者从实际出发，从档案信息资源存在形式、档案信息资源建设与共享及其使用价值等方面作了探讨。

【关键词】档案；信息资源；形式；价值

信息资源已成为当今社会发展的重要资源之一，档案信息资源是一种十分重要的社会信息资源，有效地对它进行开发利用，可以产生巨大的经济和社会效益，档案信息资源的开发利用已成为经济、社会发展的重要环节。档案信息资源是信息资源中的一个重要组成部分，它包括各种档案原件和复制件及各种档案信息开发成果如档案目录、档案文献汇编、档案综合参考资料等。如此庞大的信息资源有它自己的存在形式，发挥着它自身的特点与优势。

一、档案信息资源存在形式

以电子信息形式存在的信息，它是由计算机存储与显示，通过数据库进行查询，通过网络进行传输。档案信息主要来自于档案数字化（计算机录入、扫描）后形成的电子信息，也有部分是直接由计算机软件生成的电子文档，结合实际情况，档案信息主要有以下几种形式：

（一）全宗指南。是对立档单位的介绍和对全宗档案内容的介绍，它是档案馆（室）特有的一种目录形式，是编制档案馆（室）指南的重要依据。它包括立档单位的性质、职能、历史和机构设置等情况介绍和全宗档案的内容和成分的介绍，能为科学研究和工作查考提供所需档案的线索，还能够帮助档案人员熟悉档案内容，更好地开展档案的整理、鉴定、检索、提供利用、编研、对外宣传报导等工作，提高科学管理水平。

（二）档案专题信息。它以少量的档案信息反映档案的主要内容，主要针对某一专题内容而收集整理的档案信息。如党员信息、独生子女信息、专题会议、工资统计报表、副高以上职称人员信息、年度发表省级以上期刊论文等信息，满足人们对特定档案信息的利用需求。

（三）档案目录信息。它是由档案馆(室)编制的，将档案馆（室）藏全部档案按一定规律排列形成的，揭示、报道与查找档案的工具，是档案检索系统的重要组成部分。主要是指档案的目录信息，如档案的案卷目录，文书档案的文件级目录、科研档案案卷及卷内目录、设备档案目录等。它主要表现为档案的检索工具—案卷目录、卷内目录、文件目录。

（四）全文检索。是一种将文件中所有文本与检索项匹配的资料检索方法。主要是利用计算机、网络技术和数据库技术，建立档案信息数据库，将档案馆（室）藏档案先通过扫描再进行软件识别生成的电子文本文件，直接由办公软件生成的电子文档也属档案全文检索的电子文件。一般档案馆（室）都是将文书档案经过扫描生成图像文件，也可将照片、奖牌、奖状等实物档案也转换成图像文件，便于利用。全文检索还可以根据需要获得全文中有关章、节、段、句、词等信息，也可以进行各种统计和分析。

（五）档案编研。主要是按照某一专题，根据档案原件的内容进行分析、综合加工编写而成的。每一种编研都是以室藏档案为主要研究对象，虽然没有具体指明每一文件或案卷的出处，但它有具体的实际内容，利用者不必翻阅分析大量档案，就能了解档案的内容，还可以为深入研究提供系统线索。编研工作是档案利用工作的一个重要组成部分，是档案部门系统、广泛地向社会提供利用服务的一项重要的基础性工作。有了编研工作，才能通过主动提供档案的编研成果，直接服务于社会各项事业，有助于推动和促进地方人文历史、社会科学的研究。档案编研品种多，主要有大事记、组织机构沿革、基础数字汇编、科研成果等等。

（六）电子声像、实物档案制品。声像档案也称为音像或视听档案，是单位从事各种活动时直接形成的，以音响、图像等形式记录在特殊载体上的，并辅以方案说明的，具有保存价值的历史记录，是档案的重要组成部分。相对于纸质载体档案而言，它有着自身的特殊性，主要表现在：直观的形象性，收集、保管的特殊性，以及它是其他载体档案的必要补充。我院电子声像档案一般是指录音、录像带经转换生成的影音文件；实物档案如照片、奖状、奖牌等经过扫描生成的图像文件，也是我院档案信息生成的主要形式。

