谈ERP系统及在图书成本控制中的应用

缪 莉

(江苏凤凰少年儿童出版社，南京 210009)

谈ERP系统及在图书成本控制中的应用

缪 莉

(江苏凤凰少年儿童出版社，南京 210009)

随着市场化和数字化的不断深入，ERP系统的建设与实施已成为现代出版企业在当代生存与发展的基础，成为图书出版成本控制的重要手段。本文阐述了出版企业建设ERP系统的必要性，多维度地探讨了ERP在图书成本控制中的应用。期望有更多的出版企业从中获益，更好地控制图书成本，实现提升整体绩效和可持续发展的目标。

出版企业；图书成本；成本控制；ERP应用

近年来，我国出版企业面临着市场化和数字化双重压力。在市场经济条件下，图书成本是一个足以影响企业市场命运的关键因素。有效的成本控制在企业发展战略中处于极为重要的地位。虽然我国出版企业在预算与成本控制管理方面积累了许多好的经验和做法，但许多出版企业由于缺乏先进的管理思想和技术手段，实务中过于粗放和简化，严重地影响了企业的利润获取能力和市场的竞争力，不能适应现代出版企业发展的需要。

ERP系统是数字时代的产物，它能为数字出版搭建一个统一的基础平台，其强大、灵活、高效的软件助推出版企业实现技术创新和升级，成为出版企业参与市场竞争的核心利器，成为图书出版成本控制的重要手段。因此，研究ERP及其在图书成本控制中的应用具有重要的现实意义。

1 出版企业建设ERP系统的必要性

ERP是EnterpriseResourcePlanning的缩写，直译为企业资源计划，它由美国GartnerGroup咨询公司首先提出，后被广泛采用。经过20年的推广应用，逐渐走向成熟，现在大体具有以下三大特点：一是先进性。ERP系统是以信息技术为基础，遵循系统化的管理思想，将先进的管理理念和数字信息技术融合于一体。二是自主性。ERP系统能按照企业“自主”的要求，灵活地提出符合企业特点和现状的最佳发展模式和操作方法，可以为不同规模的企业提供全面的解决方案。三是高效性。ERP系统能将企业内、外部所有资源完整地集合于同一体系中，为企业各项业务的顺畅运行提供管理平台，带来高效率和高效益，并为决策者提供信息支持。鉴于ERP系统的上述特性，使许多跨国公司纷纷投入巨资加以引进。在我国，ERP系统在出版业中的应用滞后于制造业，起步较晚，真正启用全程ERP系统的出版企业还不太多，但它的推广应用势在必行。

1.1 建设ERP系统是出版企业转型的需要

改革开放以后，我国出版单位开始推行以“事业单位企业化管理”为主线的转换机制改革。到2010年底，全国所有经营性出版社仅用三年的时间完成了转企改制。此举打破了实行长达半个多世纪的传统僵化的事业体制，实行由国家事业单位一步到企业的跨越。目前，转企后的出版企业正在深化改制，着力提升市场化经营水平，努力实现向现代出版企业转型的目标。在这种情况下，出版企业在谋划、构建发展模式时，必然要选择适合自身发展要求的科学、严谨、高效、完整的管理体系，以此帮助企业在最短的时间完成市场化转型。ERP系统的存在，正好适应出版企业的需要。

1.2 建设ERP系统是出版企业适应数字化时代发展的需要

近年来，数字出版发展迅猛。它改变了出版产业链，动摇了传统出版企业的内容优势地位；改变了出版经营业务流程，对图书“从摇篮到坟墓” 全部流程的各个环节都产生了重大影响，出现了“一次制作，多元发布” 全新的出版模式；在印刷上，直接制版技术和按需出版的出现；在发行上，全新的渠道——网上书店的风行；还有新型的数字出版新业态，如互联网出版、手机书、便携式电脑、电子书，特别是以kindle电子阅读器和ipad平板电脑为代表的新型移动终端的迅速漫延。这些都对传统出版构成了严重的威胁，对传统出版企业形成了严峻的挑战。ERP系统是数字时代的产物，它能为数字出版搭建一个基础平台，其强大、灵活、高效的软件助推出版企业实现技术创新和升级，成为出版企业在信息时代生存发展的基础。

