加强基础财务管理工作的探索与实践

（上海青晨置业有限公司 上海200040）

一、引言

6S管理起源于日本工业企业的5S管理，即整理（Seiri）、整顿（Seiton）、清扫（Seiso）、清洁（Seiketsu）、素养（Shitsuke）。其含义是指在工业现场对人员、机器、材料、方法、环境等生产要素进行有效的管理，并通过规范现场的管理营造良好的工作环境，培养员工的良好工作习惯。日本的5S现场管理理念助推了日本产品品质的提升，造就了日本制造业的辉煌。5S管理理论和实践在日本丰田公司大力倡导下，迅速传遍欧美等发达国家，并被各国管理界和实务界所认同。像日本的丰田公司、本田公司，韩国的LG、三星，美国的GE公司等都采用5S管理方法。5S管理在传入中国后，在海尔等公司的革新下加入“安全（Safety）”要素，最终形成了6S管理理论。6S管理方法在海尔、联想、华为、东航、成飞集团等国内一流企业的现场管理中取得了显著成效。

6S管理理论之所以能够取得成功，不仅仅是因为它有效地规范了现场管理，使得现场干净、整洁、有序，更为关键的它是对企业文化和人的素质的管理。6S突出强调了对环境的管理、对人的管理，从对现场环境和物料的管理上升到产品品质的管理，从对物的规范化上升为对人的规范化，从对员工现场行为的要求上升为对企业执行力的要求。

现场管理是企业提高质量、降低成本、提升品质、提高劳动生产率、改善企业形象的关键，6S管理是关于现场管理的法宝。目前它已经突破制造业的范围，在服务业、教学科研机构、政府部门、医疗行业等得到大力推广和应用。从广义上讲，6S管理方法可以在一切以完成（生产）任务为核心的活动场所实践和应用。本文将6S管理方法应用于公司的基础财务管理工作，并以6S管理方法指导公司的财务管理工作实践。

二、整理（Seiri）

（一）“整理”在6S中的基本含义。整理，是指区分工作环境中需要与不需要的物品，对不需要的物品加以处理。在生产现场中，区分需要和不需要的工具及文件等物品并进行适当整理，对于提高工作效率、降低资源浪费、提升工作士气是很有必要的，它是生产现场管理的第一步。

（二）“整理”在基础财务管理工作中的应用。“整理”在基础财务管理工作中的应用，主要是要区分办理财务业务所必须的办公物品、文档资料与非必要的办公物品、文档资料，以及区分需要特别管理的物品。对于非必要的办公物品及文档资料则要清理出财务办公场所或者是放置于不妨碍正常办公的位置。

三、整顿（Seiton）

（一）“整顿”在6S管理中的基本含义。整顿，是指将整理后留下来的必要物品进行科学合理的布置和摆放，明确数量，并进行有效的标识。

（二）“整顿”在基础财务管理工作中的应用。“整顿”在基础财务管理工作中的应用，主要包括以下几点：1.办公物品的摆放和财务文件档案资料的保管整齐有序，这不但是做好财务工作的基本功，而且可以大大提高工作效率，并有效改善工作环境、提高工作愉悦度。2.不同公司的业务资料要分开放置和处理。目前单一公司较少，往往是一套人马几块牌子。对于这种涉及到一处办公地点同时操作多家公司业务的，不同公司的业务资料需要分开放置。3.坚持灵活方便的原则，处理完毕的与未处理完毕的、重要的与非重要的资料需要分开放置或保管。4.对于重要的财务数据，如账套资料数据，应定期备份数据并妥善保管。5.需要特别管理的物品，比如公司证照、印章等，应根据公司制度要求妥善安排专人保管并采取必要保护措施。

四、清扫（Seiso）

（一）“清扫”在6S管理中的基本含义。清扫，是把工作场所打扫干净，清除工作场所的脏污，使工作场所干净整洁，创造一个一尘不染的工作环境，并将设备保养得干净完好，对出现异常的设备进行修理。

（二）“清扫”在基础财务管理工作中的应用。“清扫”在6S管理中的隐性含义是创造一个干净、整洁、顺畅的工作环境，并对干净、整洁、顺畅的工作所赖以运行的载体进行维护保养。所以，“清扫”在基础财务管理工作中的应用，已经不是单纯的打扫卫生、维护好财务办公设备那么简单，它在财务管理工作中具有特殊的含义。