二、档案信息资源建设与共享

丰富的档案信息资源需要建设、开发才能利用起来，才能体现它的价值。档案信息资源建设是档案部门通过科学手段，对档案信息资源进行多层次的加工、整理，将蕴藏于档案信息资源中有价值的、适应利用者需求和社会发展需要的各类信息挖掘出来，提供利用。

（一）档案信息资源建设与档案资源的建设是分不开的

对于档案馆（室）来说就是要尽量优化馆（室）藏，丰富馆（室）档案内容，使其有充足的信息资源得以建设。

（二）就是要做好档案资源的数字化工作，生成档案信息资源。一般是通过扫描、系统录入等方式完成，这是日前建设档案信息资源广泛使用的方法，其生成资源质量高、速度快、可操作性强。

（三）要建立规范的数据格式标准。档案信息资源与其它种类信息资源同样具有可扩展性、可压缩性、可代替性、可传输性、可扩散性等一般信息所共有的特点。

（四）从整个档案系统而言，同一专题的档案信息，可能会存在于不同的档案馆内，档案信息资源共享就是要打破地域限制，不仅实现馆际档案信息的互相利用，而且互相补充，互为完善，共同构成向社会开放的信息系统（摘自徐佳的《谈数字化条件下的档案信息整合》）。从档案利用方面看，将同一专题的档案信息进行整合也是一种资源共享的方式。就我院而言，同一专题的档案信息不仅仅局限于专题会议、党员信息、副高以上职称人员信息等档案专题信息，还可以延伸拓展为拥有相同特征的档案目录信息以及全文检索等，如文书档案目录信息、保持党员先进性教育活动照片档案、五十万元以上设备档案目录等。档案资源共享系统还可以以一个档案利用需求为中心，以信息技术服务为基础，以档案信息资源建设与共享为手段，使其成为一种档案信息利用的共享系统。

三、档案信息资源使用价值

档案信息资源是信息资源的重要组成部分，是保证政治、经济、文化持续发展的重要资源。将丰富的档案信息资源利用起来，真正体现出它的使用价值，推动社会的发展。

（一）有效解决查询档案难的问题，准确定位所需档案。建立档案信息的目录检索、全文检索、自动分类、授权访问系统，通过院内局域网提供档案利用，建立基于档案基础数据的辅助决策支持系统，为档案利用者提供一站式服务，为模糊查询利用者快速检索所需信息，准确定位所需档案，最大限度地发挥档案的潜在利用价值。

（二）整合档案信息资源，方便统计，编研等工作的开展。整合室藏档案目录信息、全文信息，如文书档案目录信息、获省级以上科研项目目录、发文汇编等将有助于各处室及时进行档案统计、利用、编研等工作的开展，还可以进一步与各处室进行新旧数据的衔接，做到数据及时更新，提高工作效率，使档案工作与业务工作更紧密地联系起来，更好地发挥档案服务的作用。

（三）加强同行业之间的交流与合作。通过建设档案信息资源共享系统，全市各医疗单位、县区医疗单位、医疗集团内各单位可以开展档案交流与合作。

（四）为建设档案信息资源网奠定基础。依据档案信息资源共享系统，逐步建立档案信息资源网络，不光集中文书、科研、设备、基建、会计等档案目录信息，还可以集中照片、声像、实物等电子档案的多媒体信息用于提供各处室利用，提高档案利用效率，增强利用者的档案利用需求，形成档案利用的良好循环，真正体现出档案信息资源的使用价值。

参考文献：

[1]周晓英著.档案信息论[M].北京:中国人民大学出版社,2000.

[2]丁光勋.数字时代档案学理论建设与功能研究[M].上海:格致出版社, 2009.

[3]薛匡勇.论档案资源建设[J].浙江档案,2002(12).

[4]何振,蒋冠.试论电子政务环境下档案资源整合与共享的实现形式[J].档案学研究,2004(4).