1.3 建设ERP系统是出版企业提升经营管理水平的需要

ERP是一套软件系统，它包含着先进的管理思想，如系统化的管理思想、面向供应链管理等。建设ERP系统有助于出版企业引进现代企业管理思想和方法，改善企业的管理模式和员工的工作理念和工作方式，促进管理创新，实现由传统管理、经验式管理、粗放式管理向制度化、规范化、科学化管理转变。

ERP能针对出版企业的特点和现状，着力于业务流程的优化和集成，把出版企业的编辑、存货和生产、销售和市场、财务、财务报告、内容管理、知识管理、人力资源和公司网站等所有的子系统，进行无缝整合，为企业决策层及员工提供决策、运行手段的统一管理平台。这个统一的信息管理平台，能够帮助出版企业对企业内部所有资源进行整体规划和安排，并对计划进行动态的管理和控制，消解出版企业在经营管理中出现的难题，从而有效提升出版企业的经营管理水平，提高企业整体绩效。

2 ERP在图书成本控制中的应用

成本是出版企业生产效率的综合体现。在市场经济条件下，图书成本是一个足以影响企业市场命运的关键因素。因为如果成本控制不好，势必压缩图书定价空间和市场潜力，随之带来的是企业现金流动和资金周转的困难，进而直接影响企业的利润获取能力和市场的竞争力。

因此，有效的成本控制己经成为出版企业参与市场竞争的核心利器，在企业发展战略中处于极为重要的地位[1]。国内外出版企业ERP先行者的实践证明，ERP己经成为图书成本控制的主要手段，其降低成本的作用是传统方法无法比拟的。

2.1 建立财务与业务一体化集成系统，实现数据资源共享

近几年数字化浪潮汹涌，出版企业引进计算机软件，在图书出版流程的一些环节建立了大大小小的计算机系统，无论财务、出版或发行等管理系统，都是针对原始数据进行基础管理，着重解决数据的统计、汇总和日常单表的编制，提高了使用部门的工作效率和数据的可用性。但由于缺乏统一运筹，这些信息系统异源、异构，技术差别很大，系统之间存在信息区隔，无法沟通。导致这些相互独立的信息系统犹如一个个信息“孤岛”， 数据缺乏可比性、一致性，不能实现共享。从财务的角度上讲，财务管理本是企业管控的核心，但由于缺乏与各部门相互沟通、高效的信息平台，财务部门与编辑、出版和发行信息资源不能共享，财务系统对软件的应用仅限于基本会计核算，缺乏能够加强财务管理职能的预算、控制、分析、资金管理等系统设置，使得财务管理和成本控制职能受到很大局限。

出版ERP建立企业统一的信息管理平台，实现业务模块和财务模块的一体化集成，使财务管理真正成为企业管控的核心。同时，出版ERP统一的信息管理平台，要求各子系统的信息符合标准、规范，口径保持一致，为数据共享及数据同步提供了可能[2]。从而为图书成本控制提供了强大的技术支撑和先进的管理工具。

2.2 加强成本核算，实现图书生产经营全部费用的实时控制

一种图书问世要经过几十道紧密衔接、互相联系的工序，在出版企业的图书生产经营活动中，每一道工序都存在成本问题。从成本核算的目的出发，出版企业经营活动的业务流程可划分为编辑、出版、印刷和发行四个阶段。具体点讲主要包括策划过程、编辑过程、采购过程、印刷（复制）过程和服务提供过程、发行过程、物流过程、售后服务过程、图书废弃处理过程、管理过程、后勤保障过程等。出版企业会计核算的对象应该是包括上述四个阶段各个环节的全部生产经营活动和资金运作。而目前我国出版企业对成本费用的核算，由于历史的惯性，过多地局限于生产领域，对图书开发、销售和售后服务等过程发生的成本费用的核算有所忽视。这与当今图书买方市场和数字化为特征的变革引发的图书成本结构的变化，即生产性费用所占的比重下降，图书策划和流通性成本比重大幅上升，形成很大的反差。ERP通过数据共享，强化了财务部门与各业务部门之间信息沟通和协同，能轻松地把企业生产经营数据及时转化为财务信息，从而增强了财务部门对图书生产经营全部费用的核算和控制能力[3]。