“清扫”在财务管理工作中的实质性含义是指理顺财务工作流程、规范财务运作模式。结合基础财务管理工作的内容，具体来讲有以下几个方面：一是规范财务系统内部的财务作业流程。一方面要明确不同财务岗位职责，定岗定编，另一方面要建立财务系统内部的工作流程图，使每个工作岗位不但明确自己的职责边界，而且清楚自己在财务系统整体环节中的所在。二是规范公司整体的报销/请款及相应的审核流程。财务部门切忌只管自己的一亩三分地，而要把角度放在整个公司考虑问题，因为公司的所有事项都将会直接或间接地和财务联系起来。所以，财务部门要重视并积极参与公司整体的报销/请款审批流程的制定，时刻关注审批流程执行过程中发现的问题并及时单独或会同公司其他部门采取措施解决。三是规范银行存款管理流程。银行存款的收付在公司经济业务中占据绝对位置。因此，必须把规范银行存款账户的开立、维护，以及银行存款业务的发生作为财务工作的重中之重。四是规范现金管理流程，明确现金的开支范围，加大个人往来借款的清理。

五、清洁（Seiketsu）

（一）“清洁”在6S管理中的基本含义。清洁，是指在清理、整顿、清扫之后，认真维护和持续改进现场最佳的工作环境和工作状态。清洁是对前三项活动的坚持和深入，并通过制度化、标准化维持和持续改善前三项活动的结果。

（二）“清洁”在基础财务管理工作中的应用。“清洁”的本质就是将“整理”、“整顿”、“清扫”的工作制度化、标准化。结合笔者在财务工作实践中的经验，“清洁”在基础财务管理工作中的体现主要有以下几点：一是针对银行业务风险对公司经济风险的重要性，建立银行对账制度，明确银行对账时间、程序和规则。二是建立现金对账制度，明确现金对账的时间、程序和规则。三是建立财务档案管理制度，明确财务档案的负责人、财务档案的归档标准、实物财务档案的管理要求和电子财务档案的管理要求等。四是建立财务办公例会制度。财务部门定期（如每周）举行办公例会，并以部门制度的形式将财务办公例会制度固定下来。财务办公例会的主要内容是检讨过去一周 （或者是其他办公例会频率时间，如每月等）工作计划执行情况和布置下周的工作安排，另外财务办公例会还是讨论日常工作中遇到的专业问题和需部门间协调的问题的场所。五是建立财务系统学习讨论制度。财务部门选择订阅会计、税务、经济类期刊，并安排专人负责相应期刊的学习，组织财务系统人员定期（如每周一次）对自己所负责期刊的学习情况进行汇报、交流与探讨，并将学习讨论会的学习内容装订成册以供随时查阅。

六、素养（Shitsuke）

（一）“素养”在6S管理中的基本含义。素养，是指养成良好的工作习惯和严格遵守规则的工作作风，努力提高人员素质，塑造风清气正的工作氛围，营造团队精神。

（二）“素养”在基础财务管理工作中的应用。一般来讲，财务部门是公司的核心部门。财务部门风气的好坏和财务部门水平的高低将直接影响整个公司的风气和水平。所以，必须下大力气加强财务部门的知识水平、业务能力和品质修养。财务部门和财务人员的“素养”主要体现在以下四个方面：一是会计、财务、税务知识素养，即基本业务素养。这是做好公司财务管理工作的基础。二是综合经济管理能力素养。这是推动公司财务管理工作向更高台阶迈进和推动个人不断向前发展的必要条件。财务期刊的学习及其讨论交流制度可以有助于我们提高整个部门及个人的综合经济管理能力。三是诚实本分的品质。诚实本分的人品不但是财务人员个人素养的核心要素，而且是财务系统整体品质的核心要求，甚至会决定整个公司的风气。因此，必须对财务人员从严要求，坚决杜绝和制止歪风邪气在财务系统的蔓延滋长。四是大局观念。财务部门在公司管理体系中占据特殊重要的地位，财务部门和财务人员必须秉持大局为重的思想，处处维护公司整体大局，不说出格的话，不做出格的事，不做公司的“离心剂”，而是做公司的“粘合剂”。

七、安全（Safety）

（一）“安全”在6S管理中的基本含义。安全，是指重视全员安全教育，消除隐患，排除险情，防患于未然。保障员工的人身安全和生产的正常运行从而提高经济效率减少经济损失，是现场管理的前提和目的。

（二）“安全”在基础财务管理工作中的应用。“安全”在基础财务管理工作中的含义已经不是单纯的防火措施的建立等物理性安全措施，而是在采取上述“整理”、“整顿”、“清扫”、“清洁”、“素养”等一系列措施和方法后的结果。“安全”在财务管理工作中的应用，主要体现在以下几个方面：一是资金支付的安全。二是资金保存的安全。三是文件档案资料保护的安全。四是信息保密的安全。五是国家财经法律法规约束下的财务业务的安全。

实践证明，在引入6S管理模式后，笔者所在单位的基础财务管理工作取得了显著成效，不但财务环境变得清新舒畅，财务人员的精神面貌更加积极向上，而且财务部门形成了踏实、严谨、奋进的工作学习状态和风清气正的工作氛围，公司的财务局面焕然一新。下一步我们将继续秉持实践出真知的理念，继续推动6S管理模式与财务管理实践工作的融合，争取在基础财务管理实践中取得更大突破和更大进步。