论档案与电子文件登记备份的战略意义与实施策略

文／台州市沿海高速公路建设管理中心　黄应巧

论档案与电子文件登记备份的战略意义与实施策略

文／台州市沿海高速公路建设管理中心黄应巧

档案与电子文件登记备份工作是一个较为复杂、系统的工程，随着社会信息化技术的不断革新发展，对档案管理工作也带来了全新的发展格局，档案与电子文件登记备份电子化、信息化的程度在不断的完善和普及。目前，档案与电子文件登记备份在档案行政管理部门已经起到了一定的战略意义，对档案管理工作的可持续发展产生了重大的影响和积极的促进作用。本文主要是通过档案与电子文件登记备份工作的战略意义进行诠释，同时深入分析档案与电子文件登记备份工作的实施策略。

档案；电子文件登记备份；战略意义；实施策略

一、引言

档案与电子文件登记备份随着我国档案局“三个体系”的建设正在不断的完善和发展，虽然档案与电子文件登记备份工作是信息时代发展的必然，但是由于电子文件容易创建、修改、复制、删除等操作特性，使得电子文件的法律凭证地位和证据价值时常受到质疑，同时电子文件证据地位的不确定性也是影响了电子文件管理关键的重要意义。对此，加强档案与电子文件登记备份的管理措施，从政策、资金到人员配置和技术指导上都要进行深入的改革，从而实施出对档案管理工作具有一定战略意义的措施。

二、档案与电子文件登记备份的战略意义

所谓的档案与电子文件登记备份工作，就是指所属级别在县级以上的档案行政管理部门，对有价值、重要的档案与电子文件进行登记存储，这种档案与电子文件主要包括纸质档案、电子公文以及一些影像资料和电子业务数据等等，然后同级国家综合档案馆将档案与电子文件进行备份，以便日后查处、调查、咨询等用。档案与电子文件登记备份工作是一个系统化的工作，在落实国家档案局管理上起到了很大的战略意义。

（一）档案与电子文件登记备份工作是档案局管理的重要方法之一。随着我国经济的不断发展，档案管理的安全体系也在不断的完善，档案与电子文件登记备份工作是档案安全体系建设的重要组成部分，通过开展档案与电子文件登记备份工作，可以及时了解档案工作的开展情况，还能将电子文件进行很好的分类归总，实现定期做好归档移交，更好的消除电子文件的安全风险性。

（二）档案与电子文件登记备份工作是与信息中心和业务部门的沟通桥梁。本着“以人为本”的发展战略，档案管理部门实施档案与电子文件登记备份工作，可以将电子公文、电子业务数据有序的归纳入档，形成档案管理的资源体系，特别是对于覆盖到人民群众的相关业务数据，可以进行统一的管理，从而加强了与信息中心和业务部门的沟通，打破了传统的互不衔接的状态。

（三）档案与电子文件登记备份工作提供了档案管理的服务功能。档案管理的具有多种功能，如信息存储功能、信息查询功能、信息管理功能等等，其中档案管理的最重要的功能就是服务功能，开展档案与电子文件登记备份工作可以将档案管理覆盖面加大、拓宽，同时也是政府加强惠民政策实施的基础性的重要保障工作，这种服务功能的提升，更加便于人们群众利用好档案功能，更加有利于增强档案馆公共服务和为民生服务的能力。

（四）档案与电子文件登记备份工作推进了数字化档案管理的发展。随着信息技术的不断完善发展，档案管理的方式方法也得到进一步改革和发展，摒弃了传统的纸质档案管理的弊端，形成了有效的数字化的档案管理体系。其中档案与电子文件登记备份工作有效的通过网上登记的形式进行备份存储，更加促进数字化档案管理工作的开展。

二、档案与电子文件登记备份的实施战略

（一）档案管理领导应该引起高度的重视。档案与电子文件登记备份工作的开展，需要档案管理的相关领导及部门的支持和配合，主要是因为档案与电子文件登记备份工作是一个系统化的工作，不仅工作内容复杂，而且所属管理的部门也是非常的多。作为建设档案安全体系的重要手段，档案与电子文件登记备份工作需纳入领导议事日程，更是当地政府责任制考核的重要内容，制度完善的工作机制，在领导的协调管理中，加强对档案与电子文件登记备份工作必需的人、财、物等条件保障，这对服务民生、维护社会稳定、加强社会管理、维护党的威望和政府公信力等方面起到了重要的作用。

（二）办理具有当地特色的档案与电子文件登记备份工作。档案与电子文件登记备份工作受到地区性和地方单位差异性的区别，会采取不同的方式进行开展，主要根据要实事求是，因地制宜地开展登记备份工作，同时还要在已有的数字档案馆、数字档案室建设的基础上，进一步丰富内容、增加功能、扩展容量、提升水平，办理具有当地特色的档案与电子文件登记备份工作，从而更好的服务人们群众的需求，更好的做好地方政府档案管理的保障工作。

（三）有条不紊的开展档案与电子文件登记备份工作。档案与电子文件登记备份工作内容较多，涉及的范围较广，为了更好的促进档案管理工作的顺利开展，档案管理部门要依据国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确保反映党和国家重要工作、反映各单位基本职能和涉及公民、关系广大人民群众切身利益的文件材料列入归档范围，列入登记备份报送范围，同时还要把登记备份工作与数字档案馆、室建设有机结合起来，进行优先次序，先易后难，先重点后一般，要选择试点，以点带面，分期分批开展登记备份工作。

三、结语

档案与电子文件登记备份工作是贯彻落实国家档案局”三个体系“建设、实施“三大战略”的创新举措，也是一项长期而复杂的系统工程。对此，档案管理部门相关领导应该引起高度的重视，加强对档案与电子文件登记备份工作的开展，从政策制定、资金保障及人员配置和技术支持都要给予一定的辅助，从而摆脱电子文件管理的困境，真正实现档案数字化体系的不断完善和发展。