另外，ERP可以破解出版企业财务核算中难以准确及时的难题。它不仅能使对外采购、委托外印制和版税稿酬等做到及时结账；而且能通过灵活定义成本类别、成本项目、成本分摊步骤和分摊方式，对相关会计科目进行核算。不仅能通过出版物成本系统进行预估成本计算；而且能够在获得真实的费用支出数据后，启动“成本调整” 功能，即可将库存成本和财务数据调为真实成本；还可以在需要时追溯资金的来龙去脉，追溯所发生的相关业务活动，改变资金信息滞后于物料信息的情况，从而提高成本核算的准确性和及时性。

2.3 加强图书成本预测，实现全过程成本控制

图书成本控制是指图书出版企业内部及其关联方发生的图书全部成本的控制。从图书生产流程看，它是贯穿于全部业务流程的全过程。在实施全过程成本控制中，事先计划、事中控制、事后考核，一个环节也不能少。要做到如此全方位、全过程的成本控制实属难度很大，成为出版企业发展的一大症结。出版ERP是一种可以实现跨地区、跨部门，甚至跨公司整合实时信息的企业管理信息系统，构建了包括图书生产计划、原材料需求计划、采购计划、营销计划、利润计划、财务预算计划和人力资源计划等在内的计划体系，而且把上述计划功能与成本控制的功能完全集成于统一的管理系统中，实现了图书生产经营考核与图书成本预算编制的有机融合，可以对图书成本全程跟踪、评估、分析和智能化决策。有效地克服了出版企业难以做到“事前、事中控制”， 无法进行成本跟踪，及时进行差异分析，适时采取调整措施的弊端，从而实现全过程成本控制。

2.4 推进出版企业管理方法创新，有效控制成本

2.4.1 推进全面预算管理

全面预算管理是一种现代企业的管理模式。考察国际超级出版公司如美国培生集团、麦格劳·希尔教育出版公司等的成功之路，我们可以发现其成功的重要因素之一，是以全面预算为核心的内部管理控制体系的成功运行，并做到预算前后衔接，互相融合。现在全面预算管理在发达国家已经成为企业管理控制的核心方法。

在我国实行计划经济体制的年代，基于市场经济条件下的全面预算管理不可能出现。直到2000年，《国有大中型企业建立现代企业制度和加强企业管理的基本规范》提出了推广这种管理模式，要求国有大中型企业要在企业内部推行全面预算管理。此后，全面预算管理逐渐成为许多特大型、大型企业高层决策与管理的核心内容。

2007年国资委颁布《中央企业财务预算管理暂行办法》，这一办法的出台，标志着财务预算制度化的开始，使全面预算管理在标准化、规范化上迈出了新的步伐。然而在实际操作中，许多出版企业对于预算管理认识尚不够全面，对于预算执行的跟踪调查、预算调整、预算激励作用以及在全过程权限的划分和制衡未给予应有的重视，全面预算管理仍处在初级阶段，即停留在编制年度生产计划和财务预算的水平上，影响了预算的执行和效果。

全面预算内容涉及业务、资金、财务、信息、人力资源、管理等众多方面，要求预算管理全面地涵盖资金管理、成本费用管理、采购管理、销售管理、利润分配管理及资产管理等各个业务环节。ERP集成了企业全部信息，能够整合企业各方面的数据和业务流程，从预算编制到经营活动，从会计核算到考核控制，都有机融合在统一的信息系统中，实现出版企业全过程的控制和管理，充分体现了全面预算的基本内涵，满足全面预算管理的要求。特别应该指出，出版ERP能够在差异分析的基础上进行绩效评估，对预算和实际完成的比较分析非常重要，这正是目前大部分国内出版企业的短板。实践证明，充分利用ERP丰富的数据资源进行差异分析，能够从历史变化、客观环境和主观因素等多方面分析找出预算和实际差别的原因，及时反馈给预算执行主体，以便及时采取措施，保证预算目标的顺利实施，实现全面成本管理和控制。预算信息不仅是执行过程中进行管理监控的基准和参照，也是各级各部门绩效考核的基础和依据。总之，全面预算管理是将企业的决策目标及资源配置以预算的方式加以量化，并使之得以实现的企业内部管理活动，它的意义和作用十分重大。出版企业要进行有效的成本控制管理有赖于建立和实施ERP系统。

2.4.2 破解单本书核算难题

实现单本书核算一直是出版企业成本控制的核心和难点。从技术层面上讲，难就难在出版企业的编辑、出版、发行等各业务系统一般还没有形成完整的信息对接。出版ERP是当前出版企业财务管理信息化的重要手段。企业根据财务管理工作的实际，引进ERP构建统一的财务与业务信息一体化系统， 并赋予图书单本书核算功能、预算管理功能、仑储和发货功能、回款结算功能等，就可以实现从选题策划到发行回款整个过程的财务数据的真实、连贯和准确，及时反映出图书在各出版环节中财务状况的变化情况，有效监控预算执行情况，实现单品种图书的动态分析，显著提升财务管理的精细化水平。达到提高工作效率，降低成本，提高经济效益的目的。

目前，我国出版企业的预算与控制管理积累了许多好的经验和做法，但总的来看还是过于粗放和简化，单本书核算也是如此。引进ERP系统可以使单本书核算精细化，把成本控制做细做好。根据笔者到美国研修的见闻，并看过他们的图书出版损益表可以发现“美国出版社对于出版成本的核算方式、单本图书成本费用核算，是非常细化的，预测因素也在相当程度上通过数据分析来保证其准确性。”在美国，每本图书在出版前都有出版损益表，表中预算项目每一项都分得很细，包括退货量都考虑在内[4]。在我国退货一般在预算时是不作考虑的，待书退回来后才算进去。我国的图书早已是买方市场，退书率又这么高，应值得我们在做预算时借鉴。

另外，借助ERP进行单本书核算还能为出版企业经营管理提供有价值的数据信息。通过对这些数据和信息的分析，有利于控制成本支出，优化成本结构；有利于确定适合本企业特点的出书方向，将资源更好配置在增长领域，为投资决策提供科学依据；并通过目标成本与实际完成的差异分析，为部门和个人的绩效评估提供依据，以激励全员参与成本控制，提升企业整体绩效，达到企业可持续发展。

[1]王玮，韩果．现代出版企业的成本分析与全员成本控制[J]．科技与出版，2008，（4）：26．

[2]李彬．出版社实施ERP任重道远[J]. 科技与创业月刊，2010，（3）：86．

[3]张彬，丁坤善．新形势下出版社加强财务管理的实践与思考[J]．科技与出版，2012，（12）：27．

[4]冯友仁，余艳．美国出版社的财务核算[J]．出版经济，2005，（1）：68-69．

（责任编辑：龙 蓉）

On ERP System and Its Application in Book Cost Control

MIAO Li
（Jiangsu Phoenix children's Publishing House，Nanjing 210009）

With the deepening of marketization and digitization, the construction and implementation of ERP system has become the basis for survival and development of modern publishing companies. This paper illustrates the necessity of construction of ERP system and explores its application in book cost control from many dimensions, with hope of more publishing companies getting profit from it, better controlling its book cost and achieving the goal of improving the overall performance and sustainable development.

Publishing companies; Book cost; Cost control; ERP application

G231-F

A

10.3969/j.issn1003-8256.2015.02.013

缪莉（1975-），女，山东济南人，江苏凤凰少年儿童出版社，研究方向：数字化出版。